Классификация информационных технологий. Технологии электронного документооборота. Часть 6.

Часть 6. Технологии электронного документооборота.

1

классификация Информационных технологий

Кандидат педагогических наук, преподаватель высшей категории
Никитин Михаил Евгеньевич

2

Компоненты системы электронного документооборота (СЭД)

Системы управления документами
Системы массового ввода бумажных документов
Системы автоматизации деловых процессов

3

1. Системы управления документами (СУД)

Обеспечивает интеграцию с приложениями, хранение данных на разных устройствах, распределенную обработку данных, поиск, индексацию электронных документов, коллективную работу с документами.
Индексация
Атрибутивная индексация
Полнотекстовая индексация

4

EDMS-сервер (Electronic Document Management System) – реализация функций управления СЭД
DOCS OPEN (PC DOCS)

5

2. Системы массового ввода бумажных документов

Для массового ввода бумажных документов архива посредством сканера и перевода их в электронный вид посредством операций выравнивания изображений, чистки, подготовки документа к распознаванию, распознавание и формирования задания.
Классы систем распознавания:
Оптическое распознавание OCR
Интеллектуальные системы распознавания ICR (штрих-коды, специальные метки)

6

7

Для каждого документа, прошедшего систему массового ввода, создается задание
Задания содержат статус, параметры, маршрут движения документа (workflow), что позволяет управлять движением документа и выполнением действий над ним
Workflow содержит набор сведений о документе: перечень сотрудников, участвующих в его разработке, или последовательный список исполнителей
Задания размещаются на сервере БД
После распознавания документ поступает в СУД, где происходит индексация

8

Ефрат-документоборот

9

3. Системы автоматизации деловых процессов

Для моделирования деятельности каждого сотрудника, работающего с электронными документами
Состоит из:
графического редактора (обрабатывает задания, формирует и размещает карты деловых процессов в базу карт деловых процессов),
модуля преобразования карт деловых процессов (обрабатывает карты деловых процессов и формирует конкретное АДП- приложение, которое моделирует деятельность одного сотрудника и ориентировано на роль, которую он исполняет)
модуля управления деловыми процессами (запускает АДП-приложение на выполнение и управляет их работой)

10

Workflow-системы

Action Workflow
StaffWare
OPTiMA-WorkFlow
Мотив

11

Функции СОД

Библиотечные службы
Управление деловыми процессами
Работа с составными документами
Управление деловыми документами
Интеграция с внешними приложения
Автоматизация жизненного цикла документа
Поддержка принятия решений
Извлечение и накопление информации из внешних источников
Анализ собранной информации с целью определения ее надежности и соответствия бизнесу
Формирование и предоставление интеллектуального капитала сотрудникам предприятия

© М.Е. Никитин, 2017 https://infourok.ru/user/nikitin-mihail-evgenevich

Технологии групповой работы и интранет/интернет

12

13

Функции технологии обеспечения групповой работы

Универсальный почтовый ящик
Электронная почта
Персональный календарь
Средство группового планирования
Управление заданиями
Последовательная маршрутизация
Управление деловыми процессами
Создание базы карт деловых процессов и маршрутизация электронных документов
Управление и контроль простых деловых процессов
Визуальное представление деловых процессов
Визуальное общение

14

Концептуальная схема групповой работы

15

Домен – сервер, содержащий каталог документов, каталог почтовых отделений, приложения Администратора ДБ
Основные (Primary) – управляет управление всеми остальными доменами
Вспомогательные
Почтовое отделение – содержит средства электронной почты, ведение календаря, планирования, управления данными и заданиями
Почтовый ящик – набор БД и каталогов, в которых помещаются сообщения и адресная информация
Пользователь любой сотрудник

16

Технологии интранет/интернет

Интранет – обозначает корпоративную сеть и обеспечивает не только распространение, но и обработку электронных документов с помощью web-технологии
Интранет/интернет – объединила в себе технологию локальной обработки данных, электронной почты, файловых серверов, технологий для организации групповой работы. Это механизм структурирования огромных объемов информации по разным предметным областям

17

Инструменты интранет/интернет

Web-сервер интранет
Навигатор
Редактор гипертекста
Инструменты для организации дискуссий
Инструменты для обслуживания архивов
Инструменты для организации электронного документооборота

1. Корпоративные информационные системы (КИС)

18

19

КИС

Автоматизированная система управления крупными территориально рассредоточенными предприятиями, имеющими несколько уровней управления, построенная посредством интегрированных информационных технологий и систем

20

Назначение КИС

Обеспечить решение внутренних задач управления:
Бухгалтерский учет
Финансовое планирование и финансовый анализ
Управление договорными отношениями
Расчеты с поставщиками и покупателями
Анализ рынка
Управление себестоимостью
Управление кадрами и др.

