Основы работы с формулами Excel

Все расчёты в Excel выполняются с помощью формул. Любая формула здесь начинается со знака =, и если она корректная и Excel сможет вычислить значение формулы, то в ячейке будет отображаться это значение, а сама формула – в строке формул:

Ввод формул в ячейки производится по следующим правилам:

• Формулу необходимо вводить в ту ячейку, где должен отражаться результат вычислений.
• Формула всегда начинается со знака «=».
• В формулах используются арифметические операторы, такие как +, –, /, *, парные скобки, таким образом задаётся последовательность вычислений. На это необходимо обратить внимание тем, кто привык работать с калькулятором (например, формула «=2+2/2» даст результат «3», а не «2»).
• В формулах недопустимы пробелы.
• В формулах можно обращаться к ячейкам по их адресу или имени.

В формулах, кроме обычных операторов вычисления, широко используются функции. Это выражение, отражающее алгоритм вычисления значения функции на основе аргументов функции (исходных данных). Аргументы функции задаются в самом выражении в явном виде или в виде ссылок на ячейки/диапазоны, значение функции помещается в ячейку. Чтобы корректно записать функцию, необходимо соблюдать синтаксис функции (набор правил, которому должна соответствовать функция). Общий синтаксис имеет вид: =Имя Функции ([Аргумент1; Аргумент2; … ; Аргумент N]) То есть: сначала записывается знак =, потом имя функции, потом в скобочках указываются аргументы через точку с запятой.

По количеству аргументов функции Excel классифицируются следующим образом:

А) Без аргумента: функция =СЕГОДНЯ() отражает текущую дату, =ПИ() вставляет в ячейку известной константы π. Обратите внимание, что скобки нужны и в этом случае.

Б) С одним аргументом. Функция работы с текстом =ПРОПНАЧ("ИВАН ИВАНОВИЧ") введёт значение «Иван Иванович», преобразуя прописные буквы в строчные.

В) С фиксированным количеством аргументов: нужно ввести строго определённое количество аргументов в строго определённом порядке. Например, функция =ЕСЛИ (условие; значение_если_истина; значение_если_ложь) проверяет логическое условие и возвращает при его истинности одно значение, при ложности – другое, соответственно имеет три аргумента. При попытке ввести 2 или 4 аргумента программа выдаст ошибку.

Г) С произвольным количеством аргументов. Наглядный пример – функция =СУММ(значение1;значение2;…) позволяет суммировать от 2 до нескольких сотен числовых аргументов (чисел или ссылок на ячейки/диапазоны).

При редактировании формул Excel (в виде всплывающей подсказки) сначала предлагает на выбор названия функций, имя которых начинается с введённых символов, после выбора функции подсказывает порядок подстановки аргументов. Если в предлагаемом порядке аргументы заключены в квадратные скобки, то они необязательны для использования.

Аргументом функции могут быть другие функции, сходные по типу с типом аргумента (численные, логические, текстовые). Например, функция «=СТЕПЕНЬ(ПИ();2)» вернёт значение, равное числу π в степени 2. Порядок вычислений совпадает с обычным порядком, принятым в арифметике: сначала вычисляются функции в скобках.

Ссылки

Ссылка в Excel - это адрес ячейки или диапазона, используемый в формулах. Например, формула =СУММ(А1:А10) ссылается на диапазон А1:А10. Важный момент: при редактировании формулы нет необходимости писать адрес ячейки в самой формуле: можно при в нужный момент выбрать мышью искомую ячейку или диапазон либо, что намного удобнее при работе с соседними ячейками, выбрать ячейку с клавиатуры - клавишами перемещения курсора).

Ссылаться можно на ячейки текущего листа Excel, текущей рабочей книги или даже в других книгах.

Важное замечание. Данные для вычислений с помощью формул можно либо вводить в сами формулы, либо в виде ссылок на формулы. Для целей финансового моделирования допустим только второй способ, так как ввод чисел в формулы чреват появлением трудноустранимых ошибок.

Проверка данных ввода

При вводе данных в ячейки Excel можно ограничивать типы и форматы вводимых данных. Это очень полезно для устранения ошибок ввода, которые могут в дальнейшем влиять на правильность вычислений во всей книге. Можно поставить условия ввода только целых чисел, чисел из некоторого диапазона (не больше и не меньше некоторых граничных значений), вводить только дату или время, ограничивать ввод текста максимальным количеством символов и т.п.