Правила составления заголовков дел

Правила составления заголовков дел

Основное правило составления заголовков дел: заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Элементы заголовка дела:

1. название вида дела (дело, переписка, журнал, книга) или разновидности документа (протоколы, приказы);

2. название организации, структурного подразделения, должностного лица (то есть, указание автора документа);

3. название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат);

4. краткое содержание документов дела;

5. название местности, с которой связано содержание документов дела;

6. даты, к которым относятся документы дела;

7. указание на копийность документов дела.

Например:

- «Указания руководителя Секретариата за 2005 г.»;

- «Переписка с министерством финансов за 2006 г.»;

- «Документы о проведении региональных выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспертов)»;

- «Документы к протоколам заседания коллегии министерства»;

- «Протоколы заседания ученого совета института»;

- «Переписка с поставщиками о поставке продукции»;

- «Переписка с военкоматом об учете военнообязанных»;

- «Приказы по административно-хозяйственным вопросам училища за 2006 год (копии)».

Не допускаются формулировки типа:

- «Исходящая переписка»;

- «Общая переписка»;

- «Входящие письма»;

- «Разное».