Класифікатори, коди і технологія їх застосування

 Класифікатори, коди і технологія  їх  застосування

  Автоматизована обробка облікової й фінансово-кредитної інформації в умовах застосування персональних комп'ютерів дозволяє одержувати різні зведення, таблиці, відомості, де інформація розташована за якимись групованими реквізитах- ознакам, наприклад по рахунках бухгалтерського обліку, клієнтам, що працюють і т.п. Для виконання угруповань з'являється необхідність кодування цих групованих реквізитів - ознак умовними позначками, для чого використовуються різні класифікатори.

Класифікатор — це систематизований звід однорідних найменувань об'єктів, предметів, явищ за класифікаційними ознаками (номенклатура) і їх кодових позначень.

Код — умовна позначка об'єкта цифровим або алфавітно-цифровим знаками за певними правилами, встановленим системами кодування.

Кодування - процес присвоєння умовних позначок (кодів) позиціям номенклатури. Коди можуть бути цифрові, буквені й комбіновані (приклади: цифровий код - 21325, буквений - АБС; комбінований - АБ180).

При, обробці економічних задач на ПК часто застосовують мнемокоди - умовне коротке позначення об'єкта. Наприклад, у деяких машинних програмах мнемокодами закодовані назви документів, наприклад, платіжне доручення - ПД.

У ряді випадків машинна програма передбачає автоматичне кодування номенклатур, а також використання штрихкодів.

До кодів пред'являється ряд вимог: вони повинні охоплювати всі номенклатури, що підлягають кодуванню; бути єдиними для різних задач усередині одного економічного об'єкта (наприклад, коди матеріалів, підрозділів повинні бути єдиними для задач бухгалтерського обліку, складського обліку й матеріально-технічного постачання); відрізнятися стабільністю; мати резерв вільних номерів (але не зайвий, тому що це може привести до збільшення значности коду); довжина кодового позначення повинна бути мінімальної.

Основна мета кодування складається в однозначному позначенні об'єктів. За допомогою кодування виконуються основні функції, пов'язані з обробкою економічної інформації: мінімізація об’єму призначної інформації при введенні її в обчислювальну систему по каналах зв'язку; сортування й пошук інформації із ключових слів; розробка зведених економічних звітів по різних ознаках; декодування при переході від кодів- ознак до їхніх найменувань при друку зведених економічних звітів.

Систематизація економічної інформації викликає необхідність застосування різних видів класифікаторів: міжнародних і діючих тільки на території України.

Міжнародні класифікатори входять до складу Системи міжнародних економічних стандартів (СМЕС) і обов'язкові для передачі інформації між різними країнами. До них ставляться, наприклад, такі прийняті ООН класифікатори, як Міжнародна стандартна галузева класифікація всіх видів економічної діяльності (МСГК), Міжнародна стандартна торговельна класифікація, класифікація основних продуктів (КОП), класифікація продовольчих і сільськогосподарських організацій і ін.

          Класифікатори, що діють на території України й СНД відповідно до  ДЕРЖСТАНДАРТ 6.01.1-87, входять у Єдину систему класифікації й кодування (ЄСКК) [19 ].

          ЄСКК складається з наступних груп класифікаторів:

- загальноукраїнські (державні) класифікатори (ОК), розробляються в централізованому порядку і є єдиними для всієї країни;

          -     галузеві, єдині для якоїсь галузі діяльності;

          -    регіональні, єдині - для даної території;

          -  локальні, складаються на номенклатури, характерні для даного підприємства, організації, банку, (коди табельних номерів, підрозділів, клієнтів і ін.).

            За необхідністю значность може бути розширена  до 25 розрядів. Наприклад, код особового рахунку клієнта банка 40702810938170100653 має структуру:

-  4   -  рахунок ставиться до розділу 4 плану рахунків "операції із клієнтами";

          -  07  -  рахунок належить недержавному підприємству;

          -  02  -  рахунок належить комерційній організації;

          -  810 -  код валюти України (гривни);

-  9    -  захисний ключ, що виявляє неправильність проставления коду в платіжному дорученні;

          -  3817 -  номер (код) відділення банку;

          -  0100653 -  особовий рахунок комерційної організації в даному банку.

