Роль користувача у створенні ІС і постановці задачі

Роль користувача у створенні ІС і постановці задачі

Пропоновані до ІС високі споживчі вимоги в частині функціональної наповненості та технологічного виконання припускають обов'язкову участь замовника (користувача системи) в процесі її створення, впровадження і експлуатації. Особливо необхідним є дотримання умов надання замовником на стадії передпроектного обстеження організації, підприємства, фірми всієї необхідної інформації щодо попередніх досліджень, пов'язаних з побудовою бізнес-процесів розв'язуваних задач. Однак цим участь замовника не обмежується. Відносини співробітництва припускають його особисту участь в процесі постановки задач на кожному робочому місці виконавця. Перш ніж розробляти математичну модель і блок-схеми програм, фахівці- проектувальники повинні прийти із замовником до однозначної згоди по наступних питаннях: про склад і вартість устаткування, на якому буде реалізовуватися система; необхідному й достатньому об’ємі інформації, що прийдеться обробляти в процесі експлуатації системи; необхідній кількості і професійному складі службовців і фахівців; способах подання вхідних й підсумкових даних, змісті накопиченої в базі даних інформації, а також складі й числі її носіїв; про обсяги фінансових, трудових і матеріальних витрат, необхідних для безперебійного і ефективного функціонування системи. Одночасно вже на стадії проектування відбувається навчання й психологічна підготовка персоналу фірми до роботи в умовах автоматизації. Технологія обробки інформації і посадові інструкції учасників техноло-гічного процесу розробляються й затверджуються на етапі робочого проектування, при цьому їх зміст і форми подання обов'язково обговорюються з користувачами.

Конкретизація задач і опис предметної технології в основному повинен лягти на плечі замовника. Постановники задач - користувачі розробляють інформаційну модель, що розкриває послідовність обробки даних і структуру взаємозв'язку між ними. Необхідну конфігурацію комп'ютерної мережі проектувальники визначають, орієнтуючись на потреби цієї моделі.

Найбільш важливим моментом у постановці управлінських задач варто назвати целеспрямованість, що повинне бути виконане на першому етапі проектування системи. Декомпозиція цілей в структурі управління мікроекономічними об'єктами є підставою для розподілу функцій між різними робочими місцями.

Від фахівців організації-замовника залежить, у якому вигляді буде видаватися результат по кожній задачі: як набір інформації рекомендаційного характеру, як опис можливих альтернатив рішення задачі або, у випадку прийняття того або іншого рішення, як сценарій можливих ситуацій. Наприклад, в експертних системах виробляються рішення без особистої участі менеджера. По суті справи такі системи акумулюють у вигляді бази знань управлінський досвід багатьох професіоналів- менеджерів. Недоліками таких систем є їх складність і вартість.

У зв'язку з переходом на бізнес-процесний принцип управління кваліфіковані користувачі з боку організації-замовника (фахівці, менеджери, економісти) нерідко приймають саму активну участь в описі й графічному поданні документообігів по відомим їм напрямкам діяльності організації. У зв'язку з тим, що документообіг відбиває всю специфіку руху інформації з конкретних функціональних напрямків діяльності, застосування об'єктних і об'єктно-функціональних методів структурного аналізу для моделювання й графічного подання управлінських процесів стає необхідним.

Як правило, фахівці-менеджери разом з розроблювачами ІС і ІТ для опису виконуваних системою функцій і інформаційних зв'язків застосовують методи побудови діаграм потоків даних DFD (Data Flow Dіagrams).

Побудовані в ході аналізу управлінської діяльності організації моделі на стадії проектування ІС розширяються, доповнюються діаграмами структури програмного забезпечення (архітектурою ПЗ, структурними схемами програм і діаграм екранних форм), які в сукупності дадуть повний опис ІС незалежно від того,  чи є вона існуючою або розроблювальною.

Формулювання споживчих властивостей ІС - один з обов'язків замовника. Розглянемо найважливіші з них.

Функціональна повнота - властивість, що позначає найбільш повний склад списку задач, що піддаються рішенню за допомогою комп'ютерної технології. Таким чином, це поняття виражає ступінь і рівень автоматизації управлінських процесів на даному підприємстві з використанням ІС.

Своєчасність характеризує часові властивості ІС і ІТ і має кількісне вираження у вигляді сумарного часу затримки інформації, необхідної користувачеві в даний момент часу в реальних умовах для прийняття рішень. Чим менша величина затримки надходження інформації, тим краще ІС відповідає даній вимозі. Для автоматизованої системи управлінської діяльності цей показник може зіграти визначальну роль при оцінці прийнятності ІТ для конкретної організації, оскільки більша частина тактичних рішень, наприклад, у торговельній справі, фінансових ситуаціях повинна прийматися в режимі реального часу.

Загальний показник надійності ІС концентрує в собі ряд важливих характеристик: частоту виникнення збоїв у технічному забезпеченні; ступінь адекватності математичних моделей; верифікаційну чистоту програм; відносний рівень вірогідності інформації; інтегрований показник надійності ергономічного забезпечення ІС.

