Базы данных.Практическая работа №2.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 2 Создание базы данных, состоящей из трех таблиц Цели работы: 1) научиться создавать таблицу базы данных с помощью Мастера таблиц; 2) закрепить навыки по добавлению и удалению записей; 3) закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных; 4) научиться использовать фильтр. Справочная информация   Для указания условий отбора данных используются выражения. Выражение может представлять собой точное значение, которое Access использует для сравнения в том виде, в котором оно вводится. Числа вводятся без ограничителей (например, 22). Текст должен быть   заключен   в   кавычки   вида   "   (например,   "Александров").   Даты   ограничиваются символами # (например, #10/01/99#). Выражение может представлять собой несколько значений указанного выше вида, связанных операторами: арифметическими: *, +, ­, /; сравнения: <, <=, >, >=, =,<>; логическими: And (И), Not (HE), Or (ИЛИ);     Like ­ для использования замены в выражениях;   Between ... And — для выбора значений из определенного интервала. In ­  для определения, содержится ли элемент данных в списке значений; Этапы работы. 1. Проектирование структуры, базы данных. Создадим более сложный вариант базы данных с тремя таблицами: «Список учеников», «Группы» и «Личные данные». 2. Конструирование пустых таблиц базы данных. Новую таблицу «Личные данные»» создадим с помощью Мастера таблиц. Структуры таблиц «Список учеников» и «Группы» скопируем из базы данных, созданной при выполнении предыдущей практической работы. 3.  Создание схемы базы данных.  Таблицы «Группы» и «Список учеников» связаны связью «один ­ ко многим». Таблицы  «Список учеников» и «Личные данные» ­ связью «один ­ к одному». Таблицы «Группы» и «Личные данные» напрямую не связаны. 4. Ввод данных в таблицы. Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею. Задание       1  . Открытие ранее созданной учебной базы данных. Ход работы: 1. Загрузите программу Access. Откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню. 2.   Установите   с   помощью   щелчка   мыши   переключатель  Открыть   базу   данных, выделить из списка баз данных имя вашей базы и щелкнуть по кнопке ОК. Появится окно с основными элементами базы данных. Задание 2. Коррекция данных в таблице «Группы». Используем готовые таблицы этой базы для конструирования новой таблицы. Таблицу «Группы»   оставим   в   прежнем   виде,   восстановив   исходные   значения,   удаленные   при выполнении   предыдущей   работы.   От   таблицы   «Список   учеников»   оставим   только структуру.  1. Откройте таблицу «Группы», выделив ее и щелкнув по кнопке Открыть. 2. Добавьте недостающие записи. Исправьте существующие. 3. Закройте таблицу, предварительно сохранив ее. Задание 3.  Удаление всех записей таблицы «Список учеников» с сохранением структуры таблицы. Чтобы воспользоваться структурой таблицы для новой работы, нужно удалить старые записи. Для этого: 1.   Откройте   таблицу   «Список   учеников».   Выделите   все   записи.   Нажмите   клавишу Delete. Щелкните по кнопке  Да  в ответ на вопрос об удалении. (или выбрать команду Правка, Удалить запись, или щелкнуть по кнопке Удалить запись) 2. Закройте таблицу сохранением. Задание 4. Создание таблицы «Личные данные» с ключевым полем с помощью Мастера таблиц. 1. Выберите вкладку Таблица.  2. Щелкните по кнопке Создать.      3. Перейти к работе со диалоговым окном Новая таблица. Выбрать Мастер таблиц и щелкните по кнопке ОК. Появится диалоговое окно Создание таблиц, представленное на Рис.7. Рис. 7 4.   В   данном   окне   следует   выбрать:   в   окне  Образцы   таблиц   ­   Студенты;  в   окне Образцы полей  ­ Адрес, Номер Телефона, щелкая по кнопке   >  после каждого выбора. Эти поля попадут в окно Поля новой таблицы. Щелкните по кнопке Далее. 5.   В   диалоговом   окне   задайте   имя   новой   таблицы   ­   «Личные   данные».   