Участники совещания

Как было сказано выше при проведении совещаний можно выделить следующие роли и обозначить их функции:

Роли	Функции
Руководитель/ Председатель	Проведение совещания, вынесение вопросов на обсуждение, подведение итогов обсуждения, формулирование путей реализации решения.
Докладчик	Подготовка доклада по определенному вопросу, освещение данного вопроса на совещании.
Секретарь	Подготовка и организация проведения совещания, обеспечение участников совещания необходимым оборудованием, материалами, документирование хода заседания.
Участники	Участие в обсуждении проблем, выработка альтернативных решений, принятие решения по данным вопросам.
Эксперт	Оценка высказанных в ходе совещания идей и выражение экспертного мнения.

Роль председателя совещания была рассмотрена в предыдущей лекции. Рассмотрим более подробно функции остальных участников совещания.

Секретарь совещания

Роль секретаря обычно проще, чем роль председателя, но, тем не менее, секретарь является также обязательным компонентом любого совещания. На многих совещаниях основной обязанностью секретаря является запись содержания выступлений и главное, что от него требуется, - это умение выделять наиболее существенное в дискуссии и навыки быстрой фиксации событий. Иногда секретарь играет важную роль в планировании совещания и несет ответственность за практическую сторону подготовки и проведения совещания - аренду помещения, рассылку материалов и повестки дня, контроль другими участниками подготовки, организацию выборов и формальных голосований. Часто секретарю поручается составление и распространение протокола совещания, хотя некоторые комитеты имеют штатных секретарей по протоколу, которые выполняют только эту работу. Если нет официально назначенного секретаря, председатель должен обеспечить, чтобы его функции выполнял кто-либо другой.

Секретарь играет крайне важную роль в реализации результатов совещания, так как от правильности передачи информации в заключительных документах зависит и полнота осуществления замыслов организаторов совещания.

Секретарь с председателем выступают на совещании в роли хозяев: приветствуют участников, вводят в курс новичков, представляют их остальным участникам совещания. Секретарю может поручаться заказ прохладительных напитков и контроль своевременной их доставкой, а также забота об удобствах участников. Секретарь обязан до начала совещания посетить помещение, чтобы убедиться в комфортности условий (освещение, температура, внешние шумы), а также наличии и исправности демонстрационных средств. Он должен принести с собой копии материалов совещания на случай, если кто-либо из участников их забудет - такие обязательно находятся!

Во время совещания главной обязанностью секретаря является фиксация происходящего. На основании его записей в дальнейшем составляется протокол совещания. Некоторые секретари ведут записи в форме протокола в процессе совещания, другие предпочитают делать подробные записи, переделывая их потом в протокол. Главное, что должно быть точно зафиксировано, - это факты, цифры и все решения, которые были приняты. Если председатель не может сформулировать окончательное решение, секретарь должен попросить разъяснений, которые можно было бы аккуратно записать.

Другой обязанностью секретаря может быть напоминание председателю о ранее принятых решениях, зафиксированных в прошлых протоколах. Секретарь должен знать все процедурные правила и фамилии всех участников собрания. В любой момент председатель может попросить у секретаря разъяснений по процедурам.

Подготовка документов для совещания

Повестка - Agenda (англ.) в переводе с латинского означает – определение дел, которые должны быть сделаны. Форма повестки совещания может быть различной. Важно, чтобы она давала ясное представление о цели собрания. Повестка дня должна быть связана с протоколом предыдущего совещания и содержать информацию, указанную в приведенной ниже таблице.

Хорошо, если указывается согласованное с председателем время обсуждения каждого пункта повестки дня. Это позволяет:

просить участников придерживаться указанного времени,
приглашать некоторых участников присутствовать только при обсуждении интересующих их вопросов.

Вспомогательные документы

Очень часто желательно иметь вспомогательные документы, освещающие вопросы повестки дня и создающие основу для обсуждения на совещании. В некоторых случаях участникам рассылаются проекты решений. Обе эти меры позволяют экономить время. Все вспомогательные документы, за исключением, может быть, очень коротких, должны быть разосланы участникам заблаговременно. Документы, разослать которые не было времени, с согласия председателя могут быть разложены по столам участников непосредственно перед обсуждением. Такая практика представляется нормой некоторым менеджерам, привыкшим подавать предложения по повестке дня после указанного срока. Однако это негодная практика, и она должна решительно пресекаться председателем. Ничто не вызывает большего раздражения, как обнаружение на столе заседания важного и объемного документа, для ознакомления с которым, даже беглого, у Вас нет времени. Следовательно, еще одной обязанностью секретаря является получение всех вспомогательных документов до окончания срока подачи предложений по повестке дня.

