Интерфейс Excel: книги, листы, ячейки, ввод и форматирование

Документы Excel имеет расширение «*.xls» и «*.xlsx» (в версиях, начиная с Excel 2007), такой файл называется рабочая книга. Рабочая книга состоит из листов. Запустите Excel любым способом (ярлыком или из меню Windows). По умолчанию при запуске Excel создается рабочая книга под временным названием Книга 1 с тремя рабочими листами. В нижней части окна программы отображаются ярлычки рабочих листов, цвет ярлычка можно менять по желанию (рис.1). Ярлычок активного листа (с которым в данный момент идёт работа) всегда белого цвета. Для переключения на другой лист нужно нажать на соответствующий ярлычок, либо воспользоваться комбинациями клавиш Ctrl+PgUp, Ctrl+PgDn. Операции с листами проще всего производить через контекстное меню, которое открывается при нажатии на ярлычок листа правой кнопкой мыши.

Рисунок 1. Интерфейс Excel, рабочие листы

Понятие ячейки, адреса в Excel

Каждый лист представляет собой таблицу (двумерную матрицу) со строками и столбцами. Столбцы обозначаются латинскими буквами, строки цифрами. На пересечении столбца и строки находится ячейка, имеющая соответствующий адрес: «имя столбца» + «имя строки», например С5 – столбец С, строка 5. Активные ячейки (с которыми ведётся работа в настоящий момент) выделены чёрной рамкой. Адрес активной ячейки отображается в адресной ячейке в верхнем левом углу текущего листа.

Рис 2. Интерфейс Excel, рабочие листы и ячейки

Иногда в Excel используется стиль R1C1, который обычно неудобен, чтобы отключить этот стиль, нажмите слева вверху круглую кнопку Office, меню Параметры Excel, раздел Формулы  (предыдущие версии Excel – меню Файл — Формулы), убрать галочку Стиль ссылок R1C1.

Перемещение между ячейками может осуществляться с помощью клавиш со стрелочками или мышью.

Понятие диапазона ячеек в Excel

Работа в таблице может производиться не только с отдельной ячейкой, но и диапазонами. Диапазон является «прямоугольным» объединением смежных ячеек. Адрес диапазона задаётся как адрес верхней левой и нижней правой ячейки, разделенные двоеточием, например, А7:Z17. Чтобы выбрать диапазон, необходимо выделить одну «угловую» ячейку левой клавишей мыши и, не отпуская клавиши, переместить курсор до противоположной «угловой» ячейки.

Как ячейкам, так и диапазонам можно присвоить пользовательские имена для удобства обращения в будущем. Это можно сделать двумя способами после выделения нужной ячейки или диапазона: а) ввести имя любую последовательность букв и чисел (без пробелов и знаков препинания, начинающуюся с буквы) в адресную ячейку и нажать Enter; б) выберите в меню Формулы Присвоить имя, в диалоговом окне ввести имя, указать, где будет использоваться это имя: на отдельных листах или во всей книге. Изменить имена или удалить можно позже с помощью меню Формулы – Диспетчер имён.

Работа с ячейками: ввод, форматирование. Ввод данных в ячейку Excel, проверка ввода.

В каждой ячейке Excel может содержаться численное значение, текст или формулы. Содержимое ячейки отображается в самой ячейке и в строке формул над текущим листом. Чтобы ввести что-либо в ячейку, можно сделать её активной и просто начать набирать число, текст или формулу (содержимое ячейки до момента ввода будет стёрто), автоматически запустится режим редактирования ячейки (можно также щёлкнуть мышью по строке формул).

После ввода данных необходимо нажать Enter или Tab, либо щёлкнуть мышью в стороне от ячейки. Чтобы отредактировать содержимое ячейки, необходимо её выбрать, нажать F2, либо дважды щелкнуть на ней мышью, либо щелкнуть мышью в строке формул.

Полезным приёмом является проверка ввода. Можно ограничивать ввод в ячейку только целыми числами, а также задавать возможные диапазоны значений. Чтобы ограничить ввод, необходимо выбрать ячейку, меню Данные, Проверка данных, выбрать из списка необходимое условие и задать параметры.