Державну систему класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації започатковано в Україні відповідно до по­станови Кабінету Міністрів України «Про концепцію побудови на­ціональної статистики України та Державну програму переходу на міжнародну систему обліку і статистики» від 04.05.1993 р. Загаль­нодержавні класифікатори розробляються і підтримуються в централізованому порядку і є єдиними для всієї країни. Роботи зі створення і ведення державних класифікаторів виконують органи виконавчої влади. Основними виконавцями і координаторами робіт є Державний комітет статистики України (Держкомстат), Держав­ний комітет стандартизації, метрології та сертифікації України (Де­ржстандарт), Державний науково-дослідний інститут моделювання економіки Національного агентства інформації.

Запровадження Єдиної системи класифікації і кодування ін­формації в країні сприяє вирішенню таких задач:

           -  упорядкування та уніфікація техніко-економічних і соціаль­них показників;

   - класифікація і кодування техніко-економічної інформації на єдиній методологічній основі;

   - гармонізація міжнародних державних, відомчих і локальних класифікацій;

   - забезпечення однозначності і зіставленості даних, викорис­товуваних при описуванні об'єктів з різними техніко-економічними і соціальними характеристиками;

 - створення умов для автоматизації процесів оброблення управлінської інформації;

 - створення на регіональному і державному рівнях банків да­них і сховищ    даних.

До складу Єдиної системи класифікації і кодування входять по­над 20 загальнодержавних класифікаторів, розроблених в основно­му Науково-дослідним інститутом статистики Держкомстату Ук­раїни. Вони підтримуються і використовуються в статистиці. Пере­лік основних загальнодержавних класифікаторів України наведено в табл. 2.1.

Таблиця 2.1 – Національні  класифікатори України

Головною складовою державної системи класифікації і коду­вання техніко-економічної та соціальної інформації є Класифіка­тор видів економічної діяльності (КВЕД).  КВЕД призначено для використання органами державного управління, органами стати­стики та фінансовими органами. Суб'єктами класифікації в КВЕД   є всі види економічної діяльності господарських суб'єктів (юридичних і фізичних осіб). Загальне кодове позначення об'єктів КВЕД має такий вигляд: YYY.XX. XX. X,

де Y — секція (від А до Q);

YY — підсекція — використовується тільки у секціях «С» (від «СА» до «СБ») та «D» (від «DА» до «DN »);

XX — розділ;

XX.X — група;

 ХХ.ХХ — клас;

ХХ.ХХ.Х — підклас.

   Підставою для змін до КВЕД є відповідні зміни в міжнародній класифікації видів економічної діяльності (NАСЕ) і в структурі економіки України. Для організаційного забезпечення впрова­дження КВЕД Кабінет Міністрів України затвердив такі заходи:

-  розроблення методичних засад переходу від загальнодержав­ного класифікатора галузей народного господарства (ЗКГНГ) до КВЕД;

-  перегляд законодавчих інформативних актів, пов'язаних із переходом до КВЕД;

-  перегляд форм статистичної звітності та інструкцій щодо їх заповнення з урахуванням використання КВЕД;

-   організація видання КВЕД;

-   організація забезпечення органів державного управління КВЕД.

   Для державного управління широко використовується Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України (ЄДР ПОУ). Він являє собою систему статистичного обліку юридичних одиниць, зареєстрованих в установленому порядку і виконуючи свою діяльність на території України відповідно до чинного законодавства. Структура коду ЄДРПОУ восьмирозрядна, серійно порядкова.

    Метою створення ЄДРПОУ є накопичення і використаний насамперед в державних інтересах, а також в інтересах усього суспільства даних, що відображують характеристику підприємств і організацій протягом усього життєвого циклу їх функціонування

Формується і підтримується цей класифікатор Управлінням методології та планування Держкомстату України на АРМ «Ре­єстр». Вхідною інформацією для його наповнення є інформацій­на довідка, яка включає: повну характеристику підприємства чи організації; їх поштові, фінансові та виробничі характеристики; склад керівників з їх реквізитами. Така довідка подається в органи статистики при реєстрації (перереєстрації) юридичної осо­би. На основі вхідних повідомлень вносяться зміни до ЄДРПОУ на обласному рівні щоденно, а на державному — два рази на місяць. Зміни також можуть вноситися з приводу закриття чи збанкрутування підприємств та організацій.

Використовується ЄДРПОУ в усіх сферах державного і недер­жавного управління при здійсненні адміністративно-правових фун­кцій, в економічній і соціальній сферах. Він передається всім заці­кавленим державним органам і в централізованому порядку роз­повсюджується «по вертикалі» державних структур. Наприклад, на прикордонних митних постах Державної митної служби України використовується ЄДРПОУ для виявлення порушень при ввозі чи вивозі товарів. У всіх документах — адміністративних, фінансових чи інших, де фігурує підприємство (організація), обов'язково вказу­ється його (її) ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ.

