Формирование и оформление дел. Номенклатура дел

Особенности формирования дел предприятия

Формирование дел – неотъемлемая составляющая работы по текущему хранению документов предприятия, непосредственное исполнение которых завершено.

Формирование дел представляет собой процедуру группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и соблюдением определенных правил.

В зависимости от особенностей организации делопроизводства формирование дел может производиться либо децентрализовано – непосредственно в структурных подразделениях, либо централизованно – то есть в службе ДОУ предприятия.

Для формирования дела исполненные документы должны в 15 – дневный срок сдаваться их исполнителями в службу ДОУ.

Общие правила формирования дел:

• в дела помещаются только исполненные документы, оформленные надлежащим образом;
• распределение документов между делами производится в точном соответствии с номенклатурой дел;
• группировка документов в составе дела производится в пределах календарного года, за исключением:

- переходящих дел;

- судебных дел;

- личных дел;

- историй болезни.

4) группировка документов одного вида с постоянными и временными сроками хранения производится в разные дела.

5) в дело помещается только один экземпляр документа. Исходящие документы и документы подлежащие возврату помещаются в дела в копиях.

6) факсограммы, телеграммы помещаются в дела на общих основаниях;

7) не допускается помещать в дела:

- оригиналы документов, подлежащих возврату;

- лишние, черновые экземпляры документов;

- некоторые виды документов в составе личных дел вкладываются в дела, но не подшиваются (поскольку подлежат периодической замене на более новые и актуальные);

8) объем дела не должен превышать 250 листов, а его толщина, включая обложку 4 см. в необходимых случаях допускается разделение дела на несколько томов. В этом случае индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением пометок «т.1», «ч.2» и т.д.

Систематизация документов внутри дела может производиться либо в хронологической, либо в вопросно-логической последовательности.

Рекомендации по систематизации в составе дел наиболее распространенных видов документов содержатся в Типовой инструкции по делопроизводству. Так, организационно-распорядительные документы рекомендуется систематизировать в составе дела по видам и хронологии, располагая их вместе с приложениями: сначала – документ, а после него – соответствующее приложение.

Учредительные документы (уставы, положения), должностные инструкции и инструкции по видам деятельности, утвержденные организационно-распорядительными документами (приказами) и являющиеся приложениями к последним, следует располагать в составе дела вместе с соответствующими документами (непосредственно после них).

Приказы и распоряжения должны помещаться в отдельные дела. В свою очередь, приказы по основной деятельности должны располагаться в составе дел отдельно от приказов по кадрам. Приказы по кадрам целесообразно помещать в самостоятельные дела с учетом их функционального назначения: отдельно – приказы о приеме на работу, отдельно – приказы об увольнении.

Документы протокольных мероприятий – переговоров, заседаний, совещаний должны помещаться в дела в хронологическом порядке.

Поручения вышестоящих органов управления (власти), а также документы, отражающие ход и результаты их исполнения, следует помещать в дела сообразно тем направлениям деятельности предприятия, к которым относятся соответствующие поручения.

Утвержденные документы по планированию деятельности, в том числе программы, планы графики, следует помещать в дела отдельно от их проектов. Этой рекомендации следует придерживаться и в отношении документов по учету и отчетности о результатах деятельности – отчетов, сводок.

Систематизируются точно также в составе дел сметы, лимиты, списки, расчеты-обоснования. Лицевые счета работников целесообразно группировать в алфавитном порядке. Документы в составе личных дел работников располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. При этом отдельные виды документов в дела не подшиваются, а помещаются во вкладыш на внутренней стороне обложки – например справки, фотографии и др.

Систематизация в составе дел письменных обращений, поступивших в адрес предприятия от имени юридических и физических лиц, производится исходя из содержания обращения. В частности, просьбы, предложения, заявления и жалобы по вопросам деятельности предприятия все документы по их рассмотрению группируются отдельно от письменных обращений по личным вопросам.

Документы, образующие переписку предприятия, подлежат систематизации в пределах календарного года в хронологической последовательности, при этом документ – ответ (исходящий документ) помещается за документом-запросом (входящим документом).

Электронные документы и базы данных согласно Методическим указаниям ВНИИДАД РФ «Ведение делопроизводства в организации», формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел отдельно от документов на бумажных носителях. Электронные базы данных формируются в отдельные дела, при этом наименование дела соответствует наименованию базы данных.

Оформление дел

Оформление дел – процедура подготовки дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел происходит в два этапа. Первичное оформление дел производится при их заведении, а окончательное полное оформление – по завершении календарного года (переходящих дел – при их закрытии).

Первичное оформление дел предусматривает заполнение реквизитов обложки, а также помещение в обложку бланка листа-заверителя дела. На корешок обложки наносится наклейка с указанием номера дела.

Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и личные дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются частично, при этом допускается листы документов хранить в составе дела в скоросшивателях без нумерации. Окончательное оформление дела включает последовательное выполнение комплекса работ:

• заполнение ранее незаполненных реквизитов обложки дела;
• нумерацию листов дела;
• составление листа-заверителя дела;
• брошюровку дела (подшивку или переплет);
• проверку правильности оформления дела.