Во время совещания каждый ответственный за подготовку соответствующего документа должен дать краткое введение и пояснения по отдельным вопросам, если это необходимо.

Протокол

Умение толково и точно составить протокол - ценное качество для любого менеджера. На некоторых совещаниях, на которых Вам придется присутствовать, может не быть официального секретаря и Вам потребуется вести записи самому. В любом случае хорошей практикой считается рассылка протокола в течение недели после совещания. Запоздалая рассылка может повредить Вашему профессиональному имиджу и оказаться бессмысленной.

Бывалые менеджеры заготавливают протокол заранее, планируя результаты обсуждения, и, если необходимо, оформляют протокол сразу на совещании и подписывают его у участников непосредственно после завершения заседания.

Как и в повестке дня, в протоколе должны быть ясно указаны название совещания, дата, время и место, имена присутствующих и тех, кто не смог присутствовать. Предварительный раздел должен включать в себя пункт одобрения протокола предшествующего совещания, а также упоминание возникших в связи этим вопросов. Что касается содержания остальной части протокола, то в ней должны содержаться только важная информация и принятые решения.

Для каждого пункта основного раздела повестки дня должно быть указано следующее:

порядковый номер;
название или краткое описание;
о чем говорилось и какие согласованные решения приняты;
намеченные мероприятия и имена ответственных исполнителей;
сроки выполнения решения.

Иногда в протоколах принятое решение и имя ответственного исполнителя в конце пункта указываются повторно и подчеркиваются, как это показано ниже:

График производства:

Виктория Ковалева представила документ, знакомящий с трудностями, испытываемыми отделом коммерции из-за нарушений графика производства. Принято решение о том, что она должна нанять консультанта для решения возникших проблем.

Исполнитель: Виктория Ковалева.

Альтернативный подход заключается в выпуске отдельного документа под заголовком «Согласованные меры». Этот документ рассылается вместе с протоколом и включает в себя только список согласованных мер и имен ответственных исполнителей.

Дополнительный раздел протокола включает в себя вопросы, не вошедшие в повестку дня, но обсуждавшийся на совещании с разрешения председателя. Сюда также включаются пункты повестки дня из раздела «Разное». На Ваш выбор стиля протокола повлияют традиции Вашей организации, но главным для Вас должно быть удовлетворение потребностей участников совещания. Тем, кто присутствовал, достаточно кратких записей, тогда как тем, кто отсутствовал, могут потребоваться более подробные разъяснения, и Вам при написании протокола необходимо это учитывать.

Помните также следующее, если повестка дня содержала много пояснений, протокол может быть кратким. «Скудная» повестка дня потребует более подробного протокола, если мы желаем проинформировать участников, отсутствовавших на данном совещании. Приняв решение о написании подробного протокола, Вы должны помнить о том, что сложные и «горячие» дискуссии очень трудно резюмировать. В любом случае, главное, к чему Вы должны стремиться, - это точность и ясность.Обычно принято писать протокол в прошедшем времени, например: «Было согласовано, что ...» или «Дмитрию Шахову было поручено разработать оперативный план для увеличения инвестиций...».

Основываясь на собственном опыте, мы сможем рекомендовать Вам оформлять протокол по возможности сразу после совещания. Чем больше проходит времени, тем меньше Вы помните и тем труднее составлять протокол. Искажение Вами фактов или пропуск какого-либо решения могут вызвать недовольство участников совещания. Если Вы чувствуете, что Вам необходимо совершенствовать навык составления протоколов, выполните следующее упражнение.

Как стать полноценным участником совещания

Представьте или вспомните момент, когда Вас попросили участвовать в каком-либо заседании, и Вы были настроены делать полезный вклад - но как?

Начните со следующих вопросов, адресованных самому себе:

Ожидают ли от меня выполнения роли предшественника, который проявил себя в качестве инициатора или, например, миротворца?
Как можно точно установить, какой была роль предшественника?
Хотелось бы мне выполнять эту роль, и, если да, как это сделать эффективнее?
Был ли я приглашен для участия благодаря моей компетентности в конкретной области? Если это так, то я должен выполнять роль специалиста, проявляя знание дела и уверенность в определенных областях, поэтому в этих областях я должен быть подготовлен в наибольшей степени. Что делать, если это не так?
Ожидают ли от меня выполнения представительской роли, рассчитывая, что я всегда буду говорить от имени отдела/предприятия, представлять чьи-то личные интересы или интересы группы? Если это так, то смогу ли я всегда знать мнение людей, которых я представляю?
Как я смогу информировать их о настроениях и действиях участников совещания?