Крім контрольної функції, ЄДРПОУ використовується при складанні звітів і отриманні довідок зі зведеними показниками і щодо конкретної юридичної особи. Так, періодично на регіональ­ному і державному рівнях складаються звіти про створення, за­криття (в тому числі й збанкрутування) підприємств, як у цілому, так і за формами власності, видами економічної діяльності тощо. Останнім часом здійснюються організаційні та технологічні за­ходи коригування ЄДРПОУ для того, щоб в нього регулярно вно­силися зміни в реальному  часі і щоб він адекватно відпо­відав об'єктивній реальності.

Складовою державної системи класифікації та кодування є Класифікатор об'єктів адміністративно-територіального устрою України (КОАТУУ). Об'єктами класифікації КОАТУУ є одиниці адміністративно-територіального устрою України: Ав­тономна республіка Крим, області, райони, міста, райони в міс­тах, селища міського типу, сільради, селища, села. Усю множину об'єктів класифікації розподілено за територіальною ознакою та адміністративною підпорядкованістю на чотири рівні ієрархічної класифікації. До кожного рівня класифікації входять об'єкти, підпорядковані об'єктам попереднього рівня.

У межах кожного рівня класифікації коди будуються з вико­ристанням серійно-порядкового та послідовного методів кодуван­ня. Формування і підтримку КОАТУУ здійснює Науково-дослідний інститут статистики. Введення в дію КОАТУУ відпо­відно до постанови Кабінету Міністрів України припиняє чин­ність загальносоюзного класифікатора «Система позначень авто­номно-територіального устрою» (СПАТУ).

Класифікація організаційно-правових форм господарювання (КОПФГ) використовується під час збирання та обробки ін­формації в автоматизованих системах державної статистики, складання фінансової звітності і в наукових дослідженнях. Об'єк­тами класифікації в КОПФГ є організаційно-правові форми гос­подарських об'єктів, установлені відповідними законодавчими актами України. Структурно класифікатор складається з тризнач­них цифрових кодів, побудованих за серійно-порядковою систе­мою кодування. Уведення КОПФГ покладено на Держкомстат України. Підставою для внесення змін є відповідні зміни законо­давчих актів України.

У межах кожного рівня класифікації коди будуються з вико­ристанням серійно-порядкового й послідовного методів кодуван­ня. Формування і підтримку КОАТУУ здійснює Науково-дослідний інститут статистики. Уведення в дію КОАТУУ відпо­відно до постанови Кабінету Міністрів України припиняє чин­ність загальносоюзного класифікатора «Система позначень авто­номно-територіального устрою» (СПАТУ).

Класифікація організаційно-правових форм господарювання (КОПФГ) використовується під час збирання та обробки ін­формації в автоматизованих системах державної статистики, складання фінансової звітності і в наукових дослідженнях. Об'єк­тами класифікації в КОПФГ є організаційно-правові форми гос­подарських об'єктів, установлені відповідними законодавчими актами України. Структурно класифікатор складається з тризнач­них цифрових кодів, побудованих за серійно-порядковою систе­мою кодування. Введення КОПФГ покладено на Держкомстат України. Підставою для внесення змін є відповідні зміни законо­давчих актів України.

Державний класифікатор продукції та послуг (ДКПП) при­значений для використання органами державного та місцевого управління, органами статистики, фінансовими органами та всіма об'єктами господарювання. Об'єктом класифікації в ДКПП є про­дукція та послуги, що утворюються внаслідок усіх видів економіч­ної діяльності. За основу побудови ДКПП прийнято КВЕД, гармонізований з Європейською класифікацією видів економічної дія­льності (NАСЕ) та класифікацією товарів за видами діяльності (СРА). Це забезпечує гармонізацію ДКПП з європейською класи­фікацією та створює умови для переходу України на міжнародні стандарти. Структуру коду ДКПП можна задати таким чином:

   Розділ      Група      Клас       Категорія      Підкатегорія       Тип
XX              X           X              X                    X                 X

Старші розряди коду ДКПП, що охоплюють класифікаційні угруповання «розділ-підкатегорія», відповідають Європейській класифікації продукції та послуг (СРА). Кодування типів продук­ції та послугу на молодшому класифікаційному рівні здійснюєть­ся за фасетною схемою. Уведення в дію ДКПП припиняє чинність Загальносоюзного класифікатора промислової і сільсько­господарської продукції. ДКПП забезпечує інформаційну підтрим­ку вирішення таких задач:

- реалізацію комплексу облікових функцій щодо продукції та послуг у межах робіт з державної статистики;

-  порівняння національних статистичних даних зі статистич­ними даними Євростату та ООН;

- використання кодів продукції та послуг із системою перехід­них ключів як засобу спілкування під час роботи з міжнародними банками даних тощо.