Выполнение перечисленных видов работ по окончательному оформлению дел производится  с соблюдением следующих особенностей:

• Заполнение реквизитов обложки дела производится по установленной форме. При первичном оформлении сначала указываются наименование предприятия и структурного подразделения. Наименование предприятия указывается полностью, в именительном падеже, в соответствии с его официальным полным наименованием. Сокращенное наименование указывается в скобках после полного наименования.
• Простановка индекса дела предусматривает нанесения цифрового обозначения дела в соответствии с номенклатурой дел.
• Заголовок дела указывается также в соответствии с номенклатурой дел. Заполняемая при первичном оформлении дата дела – это дата заведения дела, при этом число и год в составе даты обозначаются арабскими цифрами, а название месяца – словом.
• При окончательном оформлении дела указываются дата окончания (закрытия) дела, срок хранения дела, архивный шифр дела, количество листов в деле.
• Сведения о количестве листов в деле указываются на основании результатов работы по их нумерации. Нумерация выполняется простым карандашом путем простановки цифр в правом верхнем углу каждого листа. Не нумеруются лист-заверитель и внутренняя опись дела.
• Оформление заверительной надписи. Заверительная надпись располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе дела. В ней – цифрами и прописью указываются сведения о количестве листов в составе данного дела, а также особенности отдельных документов (чертежи, рисунки, фотографии и т.д.).
• Подшивка и переплет дела производятся в целях обеспечения более надежной защиты документов от механических повреждений в процессе дальнейшего хранения. Документы, составляющие дело, подшиваются в твердую обложку из картона на четыре прокола. Выполнение этой процедуры завершает окончательное оформление дела

После выполнения всех перечисленных процедур в обязательном порядке производится проверка полноты и правильности оформления дела.

Оформленные дела подлежат текущему хранению по месту их заведения или в службе ДОУ, а после передаются на временное хранение в архив предприятия

Понятие и виды номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

• группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность;
• используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел;
• используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения;
• применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять);
• в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Как видим номенклатура дел - это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Различают два вида номенклатуры дел: типовую и конкретную (индивидуальную).

Типовая номенклатура дел устанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов. Типовые номенклатуры дел составляются в ведомствах на основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений. Например, Министерство образования составляет и рассылает в вузы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования, которые являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.

Конкретная (индивидуальная) номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия (структурного подразделения).

Порядок составления номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть:

1) Разработана самостоятельно организаций:

• положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними;
• отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки.

2) Поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг:

• положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно;
• отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

Форма номенклатуры дел организации

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба документационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.).

Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации

В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).

Сводная номенклатура дел организации (рис 11.1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 11.2).

Содержательная часть номенклатуры представляет собой таблицу, состоящую из 5 граф.

В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).

Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры — заголовок дела.

Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов, включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:

• название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
• название адресата или корреспондента;
• краткое содержание документов дела;
• название местности, с которым связано содержание документов;
• даты (период), к которым относится содержание дела;
• указание на копийность документов.

Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.

Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.

Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, документы, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.

Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».

Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 5.3).

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются в службу ДОУ организации и архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

Список литературы:

1. Басаков, М. И. Справочник секретаря по делопроизводству / М. И. Басаков. – М.: МаРТ,2006.-320 с.
2. Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учеб. пособие. / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. – 2-е изд. – М. : Инфра-М, 2012. - 304 с.
3. Гваева, И.В. Делопроизводство: курс лекций / И.В. Гваева, А.А. Тепляков.–  Мн., 2009. – 231 с.
4. ГОСТ Р 7.0.8.-2013. Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения. – Москва: Изд-во стандартов, 2013.
5. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. / Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева – М.: Проспект, 2014. – 480 с.
6. Кузнецов И. Н. Делопроизводство : Учебно-справочное пособие / Кузнецов И. Н. - Москва: Дашков и К, 2013. - 520 с.
7. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение/ Н.Н. Кушнаренко. – Киев: Знания, 2006. – 45 с.
8. Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие/ Н.С. Ларьков. – Москва: АСТ: Восток-Запад, 2006.
9. Медведева О. В. Основы документационного обеспечения управления : Учебное пособие / Медведева О. В. - Краснодар : Южный институт менеджмента, 2012. - 181 с.
10. Молдованова О.В. Документационное обеспечение управления: конспект лекций / О.В. Молдованова – Кемерово: КемТИПП, 2010. – 129 с.
11. Об информации, информатизации и защите информации: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ//Собрании законодательства. – 2006. - № 31 , (31 июля)
12. Секретарское дело (сборник документов, организация и технология работы) : учебно-практ. Пособие. – М.: ТК Велби, 2006.-608 с.
13. Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря : Учебное пособие / Смирнова Е. П. - Саратов : Корпорация «Диполь», 2012. - 165 с.

 

ПРИЛОЖЕНИЯ