На эти вопросы особенно трудно ответить в тех случаях, когда представляемая группа велика. Надо ясно отдавать себе отчет, исполнения какой роли от Вас ожидают. Способны или хотите ли Вы ее исполнять?

Новому человеку могут предложить соответствующую роль в силу необходимости или мимолетных ожиданий, поэтому следует выражать решительное сопротивление, если предложенная роль Вам не по вкусу.

Совершенствуйте свои навыки участия в совещаниях, мысленно экспериментируя с различными ролями (эксперта, дружелюбного общественника, человека действия, координатора, консультанта и т.д.), пока не найдете наиболее подходящие Вам роли. Очень важна роль людей, обеспечивающих связь группы с основными подразделениями организации. Например, одной из ключевых фигур будет менеджер по маркетингу.

Способы, с помощью которых Вы могли бы стать ценным и активным участником совещания, зависят от стиля конкретного совещания.

Вы можете придать своему участию большую значимость, если:

будете тщательно готовиться к совещаниям, используя такие меры, как самоинструктирование, подготовка текста выступления, лоббирование;
завоюете репутацию активного участника, выступая часто и с самого начала;
продемонстрируете независимость суждений и нестандартность мыслей, что проще сделать, будучи новым участником совещания;
постараетесь, участвуя уже в первом совещании, внешним видом и манерами вызвать уважение окружающих;
будете прислушиваться к мнению других участников и проявите желание использовать их идеи в своих предложениях;
будете выполнять любое задание, вытекающее из решений совещания, старательно и энергично.

Доводом в пользу такого подхода является то обстоятельство, что каждый раз, активно участвуя в совещании, Вы демонстрируете свою способность мыслить и анализировать. Таким образом, совершенствуя свои навыки в качестве участника совещания, Вы автоматически одновременно развиваете свои способности в качестве менеджера (руководителя). Способность к эффективному участию в совещании поможет Вам потом не только в распространении идей и передаче профессиональных знаний, но и продемонстрирует Вашу готовность к высокой ответственности. Но если все же что-то не получится, и Вы не добьетесь желаемого впечатления, Вам останется утешение, что неудачи иногда более ценны, чем успех, если они заставляют задуматься о том, почему Вы потерпели неудачу.

Следует учитывать особенности употребления языка женщинами. На основе наблюдений различий в разговорной практике отмечается, что женщины:

предпочитают разговорный стиль, приглашающий участников к откровенному обмену мнениями и личными взглядами;
на совещаниях предпочитают тратить больше времени по сравнению с мужчинами на согласования и выражение похвалы, знаков доверия и признания;
склонны говорить быстрее и с большим напряжением, но с частыми остановками, для проверки степень участия слушателей.

Участник совещания может выступать в одной из следующих ролей:

Роль обеспечивающего решение задач: участие в решении задач, стоящих перед группой.
Роль создающего благоприятные условия: установление и поддержание климата, благоприятного для ведения дискуссий, направленных на достижение целей совещания. К этой же роли можно отнести поддержание хороших взаимоотношений между членами группы. Давление, испытываемое новичком со стороны группы, держит его на расстоянии.
Эгоистичные роли или поведение могут мешать эффективной работе совещания, так как здесь превалирует ориентация, иногда неосознанная, на удовлетворение личных интересов, а не интересов группы. Однако если совещание действительно стремится к полному согласию, то личные нужды присутствующих на нем также должны удовлетворяться.

Роли участников, направленные на решение задач и создание для этого условий, являются наиболее важными на совещании. Обычно они выполняются теми из присутствующих, кто чувствует, что к их мнению прислушиваются (хотя и не всегда оно, в конечном счете, принимается), а также теми, кто относится к числу наиболее ответственных и опытных членов группы. Эгоистичное поведение предполагает озабоченность личными, а не групповыми целями. Обычно такое поведение проявляется на совещаниях и собраниях, на которых пренебрегают мнением людей или ограничивают их возможности внести полезный вклад.

