Презентация "Порядок составления актов о выделении документов к уничтожению"

ГБ ПОУ « ВПТ» ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ АКТОВ О ВЫДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮ

АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ ДЕЛ К УНИЧТОЖЕНИЮ • Акт о выделении дел к уничтожению является документальным результатом предшествующей ему процедуры отбора документов, подлежащих уничтожению. Он представляет собой список видов документов (позиций), которые должны быть уничтожены. • Он составляется на основании проведенной  экспертизы ценности документов в организации.

КАК ПРАВИЛО В организации существует не менее десятка позиций документов, несмотря на то, что в каждой из них может присутствовать лишь небольшое количество бумаг. Несколько десятков позиций – наиболее стандартная ситуация при составлении акта о выделении дел к уничтожению. В некоторых случаях это количество приближается к сотням, если организация крупная или акты на выделение к уничтожению составляются нерегулярно и происходит накопление документов с истекшими сроками хранения. • Необходимо указывать действительное количество документов по каждой разновидности без завышения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение.

ЕСЛИ ВПОСЛЕДСТВИИ БУДЕТ ОБНАРУЖЕНО… • Что количество документов, попавших под уничтожение, не соответствует действительности, сама законность  уничтожения документов может быть поставлена под сомнение. Кроме того, это может создать путаницу в самой организации в том случае, если уничтоженный документ фактически будет значиться «живым» согласно документам организации.

АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ ДЕЛ К УНИЧТОЖЕНИЮ ОФОРМЛЯЕТСЯ… • Акт о выделении дел к уничтожению оформляется согласно приложению № 4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. • Акт о выделении дел к уничтожению составляется на дела всей организации. В том случае, если в акте указываются дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения ставится перед группой заголовков дел данного подразделения. • Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Вместе с актом на уничтожение документов оформляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором обозначена дата передачи, общее количество и вес принятых на уничтожение дел. Это приложение является важной частью всего технологического процесса уничтожения, поскольку

ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ АКТА • Порядковый номер • Указывается порядковый номер дела (документа). • Заголовок дела или групповой заголовок документов • Заголовок вносится в акт в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Однородные заголовки дел (документов) вносятся под общим заголовком. • Крайние даты • В акте для каждой группы документов нужно прописать промежуток времени (годы), к которому относятся отобранные документы. • Номер описи • В данную графу вносится учетный номер описи дел (при наличии). При отсутствии описи дел графа остается пустой.

ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ АКТА • Индекс дела • Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел. При отсутствии номенклатуры, графа остается пустой. • Количество единиц хранения • Нужно указать количество единиц хранения (дел), подлежащих уничтожению. • Сроки хранения и номера статей по перечню • Указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному). Важно помнить, что в перечне указаны названия наиболее типичных позиций, которые иногда не соответствуют названию позиций, применяемых в организации. Решение о том, к какой позиции следует отнести тот или иной документ, решает архивист, в обязанности которого входит отбор

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ Содержится запись общего количества единиц хранения цифрами и прописью, выделенных к уничтожению. • После того как акт на уничтожение составлен, необходимо заверить его подписью руководителя. Кроме того, он должен быть согласован с экспертной комиссией, которая при необходимости может быть создана в оперативном режиме.

ОБРАЗЕЦ