Презентация по делопроизводству "ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ"

ФОРМИРОВАНИЕ И  ФОРМИРОВАНИЕ И  ХРАНЕНИЕ ДЕЛ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

Номенклатура  Номенклатура  дел   дел ­  это  перечень  систематизированный  в  дел,  наименований  организации,  с  указанием  сроков  их  хранения. заводимых  ДелоДело   ­  совокупность  документов  или  документ, относящийся к одному вопросу  или участку деятельности, помещенных в  отдельную папку.

Формирование дел –  Формирование дел  –  это  группирование  исполненных  документов  в  дело  в  соответствии  с  номенклатурой  дел  и  систематизация  документов внутри дела

Работа по формированию дел  Работа по формированию дел  состоит из следующих операций:   состоит из следующих операций: • распределение  и  раскладка  исполненных  документов в дела;  • расположение  документов  внутри  дел  в  определенной последовательности;  • оформление обложек дел.

Дело  должно  содержать  не  более  250  листов,  при общей толщине не более 40 мм.  Оформление  дел  –  это  подготовка  дел  к  Оформление  дел  хранению в соответствии с установленными  правилами.

Основная цель хранения документов  –  Основная цель хранения документов это  создание  условий  для  их  использования  в  справочной  работе  учреждений  и  пополнение  Государственного архивного фонда РФ.

Документы готовятся к сдаче в архив ежегодно  Документы готовятся к сдаче в архив ежегодно  по окончании делопроизводственного года  по окончании делопроизводственного года  Примеры сроков хранения: • • акты проверок финансово­хозяйственной деятельности   гарантийные письма ­ 3 года  • ­ 5 лет   журналы  регистрации  несчастных  производстве ­ 75 лет;  случаев  на  • личные дела сотрудников ­ (75 л ­ возраст сотрудника);  • документы связанные с финансированием ­ постоянно

Исчисление сроков хранения  Исчисление сроков хранения  документов документов их  • Срок хранения документов исчисляется с  1  января  года,  следующего  за  годом  делопроизводством.  окончания  Например, если документ проходил в мае  2003  года,  то  срок  его  хранения  будет  исчисляться  с  1  января  2004  года.  На  отобранные  к  уничтожению  документы  составляется  Документы  измельчают  в  специальных  машинах  и  затем сырье сдают в макулатуру. АКТ.

Этапы хранения документов Этапы хранения документов

Подготовка исполненных  Подготовка исполненных  документов к хранению включает:   документов к хранению включает: • экспертизу ценности документов; • оформление  документов,  сдаваемых  в  архив; • составление  постоянного  хранения; описи  и  документов  долговременного  • обеспечение сохранности дел; • передачу дел в архив.

Правила хранения дел Правила хранения дел • • Дела  должны  размещаться  в  запирающихся  шкафах,  сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их  сохранность и защиту от пыли и света.   Дела  располагаются  на  полках  вертикально  в  последовательности,  соответствует  последовательности их расположения в номенклатуре.   На  корешке  каждого  дела  указывается  его  индекс  по  номенклатуре.   Номенклатура  дел  прикрепляется  на  внутренней  дверце  шкафа.  которая  • • • Для быстрого поиска документа сначала находят нужный  с  номер  дела  по  номенклатуре,  а  документами. затем  папку

Хранение документов Хранение документов

Экспертиза ценности документов – Экспертиза ценности документов –   это  отбор  документов  на  государственное  хранение  или  установление  сроков  их  хранения.

Все дела, отобранные на архивное  Все дела, отобранные на архивное  хранение, оформляются следующим  хранение, оформляются следующим  образом: образом: • документы в деле переформировывают и  располагают в хронологическом порядке; • нумеруют  листы  дела  в  правом  верхнем  углу; • в  конце  дела  подшивают  заверительный  лист,  в  котором  указывают  количество  листов в деле;

• на  наиболее  документы  составляют  внутренние  описи  дел  и  подшивают их в начале дела; важные  • переплетают дело; • на  обложке  дела  дополнительно  срок  указывают  количество  листов,  хранения  дела.  Уточняют  заголовок  и  крайние даты дела.