Організація документування операцій з необоротними активами

Організація документування операцій з необоротними активами

Здійснені господарські операції можуть відображатися у бухгалтерському обліку лише за умови їх належного документального оформлення. Перелік типових форм первинної документації, якими оформлюються операції з руху основних засобів, затверджено законодавчо та наведено в табл.1.

Таблиця.1.

Первинні документи з обліку основних засобів

Операції з руху інших необоротних матеріальних активів оформлюються типовими первинними документами, затвердженими для основних засобів.

Всі первинні документи, наведені в таблиці 6.1, складаються і підписуються членами комісії, призначеної розпорядженням (наказом) керівника підприємства. До складу такої комісії повинно входити не менше трьох осіб:

■ усі перші особи підприємства: керівник, головний бухгалтер, головний інженер, головний механік, головний технолог, головний енергетик;

■ посадові особи тих структурних підрозділів, в яких знаходиться (або куди передається) об'єкт основних засобів: керівник (його заступник, начальник зміни, ділянки тощо), механік, технолог, бухгалтер.

Якщо підприємство мале та перерахованих посадових осіб у штаті не передбачено, то до комісії включаються посадові особи, які фактично виконують їх функції.

При придбанні об'єкту основних засобів до комісії включаються також і представники підприємства-постачальника.

Акт приймання-передачі повинен підписуватися усіма особами, які брали участь у його прийманні, а також матеріально відповідальними особами, які здають і приймають основний засіб. Особа, яка не погоджується зі змістом акту, зобов'язана підписати його з обґрунтуванням незгоди та висловити свою думку.

Загальний порядок документування операцій з обліку основних засобів та інших необоротних матеріальних активів наведено на рис. 2.

Рис. 2. Документування операцій з обліку основних засобів

та інших необоротних матеріальних активів

Пояснення до схеми:

(1)Акт приймання-передачі основних засобів після затвердження передається до бухгалтерської служби, де зберігається протягом терміну експлуатації і одного місяця після списання основних засобів за умови, якщо за цей термін проведено документальну ревізію.

(2)Один примірник акту 03-1 передається до бухгалтерської служби, де на його підставі здійснюється запис в інвентарній картці та інвентарному списку.

(3)Заповнені інвентарні картки реєструються в описі ОЗ-7.

(4)За даними інвентарних карток, а також за даними форм розрахунку амортизації в кінці місяця заповнюються картки обліку основних засобів.

(5)Інвентарні картки, а також картки обліку руху основних засобів звіряються з даними синтетичного обліку.

(6)У кінці звітного року за даними карток обліку руху основних засобів та за даними синтетичного обліку заповнюються дані звітності щодо основних засобів.

(7)Після ліквідації основних засобів і складання актів на їх списання перший примірник акту передається до бухгалтерської служби, де на його підставі робиться запис до інвентарного списку основних засобів, також вилучається відповідна інвентарна картка, що відображається в описі інвентарних карток з обліку основних засобів. Другий примірник акту залишається у матеріально відповідальної особи. Вилучена картка зберігається у бухгалтерській службі протягом встановленого періоду.

(8)Акт форми 03-2, підписаний матеріально відповідальною особою, яка приймає основні засоби, та представником відділу чи підприємства, де здійснювався ремонт, передається до бухгалтерської служби. У бухгалтерській службі на підставі акту здійснюється запис до форми ОЗ-6 та вносяться зміни до форми ОЗ-14 (03-15, ОЗ-16) щодо збільшення балансової вартості основних засобів на суму витрат, пов'язаних із завершенням модернізації, реконструкції тощо.

На кожен первинний документ складається графік документообороту.

Особливою ознакою нематеріальних активів є відсутність матеріальної форми, тому важливе значення мають документи, які ідентифікують нематеріальні активи, тобто підтверджують їх існування. Наприклад, право користування землею відображається у бухгалтерському обліку на підставі оформленого відповідно до чинного законодавства документу, який підтверджує право підприємства на земельну ділянку. Право на винахід, корисні моделі, промислові зразки підтверджується відповідними патентами та ліцензіями. Підтвердженням права на товарний знак є свідоцтво. Інформація про надра корисних копалин подається у вигляді геологічних звітів, карт та інших матеріалів.

Для документування операцій з нематеріальними активами використовуються типові форми документів, наведені в табл. 2.

Таблиця 2.

Характеристика типових форм первинних документів для нематеріальних активів

Всі наведені документи, які використовуються для відображення в обліку нематеріальних активів, повинні обов'язково регламентуватися графіком документообороту.

Придбання, перепродаж цінних паперів за готівку або кошти з поточного рахунку оформлюються відповідними касовими або банківськими документами.

Підставою для оприбуткування депозитних сертифікатів і отримання відсотків є виписка банку.

На кожен пакет придбаних цінних паперів у 2-х примірниках складається реєстр, який повинен містити такі обов'язкові реквізити: найменування емітента, номінальну вартість цінного паперу, купівельну вартість, номер, серію, загальну кількість, дату купівлі, дату продажу.

На розрахунок премії або дисконту складається розрахунок бухгалтерії. Якщо придбані підприємством акції, облігації або інші цінні папери передаються до банку на тимчасове зберігання, то в регістрах аналітичного обліку відмічаються дані про документи, одержані з банку.

Необоротні активи, які не належать підприємству, проте тимчасово знаходяться на його зберіганні також вимагають документального засвідчення. Для документування операцій на позабалансових рахунках з необоротними активами передбачено первинні документи, наведені в таблиці 3.

Таблиця 3.

Документи, якими оформлюються необоротні активи в позабалансовому обліку