Оставьте автоматический выбор ключа. Щелкните по кнопке Далее. Access проверит связи данной таблицы с другими таблицами. Так как вы еще не устанавливали связи, то они не будут найдены. Щелкните по кнопке Далее. 6.   На   следующей   странице   появится   вопрос   о   действиях   после   создания   таблицы. Выберите ввод в режиме таблицы (но можно изготовить и форму). Щелкните по кнопке Готово. Создастся пустая таблица: с готовыми полями, но без записей. 7. Добавим в таблицу «Личные данные» еще три поля: «Word», «Excel» и «Access», в которых   будут   находиться   оценки   учащихся   за   полугодие   по   этим   разделам   курса «Информационные технологии». Для этого необходимо выбрать режим  Конструктор  и добавить в конец списка полей три поля с именами «Word», «Excel», «Access» и числовым типом данных. 8. Смените тип данных у поля «Код_Личные данные» на числовой. Щелкните по кнопке Сохранить.  Закройте таблицу. В результате будут созданы три таблицы, две из которых связаны, а третья ­нет. Задание 5. Исправление схемы данных. 1. Щелкните по кнопке  Схема данных.  В окне  Схема данных  выберите   Добавить таблицу.  2. В появившемся окне  Добавление таблицы  выделите таблицу «Личные данные» и выберите  Добавить. Щелкните по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы. 3. Установите курсор мыши на имя поля «Код_Личные данные» в таблице «Личные данные» и, не отпуская кнопку мыши, перетащите курсор мыши на поле «Код» в таблице «Список   учеников».   Отпустите   кнопку   мыши.   Появится   диалоговое   окно  Изменение связей. 4.   Установите   флажок  Обеспечение   целостности   данных.  Для   этого   типы   полей «Код_ Личные данные» и «Код» должны быть заданы одинаково. 5. Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один ­ к ­ одному». Это значит, что одной записи в таблице «Список учеников» соответствует одна запись в таблице «Личные данные». Схема будет выглядеть, как показано на рисунке 8: Рис. 8 6. Закройте схему данных, сохранив ее. Теперь   необходимо   ввести   записи   одновременно   в   разные   таблицы   ­   «Список учеников» и «Личные данные». Фамилии, имена и отчества мы храним в одной таблице, а адреса и номера телефонов ­ в другой. Можно ввести значения в каждую таблицу отдельно, но удобнее при вводе данных видеть одновременного ячейки обеих таблиц. Это можно сделать   с   помощью   специально   созданной   формы,   в   которой   присутствуют   поля   всех необходимых таблиц. Данные вводятся в форму, а заполняются таблицы. Задание 6. Создание формы для ввода данных. 1. В окне базы данных выберите вкладку Формы. 2. Щелкните по кнопке Создать. В диалоговом окне Новая форма выберите Мастер форм. В нижнем окошке имя таблицы или запроса в качестве источника данных можно не указывать.   При   использовании   Мастера   форм   источник   данных   для   формы   следует указывать в диалоговом окне Мастера. 3. Щелкните по кнопке ОК. Появится окно создания форм, представленное на Рис. 9: Рис. 9 4.   Выберите   все   поля   таблицы   «Список   учеников»   и   все   поля   таблицы   «Личные данные». Для этого выберите имя таблицы «Список учеников» в окне Таблицы/ запросы. Появится список полей в окне Доступные поля.  5. Щелкните по кнопке, которая переносит все поля из списка. Затем выберите имя таблицы «Личные данные» в окне Таблицы/запросы. Щелкните по кнопке Далее. 6. Оставьте внешний вид формы в один столбец. Щелкните по кнопке Далее.  7. Выберите требуемый стиль (стандартный) и щелкните по кнопке Далее. 8. Задайте имя формы «Общая форма». Щелкните по кнопке  Готово.  В результате получите   форму,   в   которой   можно   менять   существующие   данные   и   вводить   новые значения. Эти значения будут попадать в соответствующую таблицу. Задание 7. Заполнение таблицы данными. Данные таблицы «Список учеников» представлены в таблице 4, а «Личные данные» ­ в I. Введите в форму данные из таблиц 4 и 5. Закройте форму, предварительно сохранив 2. 0ткройте таблицы «Список учеников» и «Личные данные»   и убедитесь, что в них таблице 5. ее. Перейдите на вкладку Таблицы. появились данные. 