Загальне поняття про документи і первинне спостереження

  Загальне поняття про документи і первинне спостереження

У процесі господарської діяльності підприємства відбуваються постійні зміни в складі його активів, капіталу і зобов'язань. Реєстрація таких змін здійснюється робітниками підприємства в результаті первинного спостереження шляхом складання необхідних документів.

Документ являє собою письмовий доказ здійснення господарської операції   або   письмове   розпорядження   на   право   її   здійснення.    Слово

«документ» створене від латинського dokumentum, що означає свідчення, доказ,  розпорядження  або  дозвіл  адміністрації  (власника)  на     здійснення

господарської операції. Первинний бухгалтерський документ містить інформацію про господарську операцію і складається в процесі її здійснення або відразу після її завершення. Засіб суцільного і  безупинного  відображення господарських операцій за допомогою бухгалтерських документів називається документацією. Як найважливіший елемент методу бухгалтерського обліку документація служить для первинного  спостереження за господарськими операціями і є обов'язковою умовою відображення їх в обліку.

Історично в бухгалтерському обліку під документом розуміється бланк визначеної форми, у якому відображено факт господарської операції. З застосуванням в обліку електронно-обчислювальної техніки для збору й опрацювання інформації поряд із паперовими документами широко використовуються машинні носії облікової інформації. Зміна носіїв  первинної інформації, проте, не знизило роль документації як елемента методу бухгалтерського обліку. Від результатів первинного спостереження, своєчасності та якості документації в значної мірі залежить достовірність бухгалтерського обліку і фінансової звітності. Порядок документального оформлення господарських операцій регламентовано Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку,  затвердженим наказом Міністерства фінансів України № 88 від 24.05.95 р.

Документація грає важливу роль в управлінні підприємством:

-          містить розпорядження на здійснення господарських операцій для робітників, що виконують ці операції, а також служить обґрунтуванням здійснених ними операцій;

-          забезпечує контроль наявності та руху господарських засобів, а також законності та доцільності господарських операцій;

-          є юридичним доказом здійснення господарських операцій, а тому використовуються для ревізії, контролю, аналізу господарської діяльності розробки проектів управлінських рішень, а також при розгляді судовими органами господарських позовів.