Презентация по Делопроизводству на тему "Деловая переписка"

Деловая  переписка

Деловая переписка Деловая переписка – это письменная форма  деловой коммуникации, которая охватывает  любое письмо или другую форму  корреспонденции, которая направляется любым  официальным лицом от его имени и в силу  занимаемого им поста.

Принципы культуры деловой  переписки • лаконизм; • информационная достаточность; • литературный язык, использование  официально­делового стиля; • логика и последовательность изложения; • ясность и недвусмысленность сообщения; • соблюдение этикета.

Виды деловой переписки Всю корреспонденцию на предприятии  условно можно разделить на следующие  группы:  • официальная/неофициальная переписка; • внутренняя и внешняя.

Официальная переписка • коммерческие предложения, • благодарственные и гарантийные письма,  • торговые соглашения,  • приказы по предприятию,  • должностные обязанности,  • запросы, • требования,  • претензии.

Неофициальная переписка • различные поздравления партнеров по  бизнесу, заказчиков, сотрудников;  • соболезнования; • извинения; • приглашения; • благодарности.

Внешняя и внутренняя  переписка • Внутренние документы имеют хождение  только между отделами одного предприятия, а  внешние — выходят за его рамки.

Регламентированные письма • Регламентированные письма имеют четкую структуру,  как правило, состоящую из двух частей: в первой,  вводной части, излагаются причины, указываются цели  отправителя и приводятся ссылки, на основании которых  делаются заявления, осуществляются речевые действия,  представляющие вторую, основную часть письма: Просим прислать образцы товаров и прайс­лист… Просим рассмотреть наше предложение…

Нерегламентированные  письма • Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся  в виде формально­логического или этикетного текста. Он, как правило, включает  элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент  делового письма ­ речевое действие: – этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим  извинения и т.п.; – сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т.п.; – подтверждения: подтверждаем; – заявления: заявляем, объявляем; – требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу,  обращаемся к Вам с просьбой; – обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся; – напоминания: напоминаем; – предложения: предлагаем

Общие правила ведения  деловой переписки • • •  служебные письма пишутся на  чистом бланке или листе бумаги  только на лицевой стороне; обращение, дата, подпись – это  обязательные позиции, которые  содержит официальная  корреспонденция; не принято писать длинные письма  (более 1 страницы);

Общие правила ведения  деловой переписки • если письмо больше одной страницы,  то в конце каждого последующего  листа нужно поставить «продолжение  следует»; • каждая страница, кроме первой,  нумеруются арабскими цифрами; • служебные письма набираются на  компьютере; • конверты должны быть  соответствующего размера;

Общие правила ведения  деловой переписки • исходящая информация  официального характера не  должна содержать каких­либо  рукописных пометок, в тексте  не допускаются исправления; • на телеграфный или  факсимильный запрос  необходимо дать ответ до  истечения 3 дней, на письмо –  до 10 дней.

«Язык» деловой переписки Характеристика «языка» деловой переписки: • частая повторяемость и единообразие; • нейтральность тона изложения; • смысловая точность; • отбор фактического материала; • убедительность.

Структура делового письма • «Шапка» письма, соответствующая  корпоративному стилю • Приветствие • Основное содержание письма  • Прощание  • Личная подпись • Ссылка на сайт организации и логотип

Структура делового письма

Стиль деловой переписки Особенности: • строгость конструкций; • приветствие по имени и отчеству; • ответ в течение двух суток; • отсутствие назойливости; • правило зеркала; • поздравление с праздниками; • благодарность.

Функции деловой переписки • Информационная  • Коммуникативная  • Социальная • Правовая   • Культурная  • Историческая