Презентация по делопроизводству "Составление и оформление бланка описи дел"

ГБ ПОУ « ВПТ» Составление и оформление бланка описи дел

 Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Опись дела…

Опись дела…  Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.  Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).  Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

 Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

 порядковый номер дела (тома, части) по описи;  индекс дела (тома, части);  заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;  даты дела (тома, части);  количество листов в деле (томе, части);  срок хранения дела. Описательна я статья описи дел структурного подразделен ия включает в себя следующие элементы:

 заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;  каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);  порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; При составлении описи дел структурного подразделен ия соблюдаются следующие требования:

При составлении описи дел структурного подразделен ия соблюдаются следующие требования:  графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;  при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);  графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи…  В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).  Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.  По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

Обязательны м элементом оформления законченной описи является «титульный лист»  На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:  название фонда;  номер фонда;  номер описи;  название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;  крайние даты дел, включенных в опись.

 Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!!!