21

Принципы построения КИС

Принцип подсистем управления, с разделением на уровне одного сотрудника
Организация единого информационного пространства
обеспечение комплексного обобщения и анализа данных различных подсистем на уровне одного сотрудника

Свойства КИС

Поддержка стандартов управления:
MRP II
ERP
ERP II
ISO 9000
Масштабирование КИС
Корпоративные сетевые коммуникации
Многоплатформенность приложений
Специальные корпоративные ИТ

22

Свойства КИС

5. Специальные корпоративные ИТ
Бизнес моделирование КИС
Реинжиниринг бизнес-процессов BPR
Стандарты графического моделирования
Объектно-ориентированный подход:
IDEF0 (функциональная декомпозиция бизнес-процессов)
IDEF3 (динамическое соответствие процедур обработки)
DFD (диаграммы потоков данных)
IDEF1X (представление структуры реляционной БД)
Структурный подход:
UML

23

Свойства КИС

Корпоративные сети
Сервер БД, сервер приложений, сервер представлений, сервер факс-модемов, прокси-сервер, шлюз межкорпоративных связей и т.д.
Сервис-ориентированная архитектура
Создание систем поддержки принятия решений
Интеграция предприятий с внешней средой
Обеспечение высокого качества информации для принятия управленческих решений, надежность и защищенность КИС

24

Типовой состав функциональных модулей КИС

Финансы
Инжиниринг
Логистика
Поставки
Производство
Персонал
Компоненты общего назначения

25

26

27

ИТ создания КИС

СУБД – система управления корпоративной БД
Workflow – управление деловыми процессами
GroupWare – система групповой работы в пределах каждой рабочей группы/отдела
EDMS – система управления электронными документами
OCR – система массового ввода печатной информации в компьютер
Системы информационной безопасности
Специальные программные средства

28

ИТ построения

Клиент-сервер –высокоскоростной обмен данными в рамках рабочих групп корпоративной сети. Клиент и сервер должны быть расположены в одной логической подсети
Интранет-технология – увеличивает трафик за счет увеличения ссылок на данные, расположенные на различных серверах предприятия.
Интранет с приложениями реального времени
Многофункциональная интегрированная сеть

29

Транснациональные информационные системы

Централизованный расчет налогов, с учетом законодательства разных стран
Преобразование валют в ходе транзакций
Многоязычные экранные формы
Формат числовых данных, характерных для данной страны
Формат даты, времени, характерной для данной страны
Календарь выходных и праздничных дней и пр.

30

Виртуальный рынок рабочей силы
Виртуальные рабочие группы и виртуальные компании
Внештатные сотрудники
Массовая адаптация к требованиям заказчика

31

SAP ERP
MS Business Solution
Navision
Axapta
1C
Галактика
Парус

Технологии систем поддержки принятия решений

32

33

СППР DSS (Decision Support System)

СППР DSS (Decision Support System) – на базе аналитических данных подсказывают или помогают выбрать руководящему персоналу обоснованное решение, приносящее успех предприятию

34

Назначение СППР

Анализ данных, оценки ситуации для выработки решения
Выявление ограничений на принимаемое решение, противоречивых требований, формируемых внутренней и внешней средой
Генерация списка возможных решений (альтернатив)
Оценки альтернатив
Анализ последствий принимаемых решений
Окончательный выбор решения

35

ИТ поддержки принятия решений

ориентация на решение плохо структурированных (формализованных) задач;
сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей и методами решения задач на их основе:
направленность на непрофессионального пользователя компьютера;
высокая адаптивность.

36

Варианты архитектур СППР

На основе внутренних локальных БД
На основе витрин данных, информация которых не дублируется
На базе двухуровневой архитектуры информационного хранилища
На базе трехуровневой архитектуры информационного хранилища

37

Компоненты СППР

38

Концептуальная схема автоматизированной системы управления

Внутренние
данные

Информа-
ционные
хранилища

Витрины
данных

Средства погружения

Запросы Ответы

СЭД

АРМ

Data Mining

OLAP

BIS

MIS

EIS

DSS

Внешние
данные

39

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Эксперт
Crystal Info

1C
Gfhec

Технологии экспертных систем

40

41

Экспертная система

Экспертная система – система искусственного интеллекта, включающая базу знаний с набором правил и механизмом вывода, позволяющим на основании правил и предоставляемых пользователям фактов распознать ситуацию, поставить диагноз. Сформулировать решение или дать рекомендации для выбора действия

42

ИТ экспертных систем

43

Экспертные системы базируются на эвристических. Эмпирических знаниях, оценках, полученных от экспертов
Модели знаний
Фреймовые
Объектно-ориентированные