Форматирование в Excel

Форматирование в Excel — это изменение внешнего вида ячеек, строк, столбцов и других элементов.

Чтобы изменить ширину столбцов или высоту строк, необходимо выделить нужные столбцы/строки нажатием мышью на их заголовках; далее при наведении мыши на границу столбца/строки курсор меняет форму. Если теперь «зацепить» мышью границу столбца/строки, можно перемещением курсора менять ширину/высоту. Может быть полезен приём автоподбора ширины/высоты: после выделения столбцов/строк просто выполнить двойной щелчок левой клавишей мыши по границе столбца/строки, при этом ширина/высота будет подогнана под содержимое ячеек.

Форматированием можно изменить вид ячеек на экране. Форматирование осуществляется обычными для программ MS Office кнопками Главного меню, либо через диалоговое окно Формат ячеек, которое вызывается через соответствующий пункт контекстного меню выделенной ячейки (диапазона) либо путём нажатия комбинации клавиш Ctrl+1. Можно изменять по своему усмотрению шрифт, размер и положение отображаемого текста в ячейке, изменять цвет границ и заливки ячеек. Существенным для Excel является возможность числового формата ячеек (вкладка Число диалогового окна Формат ячеек или раздел ЧислоГлавного меню).

Смежные ячейки можно объединять друг с другом с помощью кнопки Объединение раздела Выравнивание Главного меню, это удобно при создании заголовков таблиц. Полезной также является кнопка Перенос текста, расположенная чуть выше, она позволяет показывать большой объём текста в узких столбцах.

Задание 2. Откройте пустой лист в любой книге Excel. В ячейке Е2 напишите заголовок «Ставки налогов». В двух ячейках в том же столбце, но ниже (Е3, Е4) напишите «НДС», «Налог на прибыль». Справа от этих ячеек введите значения: 0,18, 0,2. Отформатируйте ячейки: выделите столбцы A-D (нажав на заголовок столбца А и «протянув» мышью до D) и удалите. Теперь информация находится в столбцах А и В. Выделите весь лист (нажав на квадратик в левом верхнем углу листа, выше 1 и левее А) измените шрифт на Cambria (или любой другой по желанию), увеличьте шрифт до хорошо читаемого (выбрав размер шрифта или пользуясь кнопками Увеличить размер шрифта, Уменьшить размер шрифта). Сделайте фразу «Ставки налогов» заголовком таблицы: выделите ячейки А2-В2, нажмите кнопку Объединить и поместить в центре. Поправьте ширину столбцов, чтобы был виден весь текст (выберите столбцы А и В, дважды щёлкнуть мышью на правой границе заголовка столбца В). Выделите всю получившуюся таблицу, получится диапазон А2:В4, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню Формат ячеек. В этом контекстном меню удобно производить сразу несколько действий с ячейкой или диапазоном. На вкладке Граница задайте толстую внешнюю границу таблицы темно-синего цвета и тонкие внутренние границы чёрного цвета, нажмите ОК. Залейте ячейку с заголовком голубым цветом, а сам заголовок сделайте полужирным, названия налогов сделайте курсивом. Выделите ячейки В3:В4, нажмите кнопку Процентный формат раздела Число меню Главная. Должно получиться примерно так. При несоответствии сравните свою таблицу с приложенным файлом uchebnik — glava 2. Рис.3. Практическая работа с форматированием Можете выделить ячейки В3:В4 и посмотреть, как эти значения будут выглядеть в разных числовых форматах (раздел Число меню Главная). Обратите внимание на кнопки увеличения/уменьшения разрядности. Задайте имена диапазонов: в контекстном меню (правая кнопка мыши) ячейки В3 выберите Имя диапазона, напишите «НДС», для ячейки В4 – «Налог_на_прибыль». Таким образом, заданы имена соответствующим переменным. Теперь к этим параметрам можно быстро обратиться из любого места таблицы, нажав стрелочку вниз в адресной ячейке. Напоминаем, что удалить или изменить имена ячеек и диапазонов можно через меню Формулы — Диспетчер имен.