Контроль организации складского хозяйства и ведения складского учета

Контроль организации складского хозяйства и ведения складского учета

Ревизия производственных запасов начинается с проверки складских помещений и мест временного хранения, так как от условий хранения зависит их сохранность.

Основная ответственность за организацию и обеспечение контроля за хранением и сохранностью материальных ресурсов возлагается на внутрихозяйственный контроль. Его осуществляют руководители предприятий, специалисты, руководители производственных подразделений, учетно-экономическая служба, материально ответственные лица. Проверку условий хранения и сохранности материальных ресурсов в процессе внешних ревизий проводят в основном во время инвентаризации, а при текущем контроле - в процессе тематических проверок.

В ходе проверки складских помещений дается оценка условиям хранения продукции и производственных запасов, а также соблюдение порядка приема и выдачи товарно-материальных ценностей.

Проверяя состояние и организацию складского хозяйства устанавливают: обеспеченность помещениями, их техническое состояние, наличие весовых приборов, тары и другого оборудования, соблюдение правил складирования и хранения товарно-материальных ценностей (поддержание соответствующего температурного режима, влажности, правильность закладки овощей, картофеля и фруктов на длительное хранения и т.п.), обеспечение средствами противопожарной безопасности, организация сторо-жовои охраны, закрепления имущества за материально ответственными лицами. Одной из форм такого контроля является паспортизация условий хранения материалов, сырья и продукции (см. Форму). В паспортах ответ на вопрос отмечают словами "да" или "нет" или указывают процент соответствия.

Паспорт условий хранения картофеля, овощей, плодов в постоянных хранилищах

Текущий контроль за хранением ценностей осуществляют прежде всего материально ответственные лица. Например, заведующий нефтескладов должен регулярно по каждому резервуару отдельно проверять соответствие физико-химических характеристик нефтепродуктов требованиям стандартов или техническим условиям, выявлять наличие воды, механических примесей, с тем чтобы предотвратить заправке машин некачественным топливом и смазочными материалами; обеспечивать надлежащий прием и отпуск топлива.

Важным вопросом проверки является отбор материально ответственных лиц: заведующих токами и складами, кладовщиков, весовщиков и др. Ревизор знакомится с личными делами их, несмотря на то, что на эти должности не могут быть назначены лица, которые ранее имели судимость за хищения материальных ценностей, принятым в хозяйстве порядком назначения работников на эти должности (на основе приказов). Во время ревизии выясняют также или со всеми материально ответственными лицами заключены договоры о полной материальной ответственности согласно действующему законодательству, ознакомлены ли они с порядком ведения складского хозяйства и складского учета.

При проверке складского учета выясняют, имеют кладовщики, заведующие складами инструкции о порядке приема, хранения и отпуска материальных ценностей, образцы подписей должностных лиц, уполномоченных подписывать документы на выдачу материалов со складов, своевременно оформляются первичные документы, не допускаются случаи выдачи материальных ценностей без оформления накладных, доверенностей, своевременно проводятся записи в книгу складского учета, или выводятся остатки после каждой записи, вовремя складываются и кажутся отчеты о движении материальных ценностей, осуществляют контроль работники бухгалтерии за соответствием данных складского и бухгалтерского учета.

Следует обратить внимание и на то, осуществлено в хозяйстве заранее, до сбора урожая, инструктаж лиц, работа которых связана с учетом и сбором урожая, или определены обязанности каждого работника по составлению и оформлению первичных документов по учету поступления продукции, или подготовлены в необходимом количестве бланки первичной документации.

Сохранность производственных запасов зависит от условий хранения, органи-зации складского хозяйства и учета на складах. Этот вопрос проверяется при внешних ревизиях и внутреннего контроля.