Рассмотрим несколько примеров типов поведения, характерных для данных ролей:

Роль	Тип поведения
Роли, обеспечивающие решение задач
Постановщик	Нацеливает на определение проблемы.
Ищущий информацию или суждения	Предлагает / приглашает к участию или к подаче предложений.
Представляющий информацию	Создаёт условие для подготовки предварительного отчёта.
Уточняющий	Разъясняет термины и смыслы.
Подводящий итоги	Конкретизирует меры, принятые совещанием.
Объединяющий	Обеспечивает достижение полного согласия.
Роли, обеспечивающие благоприятные условия
Привлекающий	Стимулирует к участию пассивных участников.
Следящий за порядком	Предлагает следовать установленным процедурам.
Стремящийся к гармонии	Стремится снять напряжение во взаимоотношениях участников.
Устраняющий проблемы	Оказывает достойное внимание мнению других.
Выразитель настроения группы	Наблюдает поведение группы и использует обратную связь.
«Законник»	Поддерживает / проверяет существующие стандарты и оценивает принятие решений.
Эгоистичные роли
«Агрессор»	Критиканское восприятие идей от отдельных лиц или всей группы.
«Альфа-самец»	Навязывает личное превосходство.
Блокирующий	Отрицает значимость взглядов других.
Плагиатор	Присваивает чужие идеи.
Отстаивающий особые интересы	Заискивает перед участниками.
Манипулятор	Стремится заручиться симпатией участников.
Отстраняющийся	Стремится «спрятаться за спины» других или тихо «отсидеться».
Нигилист	Озабоченность утверждением собственной точки зрения

Совещания, на которых преобладают личные интересы, заведомо не могут быть эффективными и часто приводят к антагонизму. Каждый участник совещания или собрания должен осознавать ответственность, выражать свое мнение в форме, гарантирую щей, с одной стороны, ясное понимание окружающими, с другой - отсутствие ущерба достижению общих положительных результатов.

Может оказаться, что легче выявить у себя эгоистические мотивы поведения, чем признаки выполнения более позитивной роли. Одна из причин состоит в том, что признаки плохого поведения, как правило, очевидны, в то время как поведение, соответствующее позитивной роли, характеризуется отсутствием явных признаков, особенно там, где конструктивное и благожелательное поведение считается нормой.

Общая и универсальная рекомендация: при высказывании своих замечаний людям старайтесь, насколько это возможно, проявлять позитивный подход. Больше уделяйте внимания их достижениям и способам преодоления трудностей, а не ограничивайтесь только критикой их ошибок.

Этика руководителя

В деловом общении «сверху – вниз», т. е. в отношении руководителя к подчиненному, «золотое правило» этики можно сформулировать следующим образом: «Относитесь к своему подчиненному так, как вы хотели бы, чтобы к вам относился руководитель». Искусство и успех делового общения во многом определяются теми этическими нормативами и принципами, которые использует руководитель по отношению к своим подчиненным. Этические нормы и принципы определяют, какое поведение в деловых отношениях этически приемлемо, без соблюдения норм этики делового общения между руководителем и подчиненным большинство людей чувствуют себя в коллективе дискомфортно, нравственно незащищенными. Эти нормы касаются основы распоряжений в процессе управления, служебной дисциплины, определяющей деловое общение, определяют нравственно- психологический климат. Именно на этом уровне формируются в первую очередь нравственные эталоны и образцы поведения руководителя:

