Презентация по делопроизводству "Порядок доступа к кадровой документации"

ГБ РОУ «ВПТ» Порядок доступа к кадровой документации Хохлова Ю.В.

 Кадровая документация – это комплекс документов, обеспечивающих регулирование трудовых и связанных с ними отношений нанимателя и работника внутри организации. Кадровая документа ция – это…

Важное значение имеет…  Важное значение имеет правильное размещение и организация работы кадровой службы. Кадровая служба как подразделение, работающее с конфиденциальной информацией, должна соблюдать правила работы, установленные для данного вида информации.

 Согласно этим правилам необходимо отдельное помещение с одним входом. Для ожидающих приема посетителей целесообразно выделить отдельное помещение.  Кабинет работников кадровой службы должен быть оборудован эффективными противопожарными средствами. Согласно этим правилам…

 Любые дела, документы, журналы учета хранятся в постоянно запертых металлических шкафах. Помещение, шкафы с документацией, компьютеры обеспечиваются охранной сигнализацией. Любые дела…

 Работникам не разрешается при длительном отсутствии на рабочем месте оставлять на столе документы. Черновики и испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня должны быть уничтожены. Работникам …

Компьютер ы в конце рабочего…  Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.  Вскрытие рабочих шкафов в отсутствие работника, отвечающего за хранящуюся там документацию, производится руководителем кадровой службы в присутствии двух работников.  Кадровая служба устанавливает специальные часы приема, причем часы приема работников данной организации и часы приема посетителей должны быть различны.

 Кадровая служба устанавливает специальные часы приема, причем часы приема работников данной организации и часы приема посетителей должны быть различны. Кадровая служба…

При работе с кадровой документацией следует соблюдать специфические особенности ее обработки и хранения:  приказы по личному составу составляются, регистрируются и хранятся в кадровой службе, а не в службе общего делопроизводства;  материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований, аттестаций помещаются в отдельное дело, имеющее гриф «Строго конфиденциально»;

Особое внимание…  Особое внимание обращается на сохранность папок с персональными данными работников. Сотрудник, который выполняет открытие, ведение, закрытие и хранение персональных данных, несет личную ответственность за сохранность документов и соблюдение условий доступа к ним.

Не допускаетс я…  Не допускается замена документов в папках персональных данных — новые документы помещаются вместе со старыми. Также не допускается выдача документов из этих папок и трудовых книжек на руки кому бы то ни было, а при необходимости работнику выдается копия документа;  справка с места работы выдается только тому лицу, которому требуется справка, но не родственникам или сослуживцам;  нельзя отвечать на вопросы, связанные с передачей персональных данных, по телефону или по факсу.