Адаптаційні властивості системи відбивають її здатність пристосовуватися до зміни навколишнього зовнішнього тла й внутрішнього управлінського й виробничого середовища організації. Важливою кількісною характеристикою є час адаптації ІC, тобто період, необхідний для відновлення прийнятного рівня адаптивності комп'ютерних моделей. Протягом  такого періоду ступінь довіри до підсумкової інформації, тобто до "рад" комп'ютера різко падає. Важливе завдання замовника - сформулювати на етапі проектування границі допущення відхилень у значеннях керуючих і вихідних параметрів, що мають принципове значення для функціонування всієї системи. Час адаптації також повинен бути заздалегідь встановлений. Витрати на забезпечення адекватності повинні, по-перше, піддаватися розрахунковій оцінці, а по-друге, не занадто впливати на ефективність роботи ІТ управління організацією. Крім математичної, параметричної і програмної адаптивності ІС повинна мати властивість технічної і організаційної адаптивності, що дозволяє оперативно і без великих витрат модернізувати експлуатовану версію системи для роботи на новому обладнанні або в нових ринкових умовах. Такий рівень адаптації досягається шляхом забезпечення:

- інваріантності технічних засобів до складу і архітектури, набору функцій і розв'язуваних функціональних задач, типу організації управлінської діяльності;

- незалежності від періоду прогнозування і планування;

- можливості нарощування ІС за рахунок включення нових программных модулів або вдосконалення діючих;

- експертних властивостей і максимальної варіабельності рішень на етапі проектування.

Економічна ефективність визначається в декількох аспектах: як співвідношення між витратами і отриманим результатом, як ступінь досягнення поставленої перед ІС управління організацією цілі і як результат порівняння економічних показників діяльності управлінських служб, виявлених на етапі передпроектного обстеження організації, з аналогічними показниками в умовах застосування впровадженої ІТ. Звідси виника, що роль користувача на стадії запровадження в дію ІТ управління ще значніша, ніж на попередніх щаблях її створення. Відповідальність замовника зростає, тому що він зацікавлений у всебічній перевірці працездатності системи, з огляду на необхідність подальшої самостійної експлуатації всіх видів забезпечення ІТ і ІС в цілому. Крім того, на ньому лежить обов'язок по наповненню банку даних реальною інформацією та відповідальність за її вірогідність. Особливо це стосується фахівців, що працюють із умовно-постійною, нормативно-довідковою інформацією. Поточна ж змінна інформація буде коректуватися в процесі функціонування системи.

При створенні й функціонуванні іС надається велике значення питанням кодування інформації. Комплексна автоматизація задач управління передбачає використання різних класифікаторів: загально-українських, галузевих, регіональних і локальних. Значним фактором є комплексне використання класифікаторів різними службами при вирішенні економічних задач. Кінцева цільа застосування класифікаторів полягає в створенні довідково-нормативної бази даних, пам'яті інформаційних систем, використовуваної для вирішення різних економічних задач. Тому вміння фахівців працювати із класифікаторами і довідниками є визначальним при використанні ІТ.

Наприклад, програма 1C: Бухгалтерія 7.7 містить наступні довідники: план рахунків, ставки ПДВ, одиниці вимірів, довідники матеріалів, статей витрат на виробництво, видів продукції, підрозділів, контрагентів, співробітників, валют, банків, номенклатури, основних засобів. Причому, заповнення довідників в комп’ютері відбувається по-різному, про що користувач повинен бути обізнаний, щоб знати, як підступитися до роботи.

Деякі довідники (наприклад, план рахунків, валют, одиниць вимірів) бувають вже заповнені при придбанні програми, їх варто тільки відкоригувати стосовно до конкретних умов. Інші довідники (наприклад, матеріалів, співробітників, контрагентів) підлягають заповненню в організації відповідно до заздалегідь розроблених локальних класифікаторів.

При аналізі розроблених документів велика роль приділяється користувачеві. Важливими є рекомендації користувачів при вивченні можливості заміни застосовуваних форм документів уніфікованими. Якщо така можливість не надається, то на стадії апробації системи здійснюється розробка форм нових первинних документів, тобто заміна діючих документів новими, пристосованими до автоматизованої обробки. Ця робота виконується фахівцями - розроблювачами ІТ разом з економістами-користувачами. Керуючись цілями управління, відбувається визначення складу реквізитів, що включаються в документ.

При впровадженні типових проектних рішень вивчається можливість застосування типових форм зведень у раніше розроблених проектах.

Як правило, з урахуванням рекомендацій користувачів виробляється прив'язка типових форм висновку до конкретних умов. Визначається склад потрібні організації зведень, складання яких не передбачене проектом. У такому випадку складається індивідуальний проект, ведеться розробка всіх вихідних документів, як зовнішніх, так і внутрішніх. Для цього визначається склад виведених на монітор ПК показників, які потім розподіляються по вихідних документах у певній послідовності, при цьому враховується склад використовуваних і  даних відомостей, що зберігаються в базі.

Застосування відеотермінальних пристроїв для відбиття зведень на екрані дисплея пред'являє до складання форм документів ті ж загальні вимоги, але враховуються такі з них, як код формату, число рядків у кадрі, число символів у рядку, інформаційна ємність екрана (знаків), набір відтворених знаків (до 256 символів). Вибір конкретного формату виведеної інформації виробляється з урахуванням зазначених вимог.

Підсумком запровадження в дію ІС і ІТ є  передача замовникові пакета організаційно-розпорядницької документації, що повинна бути ретельно проаналізована і вивчена виконавцями, а при необхідності повернута розроблювачам на доробку.

Отже, активна і особиста участь користувача ІС управління протягом  усього життєвого циклу системи є обов'язковою умовою її успішного впровадження й подальшого функціонування.