Презентация по делопроизводству "Работа с конфиденциальными документами. Закрытое делопроизводство"

ГБ ПОУ « ВПТ» РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ. ЗАКРЫТОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ • В современном информационном обществе защита коммерческой тайны от несанкционированного доступа, разглашения и распространения — основа устойчивого развития любой компании. Документы, в которых содержится коммерческая или служебная тайна, называются конфиденциальными.

ПОРЯДОК РАБОТЫ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ • Законодательные акты определяют конфиденциальные документы как деловые бумаги, которые содержат данные и сведения, квалифицирующиеся как коммерческая или служебная тайна. С свою очередь, коммерческая или служебная тайная определяется как информация с ограниченным доступом. Доступ ограничивается в интересах лиц, которые обладают этой информацией и принимают меры к охране ее конфиденциальности.

ВАЖНУЮ РОЛЬ ИГРАЕТ… • Важную роль в процессе создания, учета, и сохранения информации с ограниченным доступом играет секретарь- делопроизводитель. Он выступает в роли посредника между отправителями и получателями секретных данных. В его функции входит также контроль и ограничение доступа к сведениям, не подлежащих распространению.

ПРАВИЛА РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНУЮ ИНФОРМАЦИЮ • персональные данные сотрудников. К ним также относятся события, факты и обстоятельства жизни физического лица, которые однозначно его идентифицируют. данные и материалы следствия, судебного производства и государственной тайны; служебная тайна: адвокатская, нотариальная, врачебная. тайна почтовых сообщений, переговоров по телефону и иных форм переписки; коммерческая информация компании; информация ноу-хау, новые технологии, изобретения, образцы производства, модели.

• Лицо, назначенное руководителем компании ответственным за работу с конфиденциальной информацией должно следить за сохранностью данных, а также контролировать доступ к ним только тех лиц, которые входят в соответствующие списки.

• Технология работы с данными ограниченного доступа предполагает учет и маркировку входящих бумаг соответствующим образом. В частности, в правом верхнем углу титульного листа ставится гриф "конфиденциально", "для служебного пользования" или "коммерческая тайна":

КРОМЕ ЭТОГО УКАЗЫВАЕТСЯ СРОК ДЕЙСТВИЯ И НОМЕР КОПИИ

• Сведения о секретном характере документа и способе его применения довольно часто содержатся в самом тексте деловой бумаги. Процедуру вскрытия секретного пакета проводит только ответственный сотрудник, назначенный руководителем. Оно же проверяет сохранность содержимого – сверяет количество страниц, проверяет наличие приложения и т.д.

• Завершенные дела хранятся в сейфе. Сейф должен быть опечатан, а ключ должен находиться у ответственного сотрудника. Все бумаги с ограниченным доступом подлежат внесению в номенклатуру дел предприятия. Обратите внимание, что для проверки наличия всех бумаг и передачи утративших актуальность в архив или на уничтожение должна быть создана специальная комиссия. Частоту созыва комиссии определяет руководитель, обычно это происходит раз в год.

• Выдача оригинала производится ответственным работником. Он должен сверить данные по журналу, проверить наличие и сохранность листов и произвести запись в журнале. Изъятие документа с ограниченным доступом происходит только по согласованию с руководителем. Недостача должна быть незамедлительно оформлена, о ней должно быть доложено руководителю и начальнику службы безопасности. При увольнении ответственного работника или секретаря должна быть проведена инвентаризация и передача бумаг руководителю. Об это составляется акт, утверждаемый руководителем.

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!!!