      Класифікатор держав світу (КДС) використовується для обміну інформацією, обліку, звітності та статистики зовнішньо­економічної та валютно-фінансової діяльності, перевезення екс­портно-імпортних вантажів та в інших випадках, коли необхідно скористатися кодовою формою позначення держав світу. Об'єктом класифікації КДС є незалежні та залежні держави чи деякі території, які мають особливий геополітичний статус. КДС запроваджує встановлені міжнародним стандартом ISO 31695 «Соdes for the represantation jf name of countries». Список держав світу, наведений у цьому стандарті, ґрунтується на розробленому статистичним відділенням ООН списку «Стандартні коди ООН для держав і територій, що використовуються в статистиці».

Ведення КДС здійснює науково-дослідний інститут статистики Держкомстату України. Підставою для змін і доповнень до класи­фікатора є відповідні зміни до міжнародного стандарту ISO 3166.

Структура КДС складається з чотирьох блоків — назви дер­жави чи території та трьох видів кодів: двозначного літерного коду (Альфа-2), тризначного літерного коду (Альфа-3), тризнач­ного цифрового коду (Ньюмерик-3).

     Складовою державної системи класифікації техніко-економічної і соціальної інформації є Класифікатор валют (КВ). КВ ви­користовується для обміну інформацією з обліку та статистики у зовнішній торгівлі, банківській та фінансовій сферах, коли необ­хідно користуватися кодовою формою позначення валют. Об'єктом класифікації державного КВ є національні валюти, за­значені в стандарті ISO 3166-95 держав світу. КВ має два види кодів — тризначний цифровий і тризначний літерний коди на ос­нові латинського алфавіту. Літерний код складається з установ­леного міжнародним стандартом ISO 3166 двозначного коду «Альфа-2» і першої букви назви національної валюти. КВ має та­кі підрозділи: вказівник цифрових кодів валют (у порядку зрос­тання кодів) і вказівник літерних кодів валют (в алфавітному по­рядку кодів).

       Класифікатор професій (КП) використовується для: система­тизації статистичних даних з праці за професійними ознаками; аналізу та підготовки статистичних даних, а також розробки відповідних прогнозів стосовно зайнятості, доходів, охорони праці, перепідготовки кадрів, що вивільнюються, підготовки ста­тистичних даних для періодичних оглядів зі статистики праці, що розробляються міжнародною організацією праці, вирішення питань контролю і аналізу міжнародної міграції, працевлаштування насе­лення. Структурно класифікатор професій складається з кодів та на­зв класифікаційних угруповань: розділів, підрозділів, класів, підкла­сів і груп професій, на кожну з яких відводиться один розряд.

Локальні коди поділяються на номенклатури, специфічні для даної організації. Сюди входить широке коло номенклатур, що використовуються різними підрозділами й службами її керування (співробітники, підрозділи, продукція й т.п.). Локальні коди повинні бути єдиними при вирішенні різних економічних задач. Поряд з фахівцями з інформаційної технології в складанні класифікаторів значну роль грають користувачі.

Коротко розглянемо порядок складання локальних класифікаторів, що включає два етапи. На першому етапі виконується класифікація інформації, на другому - її кодування.

Класифікація починається з виявлення номенклатури об'єктів, предметів, що підлягають кодуванню. При цьому керуються реквізитами- ознаками, які використовуються для складання угруповань, одержання зведених таблиць і розрахунків. По кожній номенклатурі складається повний перелік всіх позицій, що підлягають кодуванню.

Після складання класифікації виконується наступний етап - кодування - процес присвоєння умовних позначок позиціям номенклатури. Після узгодження і затвердження робота зі створення класифікатора вважається завершеною.