Стремитесь превратить вашу организацию в сплоченную группу с высокими моральными нормами общения. Приобщите сотрудников к целям организации. Человек только тогда будет чувствовать себя нравственно и психологически комфортно, когда произойдет его идентификация с коллективом. Вместе с тем каждый стремится остаться индивидуальностью и хочет, чтобы его уважали таким, каков он есть.
При возникновении проблем и трудностей, связанных с недобросовестностью, руководителю важно выяснить ее причины. Если речь идет о невежестве, то не следует бесконечно попрекать подчиненного его слабостями, недостатками. Подумайте, что вы можете сделать, чтобы помочь ему преодолеть их. Опирайтесь при этом на сильные стороны его личности.
Если сотрудник не выполнил вашего распоряжения, необходимо дать ему понять, что вам известно об этом, иначе он может решить, что провел вас. Более того, если руководитель не сделал подчиненному соответствующего замечания, то руководитель не выполняет своих должностных обязанностей и поступает неэтично.
Замечание сотруднику должно соответствовать этическим нормам. Соберите всю информацию по данному случаю. Выберите правильную форму общения. Вначале попросите самого сотрудника объяснить причину невыполнения задания, возможно, он приведет не известные вам факты. Делайте ваши замечания один на один: необходимо уважать достоинство и чувства человека.
Критикуйте действия и поступки, а не личность человека.
Тогда, когда это уместно, используйте прием «бутерброда» – спрячьте критику между двумя комплиментами. Закончите разговор на дружеской ноте и вскоре найдите время поговорить с человеком, чтобы показать ему, что вы не держите зла.
Никогда не советуйте подчиненному, как поступать в личных делах. Если совет поможет, вас скорее всего не поблагодарят. Если не поможет – на вас ляжет вся ответственность.
Не обрастайте любимчиками. Относитесь к сотрудникам, как к равноправным членам и ко всем с одинаковыми мерками.
Никогда не давайте сотрудникам возможности заметить, что вы не владеете ситуацией, если вы хотите сохранить их уважение.
Соблюдайте принцип распределительной справедливости: чем больше заслуги, тем больше должно быть вознаграждение.
Поощряйте свой коллектив даже в том случае, если успех достигнут главным образом за счет руководителя.
Укрепляйте у подчиненного чувство собственного достоинства. Хорошо выполненная работа заслуживает не только материального, но и морального поощрения. Не ленитесь лишний раз похвалить сотрудника.
Привилегии, которые вы делаете себе, должны распространяться и на других членов коллектива.
Доверяйте сотрудникам и признавайте собственные ошибки в работе. Члены коллектива все равно узнают о них. Но утаивание ошибок – проявление слабости и непорядочности.
Защищайте своих подчиненных и будьте им преданны. Они ответят вам тем же.

Выбирайте правильную форму распоряжения, учитывая прежде всего два фактора:

ситуацию, наличие времени для нюансов;
личность подчиненного: кто перед вами – добросовестный и квалифицированный работник или человек, которого нужно подталкивать на каждом шагу. В зависимости от этого следует выбирать и этически наиболее приемлемые нормы поведения и формы распоряжения.

Формами распоряжения могут быть: приказ, просьба, вопрос и так называемый «доброволец».

Приказ чаще всего следует использовать в чрезвычайной ситуации, а также в отношении недобросовестных сотрудников.

Просьба используется в том случае, если ситуация рядовая, а отношение между руководителем и подчиненным основано на доверии и доброжелательности. Такая форма позволяет сотрудникам высказать свое мнение на проблему в том случае, если она по каким-либо причинам не может быть решена. А если соответствующим образом произнести фразу, у сотрудника не возникает никакого сомнения, что это приказ.

Форму обращения вопроса («Есть ли смысл заняться этим?») лучше применять в том случае, когда руководитель хочет вызвать обсуждение, но лучше выполнить работу или подтолкнуть сотрудника к тому, чтобы он взял инициативу на себя.

Форма «добровольца» («Кто хочет это сделать?») подходит для такой ситуации, когда работу не хочет делать никто, но тем не менее она должна быть сделана. В этом случае «доброволец» надеется, что его энтузиазм будет соответствующим образом оценен в дальнейшей работе. Организации отражают особенности своих руководителей.

Этические обязанности руководителей

Руководители должны быть образцом нравственного поведения. Они должны жить в соответствии с ценностями, способствующими процветанию возглавляемых ими организаций.
Лидеры ответственны за перспективы возглавляемой ими организации.
Лидеры должны постоянно информировать подчиненных о своих намерениях. Работники ожидают от руководства, что оно будет предоставлять им всю информацию, необходимую для эффективной работы.
Лидеры ответственны за формирование слаженно работающего коллектива, основанного на высоком уровне доверия. Члены коллектива должны знать, что они будут вознаграждены за сотрудничество с другими людьми на благо фирмы даже в том случае, если будет казаться, что их собственный вклад уменьшается. И уж конечно следует вознаграждать их за принятие решений, соответствующих стратегическим интересам организации.
Руководители отвечают за создание обстановки, поощряющей развитие личности и творчество.

Этические принципы хорошего подчиненного

Приведем ряд черт, присущих хорошим подчиненным.

Хорошие подчиненные:

в отношении с начальством создают атмосферу взаимного стремления к выполнению поставленной задачи;
достаточно уверены в себе, чтобы спорить с начальником и быть корректными оппонентами;
исполняют приказы начальника, не становясь при этом раболепными;
вносят свой опыт, умение и знания в работу коллектива, не стремясь занять место других его членов;
верны своему начальнику и целям, стоящим перед коллективом, в то же время сохраняя способность трезвой оценки и конструктивной критики;
уходят, когда становится очевидным, что они больше не могут поддерживать ценности и цели организации либо ее руководителя.