Вимоги до оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів

 Вимоги до оформлення документів,

що виготовляються за допомогою друкувальних засобів

1.   Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Тіmes New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пу- нктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8–12 друкарських пунктів для друкування реквізиту “Прізвище виконавця і номер його телефону”, виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту службового документа або його реквізитів тощо.

2.   Текст службових документів на папері формату А4 (210x297 мм) рекомендовано друкувати через 1–1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148x210 мм) – через 1 міжрядковий інтервал.

Реквізити службового документа, які складаються з кількох ряд- ків, і складові частини реквізитів “Адресат”, “Гриф затвердження”, “Гриф погодження” друкуються через 1 міжрядковий інтервал.

Реквізити службового документа відокремлюються один від од- ного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

3.   Назва виду службового документа друкується великими літе- рами з використанням напівжирного шрифту.

4.   Розшифрування підпису в реквізиті “Підпис” друкується на рі- вні останнього рядка назви посади.

5.   Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) – 73 міліметри (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), то йо- го дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

6.   Під час оформлення службових документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля службового документа:

·        12,5 мм – для абзаців у тексті;

·        92 мм – для реквізиту “Адресат”;

·        104 мм – для реквізитів “Гриф затвердження” та “Гриф інфор- мації з обмеженим доступом”;

·        125 мм – для розшифрування підпису в реквізиті “Підпис”.

7.   Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів “Дата документа”, “Заголовок до тексту документа”, “Текст” (без абзаців), “Відмітка про наявність додатків”, “Прізвище виконавця і номер його телефону”, “Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи”, найменування посади у реквізитах “Підпис” та “Гриф пого- дження”, засвідчувального напису “Згідно з оригіналом”, а також слів “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “ВИРІШИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”, “НАКАЗУЮ”, “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”.

8.   За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф – від межі лівого поля; другий – через 104 міліметри від межі лівого поля.

9.   У розпорядчих документах прізвища та ініціали осіб, зазначені у них, слід набирати таким чином: спочатку прізвище, а потім ініціа- ли з нерозривними пробілами (“Вставка” – “Символ” – “Спеціальні символи” – “Нерозривний пробіл”) між ними, наприклад, Іванов І. І., Петров П. М., Сидоров С. Н.

10.   Якщо в тексті службового документа міститься посилання на додатки або на службовий документ, що став підставою для його ви- дання, то слова “Додаток” і “Підстава” друкуються від межі лівого поля, а текст до них – через 1 міжрядковий інтервал.

11.   Під час оформлення службових документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова “сторінка” та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

12.   Тексти службових документів друкуються на лицьовому боці стандартного аркуша формату А4 (210x297 мм).