3акройте таблицы. Код Фамилия Имя Отчество Год рождения 1984 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Иванкова Анна Ивановна Баранова Корнилова Воробьев Воробьев Воробьев Скоркин Володина Новоселов Ирина Ольга Алексей Петрович Алексей Иванович Григорьевич Олег Евгеньевич Александ р Алексеевна Анна Алексей Антонович Алексеевна 1983 Владимировна 1984 1983 1984 1985 1982 1984 1983 Школа Класс Учебная Таблица 4. группа 101 102 103 101 104 105 101 102 103 9 10 9 10 ,9 8 11 9 10 1 3 6 1 3 5 1 3 5 10 Александрова Елена Алексеевна 1984 1 9 101 Таблица 5. Код  Личные данные 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Адрес Номер Телефона Центральная 11­5 51­17­22 Солнечная 8­117 51­18­22 Сиреневый 7­16 51­19^22 Центральная 14­81 51­20­22 Сиреневый 7­16 51­21­22 51­22­22 Солнечная 2­121 51­23­22 Школьная 5­34 Центральная 30­7 51­24,22 51­25­22 Сиреневый 7­16 Солнечная 6­34 51­26­22 Word Excel Access 5 4 3 5 5 4 5 3 3 5 5 4 4 5 4 4 5 3 4 5 5 4 5 4 4 4 5 3 4 5 Задание 8.  Добавление нового поля «Портрет» (рисунки или фотографии) в таблицу «Список учеников». В   некоторых   случаях   появляется   необходимость   добавить   новые   поля   в существующую таблицу. Это можно сделать следующим способом: 1. Откройте таблицу «Список учеников», если она закрыта. 2.  Перейдите в режим Конструктор. 3. Добавьте еще одно поле (вводите имя поля ниже имени «Учебная группа»), имя которого ­ «Портрет», выберите тип данных – Поле объекта OLE, общие свойства поля оставьте установленными по умолчанию. Щелкните по кнопке Сохранить.  4. Перейдите в режим таблицы. Щелкните по ячейке, где должно быть значение поля «Портрет». Выберите  пункт меню  Вставка, Объект,  Paintbrush  Picture.  Щелкните  по кнопке ОК. Нарисуйте рисунок.  5. Щелкнув по кнопке в правом верхнем углу окна рисунка, вы вернетесь в таблицу. Рисунок будет обозначен словами. Чтобы увидеть рисунок, нужно дважды щелкнуть по названию рисунка (возвращаясь в программу, где изготовлен портрет.) 6. Изготовьте портреты всех учеников из списка. Задание 9. Использование фильтра. 1. Щелкните по кнопке Изменить фильтр. Появится окно выбора, представленное на Рис. 10. Рис. 10 2. Щелкните по окошку Год Рождения. У активного окошка появится стрелка выбора. Выберите  Год рождения 1984  и щелкните по кнопке  Применить фильтр.    Появится таблица, в которой будут только выбранные записи.  3. Отмените выбор. Для этого нужно щелкнуть по этой же кнопке, которая теперь называется Удалить фильтр. 4.   Щелкните   по   кнопке  Изменить   фильтр.  Удалите   все   данные   в   окошке  Год рождения, выделив значение и нажав клавишу Del. 5. Измените фильтр так, чтобы в таблице была видна только информация об учениках 10­го   класса   школы   №   5   (одновременный   запрос   в   двух   окошках   ­  Школа  и Класс). Щелкните   по   кнопке  Применить   фильтр.  Допустимо   указывать   границы   изменения значений. Измените фильтр, введя в окошко  Год рождения  запись > 1982. Щелкнув по кнопке  Применить   фильтр,  вы   получите   таблицу,   в   которой   присутствуют   записи   с годами рождения, большими 1982. 6.   Чтобы   получить   записи   учеников,   у   которых   фамилии   начинаются   на   букву   В, следует в соответствующем окошке ввести Like "В*". («В» в данном случае русская буква). Запрос  Not  "В*"   будет   означать   все   записи,   кроме   указанных.   (то   есть   все   записи,   у которых фамилии не начинаются на «В».) Сформируйте последний запрос и щелкните по кнопке Применить фильтр. Замечание. Кнопка Фильтр по выделенному позволяет оставить видимыми в таблице только те записи, в которых есть предварительно выделенный элемент. Предъявите преподавателю на экране:  Таблицы: «Список учеников»,  «Группы», «Личные данные».  Схему данных  Форму для ввода данных  “Общая форма”  Продемонстрируйте  работу  фильтров  (родившихся   в 1984  г.;  родившихся  позже 1982   г.;     список   учеников   10­го   класса   школы   №   5;   учеников,   чьи   фамилии начинаются на букву «В»; учеников, чьи фамилии  начинаются не на «В»).