Деловая игра "Менеджер как субъект управления"

Деловая игра "Менеджер как субъект управления"

Продолжительность игры: 4:00 ч. 

I.                   ЦЕЛЬ ИГРЫ:

 Основная цель игровой деятельности - анализ использования рабочего времени менеджера, выявление важнейших "поглотителей" и путей их устранения. Дополнительно участникам необходимо произвести расчеты времени, которые эффективно используется менеджером, дневных затрат времени и обобщить результаты, проанализировав структуру рабочего времени руководителя.

II.                ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДГОТОВКА

Предварительно для проведения игры необходимо подготовить:

• рабочее место менеджера: письменный набор, телефон, калькулятор, индивидуальное задание, деловые бумаги и т.д.;

• рабочее место секретаря: папка с деловыми бумагами, телефон, чайный сервиз и т.д.;

• папку с деловыми бумагами для подчиненного менеджера: квартальный отчет, данные о поставщиках и т.д.;

• информацию для представителя поставщика с указанием предмета и условий договора (выбор произвольный);

 • часы для наблюдателей;

• идентификаторы участников игры;

• таблицы наблюдений (2-3шт.), аналитические таблицы (15шт.).

III. УЧАСТНИКИ ИГРЫ И ИХ ФУНКЦИИ

1. Менеджер (начальник отдела фирмы). Выполняет определенный объем работы в процессе игры, по возможности, не отвлекаясь на посторонние разговоры, посетителей, телефонные звонки и т.д. В течение рабочего дня он принимает оперативные управленческие решения, выполняет возложенные на него обязанности в соответствии с занимаемой должностью. В качестве индивидуального задания менеджеру предложено ответить на вопросы тестов, решить задачи, оставленные преподавателем. В течение рабочего дня у менеджера заранее запланирована встреча с представителем фирмы-поставщика. Целью переговоров является заключение договора поставки некоторого товара на взаимовыгодных условиях. В переговорах участвует подчиненный - работник отдела, возглавляемого менеджером. Во время игры менеджер может делегировать выполнение отдельных задач подчиненному и секретарю.

2. Начальник (генеральный директор фирмы). В процессе игры требует по телефону от менеджера представить в кратчайшие сроки отчетные документы. Например, квартальный отчет для подготовки доклада на встречу с акционерами, информацию о конкретном поставщике, интересуется решением кадрового вопроса в отделе.

3. Подчиненный менеджера (сотрудник отдела). Сообщает менеджеру о состоянии текущей работы, интересуется ходом решения кадрового вопроса. К своим обязанностям относится безответственно, к докладу не готов, рабочие документы ведутся беспорядочно.

 4. Секретарь менеджера. Сообщает ему обо всех телефонные звонках, посетителей, выполняет поручения менеджера, предлагает посетителям кофе. В конце рабочего дня отпрашивается у менеджера по "личному делу" и дальше не участвует в игре. Немного навязчивая, иногда отвлекает менеджера от работы.

5. Коллега менеджера (сотрудник другого отдела). В рабочее время отвлекает менеджера разговорами на посторонние темы (о спорте, о политике, отдых и т.д.), делится с ним личными проблемами, мешает выполнению работы менеджера.

6. Представитель фирмы-поставщика. Опаздывает на заранее запланированную с менеджером встречу, долго извиняется и оправдывается, ведет переговоры с менеджером, детально обсуждая условия поставки. Во время игры может отвлекать менеджера разговорами на посторонние темы.

7. Клиент (представитель фирмы-потребителя). Приходит на прием к менеджеру без предварительной договоренности с целью предъявить претензии к качеству товара, приобретенного его фирмой несколько дней назад. Пытается получить денежную компенсацию, вернуть товар. Настойчивый, безапелляционный.

8. Жена менеджера. Отвлекает менеджера от работы телефонными разговорами на бытовые темы (покупки, здоровье детей, и т.д.). Причудливая, импульсивная, впечатлительная, навязчивая.

9. Наблюдатели. Осуществляют хронометраж рабочего дня менеджера, заполняют таблицы учета временных затрат.

 IV. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ИГРЫ

1. Ведущий (преподаватель) распределяет роли между обучающимися группы. Обучающегося, который играет роль менеджера, удаляют из аудитории, преподаватель-ассистент объясняет его задачи.

2. Ведущий (преподаватель) конкретизирует смысл ролей участникам игры и знакомит их со сценарием.

3. Второй преподаватель-ассистент объясняет наблюдателям их функции и знакомит с правилами ведения хронометража и заполнения таблиц наблюдения.

4. Ассистенты заранее готовят рабочие места действующих лиц.

5. Участники игры прикрепляют таблички-идентификаторы, и обучающийся - "менеджер" приглашается в аудиторию.

6. По команде ведущего игра начинается. Фиксируются моменты начала и окончания игры.

V. ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ ДЕЛОВОЙ ИГРЫ

В завершении деловой игры проводится анализ использования рабочего времени менеджера. Обобщив результаты хронометража, проведенного наблюдателями, обучающиеся классифицируют затраты времени менеджера и заполняют таблицы 1. и 2.

Таблица 1.

Эффективное время работы менеджера

Таблица 2.

Потери рабочего времени в течение дня

Обучающиеся анализируют итоги таблиц 1 и 2, на основе чего рассчитывают и представляют графическую структуру использования рабочего  времени менеджера.

Используя данные таблицы 2, обучающиеся проводят анализ дневных потерь, их классификацию в соответствии с приведенным ниже перечнем, выявляют важнейшие "поглотители" времени и определяют меры по их устранению.

Важнейшие поглотители времени: нечеткая постановка цели; отсутствие приоритетов по делам, стремление слишком много сделать за один раз, отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения, плохое планирование трудового дня, личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол, нерациональное чтение документов, недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе), поиски нужных записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров, недостатки кооперации или разделения труда, телефонные звонки, которые отрывают от дел, незапланированные посетители, неспособность сказать «нет», неполная, запоздалая информация, отсутствие самодисциплины, неумение довести дело до конца, затяжные совещания, недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям, отсутствие связи или неэффективная обратную связь, разговоры на частные темы, нерациональная система ведения деловых записей, синдром "откладывания", желание знать все факты, длительные ожидания (например, условленной встречи), слишком редкое делегирование (передоверие дел), недостаточный контроль за перепорученными делами.

 По завершении деловой игры обучающимся может быть предложен тест "Самоменеджмент: насколько хорошо вы справляетесь со своей работой?". Обучающиеся отвечают на 10 вопросов, заполняя таблицу 3, используя оценочную шкалу.

Таблица 3.

Шкала оценивания к тесту «Самоменеджмент»

Вопросы теста "Самоменеджмент":

1. Я резервирую в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования.

2. Я перепоручаю все, что может быть перепоручено.

3. Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.

4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно.

5. Каждый день я составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам.

6. Важнейшие вещи я делаю в первую очередь.

7. Свой рабочий день я стараюсь, по возможности, освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и совещаний, неожиданно собираются.

8. Свою дневную нагрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности. В моем плане времени есть "окна", позволяющие реагировать на актуальные проблемы.

9. Я стараюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь сконцентрироваться на некоторых "жизненно важных" проблемах.

10. Я умею говорить "нет", когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.

0-15 баллов: Вы не планируете свое время, и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей Вы добиваетесь, если составляете список приоритетов и соблюдаете его.

16-20 баллов: Вы пытаетесь овладеть своим временем, но Вы не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех.

21-25 баллов: У Вас хороший самоменеджмент.

26-30 баллов: Вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально тратить свое время.