Вимоги до змісту й оформлення первинної облікової документації

  Вимоги до змісту й оформлення первинної облікової документації

Повнота і достовірність показників обліку та звітності, в першу чергу, залежать від змісту й оформлення первинних документів. Первинний документ повинен містити перелік необхідних показників,  що характеризують ту або іншу сторону господарської операції. Показники, що містяться в документі, називаються його реквізитами (від латинського reguisitum – потрібний, необхідний). Кожен документ містить обов'язкові реквізити, без яких він рахується недійсним, тобто не має юридичної сили. Відповідно до п. 2.4 Положення № 88, первинний документ має юридичну силу і доказовість тільки при наявності таких обов'язкових реквізитів:

—    найменування документа (наприклад, накладна) і код типової форми;

—    місце складання (назва підприємства, від імені якого складено документ, його юридична адреса, коди);

—    дата складання;

—    сторони, що беруть участь у господарській операції (наприклад, у накладній - хто здав товар, і хто його прийняв);

—    зміст господарської операції (наприклад, у накладній зазначено, який товар видано, хто видав товар і кому);

—    облікові вимірювачі (натуральні та вартісні);

—    підпис осіб, відповідальних за проведення господарської операції і правильність її оформлення.

Найчастіше  в економічній літературі в  складі обов'язкових  виділяють

«дату і номер» документа. Проте з погляду Положення № 88, ці реквізити мають різну значимість. Якщо дата документа відноситься до обов'язкових реквізитів, то номер – до додаткових, тобто останнього може і не бути. Крім номера  до  додаткових  реквізитів,  відповідно  до  п.2.4  Положення  №    88,

відносяться: ідентифікаційний код підприємства; підстава для здійснення операції; дані про документ, що засвідчує особу одержувача; інші.

Положення  №   88   не   розкриває  значення   слова  «інші»,  тому   в практичній діяльності треба виходити з вимог інших нормативних актів, що регламентують створення тих або інших конкретних первинних документів, типових форм первинних документів і доцільності використання додаткових реквізитів. Так, номер документа є обов'язковим реквізитом, для касового ордеру, оскільки цього потребує Положення про ведення касових операцій у національній валюті України, затверджене постановою Правління НБУ № 637 від 15.12.2004 р. (із змінами і доповненнями). У той же час номер може бути відсутнім на акті виконаних робіт, що підтверджує виконання договору. У першому випадку відсутність нумерації веде до невизнання касового ордери первинним документом, що має юридичну чинність, у другому випадку   акт   виконаних  робіт  залишається          і   без  номера  повноправним документом. Крім загальних, існують також спеціальні реквізити, що є обов'язковими для окремих форм документів. Наприклад, у акті приймання- передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів обов'язковими є дані про розмір зносу об'єкта на дату приймання (передачі), норма амортизації,

технічні характеристики об'єкта, висновок комісії і підписи її членів, і т.д.

При використанні обчислювальної техніки реквізити документів можуть бути зафіксовані у виді відповідних кодів. Документи, складені за допомогою засобів обчислювальної техніки, використовуються в бухгалтерському обліку за умови наявності обов'язкових реквізитів, передбачених відповідними стандартами. При заповненні документів варто мати на увазі, що відповідно до п. 2.11 Положення №88 у всіх вільних, незаповнених рядках первинних документів обов'язково повинні бути проставлені прочерки.

Відповідно до Положення №88 первинні документи повинні  складатися в момент здійснення господарської операції або, якщо це неможливо, відразу після її завершення.