Розглянемо особливості методів кодування. Кодування інформації виробляється по певній системі - сукупності правил, що визначають побудову коду. У цей час застосовується кілька систем кодування економічної інформації, серед яких найбільше поширення одержали: порядкова, серійна, позиційна й комбінована. Вибір системи кодування залежить від цілого ряду факторів, головними з яких є кількість виділюваних ознак у номенклатурі, число позицій у кожній ознаці й ступінь стійкості номенклатури.

При побудові порядкової системи всі позиції номенклатури кодуються по молодшій ознаці шляхом присвоєння порядкових номерів без резерву. Тому порядкова система має обмежене застосування і використовується при кодуванні стійких однопризначных номенклатур.

По порядковій системі відбувається автоматичне кодування комп'ютером однопризначных номенклатур. складаються на номенклатури, специфічні для даної організації.

Серійна система доповнює порядкову, нею можна закодувати двох- і більше призначені номенклатури. Кожній групі старших ознак номенклатур привласнюється серія номерів, а кожна позиція молодших ознак номенклатури кодується порядковим номером. Серійна система передбачає резервні номери старших ознак номенклатури.

При позиційній системі кодування чітко виділяється кожна ознака і йому приділяється один або кілька розрядів залежно від  його значущості. Потім кожна ознака кодується окремо, починаючи з 1, 01, 001 і так далі залежно від  значности ознаки. Цей код забезпечує автоматичне формування в машині всіх необхідних підсумків відповідно до  виділених ознак.

Комбінована система так само, як і позиційна, передбачає чітке виділення всіх ознак номенклатури. Але при цьому кожна ознака може кодуватися по будь-якій системі: порядкової, серійної або позиційної. Комбінована система більше гнучка і широко застосовується при вирішенні економічних задач, оскільки забезпечує автоматичне одержання всіх необхідних підсумків відповідно до  виділених ознак.

Крім названих систем кодування використовуються ще код повторения та шахматна система, що мають обмежене застосування. В якості  кода повторення виступають номера конкретних номенклатур, наприклад гаражний номер автомашини, номер складу тощо. Шахова система застосовується для кодування двопризначених номенклатур зі стійким зв'язком. Вона будується у вигляді таблиці й нагадує позиційну систему.

Розглянемо практичні приклади використання деяких кодів при комп'ютерному рішенні економічних завдань.

Коди рахунків бухгалтерського обліку широко застосовуються як при ручний, так і при автоматизованій обробці. При існуючій системі обліку код рахунків бухгалтерського обліку (робітник план рахунків) може складатися із трьох рівнів: перший (два знаки) означає балансовий рахунок; другий - субрахунок; третій - аналітичний рахунок, установлюваний на підприємстві, організації.

У машинних програмах автоматизованої обробки бухгалтерського обліку зустрічаються різні підходи до побудови коду аналітичного обліку. Як правило, структура коду відрізняється різним рівнем аналітичності й різною значущістю. Програми дозволяють вести облік по різних рівнях АНАЛІТИКИ (різним ознакам), які встановлюються на конкретному підприємстві, організації (фірмі). Побудова коду рахунків бухгалтерського обліку (робітника плану рахунків) має велике значення в тих програмах, які не передбачають локальної обробки окремих ділянок обліку, де весь облік виконується на підставі ведення журналу господарських організацій, що характерно для невеликих підприємств. Гнучка система побудови коду дозволяє при цьому виконувати аналітичні розробки з різним ступенем деталізації. Рівні АНАЛІТИКИ - це ті ознаки, по яких групуються дані. Наприклад, для рахунку 70 "Розрахунки з персоналом по оплаті праці" можна виділити два рівні: перший - для підрозділу, другий - для табельних номерів. У цьому випадку аналітичні зведення будуть складені в розрізі підрозділів і табельних номерів. Для рахунку 10 "Матеріали", наприклад, можна виділити три рівні АНАЛІТИКИ: перший - група матеріалів (один знак), субрахунок, установлений у плані рахунків; другий - склад (один знак); третій - номенклатурний номер матеріалів (два знаки).

На рисунку 2.2 наведено приклад побудови коду фарби масляної 108301 з урахуванням залежності всіх виділених ознак. Код багатозначний, з виділенням чотирьох ознак, побудований по позиційній системі.

При оприбуткуванні й відпустці матеріалів у первинному документі повинні бути проставлені всі ці коди.

У цьому випадку при автоматизованій обробці буде забезпечене одержання різних зведень синтетичного й аналітичного обліку в розрізі виділених ознак.

Рисунок 2.2 - Приклад побудови коду фарби масляної