ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА по предмету «Документационное обеспечение управления»

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 1 по предмету «Документационное обеспечение управления» специальность 080109 Тема:  Изучение формуляра­образца, бланков документов,  унифицированных трафаретных форм  Цель работы:               1. Ознакомиться с понятием формуляра­образца, его назначением.              2. Ознакомиться с видами бланков документов, унифицированных трафаретных форм.               3. Развивать навыки работы с документами, в том числе с  использованием информационных технологий               4.  Развивать  аккуратность, самостоятельность в работе с  документами Методы: Индивидуальная работа студентов по заданию Оснащение   ­ методическое пособие;                         ­ образцы документов                         ­ Басаков М.И., Документационное обеспечение  управления (Делопроизводство), Ростов н/Д, Феникс, 2013, с.77­111                          ­ ГОСТ Р6.30­2003 УСД. Унифицированная система  организационно­распорядительной документации. Требования к  оформлению документов, М., Госстандарт, 2003. Ход работы:      1. Организационный этап ­ Проверка наличия у студентов конспекта      2. Самостоятельная работа по выполнению заданияСлужебные документы изготовляются и размножаются на бумаге  стандартного формата. Все форматы делятся на 3 ряда: А, В и С.  2 Ряд А – основной, для изготовления писчей бумаги, ряды В и С ­  дополнительные, для изготовления изделий из бумаги – конверты, папки,  скоросшиватели, обложки, карточки и т.п.      Каждый ряд делится на классы, обозначающие размер формата  бумаги. В ряду А 13 классов. За исходный формат принят лист бумаги  площадью 1 кв.м. Каждый последующий формат получается путем  деления предыдущего пополам.  Каждый отдельный формат обозначается буквой ряда и цифрой класса: А4, А5, А3 и т.д.      Наиболее употребимые в делопроизводстве форматы А4 (297х210),  А5 (210х148), размеры даются в миллиметрах. Отдельные виды  документов, чаще всего плановые, бухгалтерские и др., содержащие  таблицы большого формата, графики, оформляются на бумаге формата  А3 (420х197).      При оформлении документов следует соблюдать ряд требований,  которые придают документу юридическую силу и повышают  оперативность подготовки, обработки и исполнения.      Всякий отдельный документ состоит из ряда составляющих его  элементов, которые называются реквизитами: наименование вида  документа, адресат, подпись и т.д.  Реквизиты документов оформляются  в соответствии с ГОСТ Р6.30­2003 Унифицированные системы  документации. Унифицированная система организационно­ распорядительной документации. Требования к оформлению  документов.      Формуляр­образец документа – это модель унифицированной формы  документа. В формуляре­образце четко определены площади для  размещения различных реквизитов документа, установлена длина  реквизитов на рабочем и служебном полях. Примеры формуляров­ образцов некоторых­ документов приведены в приложении А,  приложении Б.      Постоянный реквизит – это реквизит документа, наносимый при  изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. К ним относятся, например, наименование организации­автора,  справочных данных об организации.Переменный реквизит – это реквизит документа, наносимый при  составлении и изготовлении документа, например, текст, адресат, дата и  т.п.      Длина реквизита – число печатных знаков, необходимое для записи его на документе.       Площадь унифицированной формы или бланка документа,  предназначенная для заполнения реквизитами, называется рабочим полем документа. 3      Площадь, предназначенная для закрепления документа в технических  средствах хранения, для нанесения служебных отметок, называется  служебным полем документа.      Размеры полей бланков:      Левое  – не менее 20 мм      Правое – не менее 10 мм      Верхнее – не менее 15 мм      Нижнее – не менее 20 мм      Бланк документа – это стандартный лист бумаги светлых тонов с  воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом,  отведенным для переменной.      Основные требования к бланку определяет ГОСТ Р6.30­2003.       Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица  устанавливают следующие виды бланков документов:      ­ бланк письма (для оформления служебных писем)       ­ общий бланк ( для всех других видов документов)      ­ бланк конкретного вида документа (кроме письма)       Для каждого из этих видов бланков допускается 2 варианта  расположения реквизитов – угловой  (флаговый) и продольный   (центрованный).        При угловом расположении  постоянные реквизиты (наименование  организации­автора, справочные данные об организации) размещаются от  границы левого поля в левом верхнем углу. Этот способ наиболее  экономичный по использованию площади листа и удобный для обработки. Пример углового расположения приведен в приложении В.       При продольном расположении постоянные реквизиты располагаютвдоль верхнего поля листа центровано, т.е. начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от начала и конца строки). Пример  центрованного расположения приведен в приложении Г.      Унификация документов – установление единого комплекса видов и  разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций,  разработка единых форм и документов и единых правил их составления и оформления, а также создания трафаретных текстов.      Унифицированный документ – это документ созданный по  унифицированной форме, оформленный в установленном порядке.      Унифицированная трафаретная форма – форма документа, в которой  постоянные реквизиты и постоянная часть текста отпечатана в типогра­ 4 фии, а для переменной информации оставлено свободное место. Это  экономит время и повышает грамотность документа.      3. Задание      3.1. Ознакомиться с образцами бланков, унифицированных форм  документов.      3.2. По заданию преподавателя определить виды бланков, способы  расположения реквизитов на них.      4. Домашнее задание      4.1. Повторить пройденный материал (по конспекту)      4.2. Ответить на вопросы:      ­ Назовите форматы бумаги, используемой для изготовления  документов.      ­ Что такое реквизит документа? Приведите примеры.      ­ Что такое постоянный реквизит? Приведите примеры.      ­ Что такое переменный реквизит? Приведите примеры.      ­ Что такое длина реквизита?      ­ Что такое рабочее и служебное поле документа?      ­ Назовите размеры полей листа документа.      ­ Назовите виды бланков.      ­ Назовите способы расположения реквизитов на бланке документа.­ Приведите примеры унифицированных трафаретных форм       Литература         1. Басаков М.И., Документационное обеспечение управления  (Делопроизводство), Ростов н/Д, Феникс, 2013, с.77 ­ 111         2. ГОСТ Р6.30­2003 УСД. Унифицированная система  организационно­распорядительной документации. Требования к  оформлению документов, М., Госстандарт, 2003.