Создание поля подстановки для заполнения таблиц базыданных Access

Шандриков А.С.

Филиал учреждения образования «Белорусский государственный технологический университет» «Витебский государственный технологический колледж»

СУБД Access. Создание поля подстановки

Поле подстановок – это поле в таблице, значения которого загружаются из другой таблицы или из списка значений. Ввод значений в поле подстановок существенно упрощается за счёт выбора данных из раскрывающегося списка и повышает производительность процесса формирования таблиц.

Поле подстановок можно создавать вручную или автоматически путем заполнения полей мастера подстановок. По возможности следует использовать второй вариант, так как мастер подстановок автоматически заполняет соответствующие свойства поля и при этом создаёт соответствующие связи между таблицами.

Предположим, что имеется база данных Университет, содержащая таблицы Студент, Специальность, Группа и Факультет (рис. 1-4)  и в качестве примера рассмотрим добавление в таблицу Студент поля Наименование_факультета, используя операцию подстановки.

Рис. 1. Пример заполнения таблицы Студент

Рис. 2. Пример заполнения таблицы Специальность

Рис. 3. Пример заполнения таблицы Группа

Рис. 4. Пример заполнения таблицы Факультет

Так как в рассматриваемой базе данных есть таблица Факультет, то целесообразно создать поле подстановки и в процессе заполнения поля Наименование_факультета использовать подстановку нужного наименования из раскрывающегося списка[1]. Создание поля подстановок удобно осуществлять с использованием Мастера. Для этого необходимо:

- открыть таблицу Студент;

- открыть вкладку ПОЛЯ;

- щёлкнуть левой кнопкой мышки (ЛКМ) по кнопке Щелкните для добавления на последнем поле таблицы;

- из открывшегося краткого меню подать команду Подстановка и отношение (рис. 5). На экране появится окно Создание подстановки (рис. 6), в котором отображается список значений для выбора. По умолчанию предлагается импортировать значения из другой таблицы или другого запроса;

- щёлкнуть ЛКМ по кнопке Далее. На экране появится второе окно Создание подстановки (рис. 7), в котором предлагается выбрать таблицу или запрос со значениями, которые будет содержать поле подстановки. Факультет и щёлкнуть ЛКМ по кнопке Далее;

Рис. 7. Окно выбора объекта, из которого будет импортировано поле подстановки

- выделить таблицу Факультет и щёлкнуть ЛКМ по кнопке Далее. На экране появится третье окно Создание подстановки (рис. 8), в котором запрашиваются поля таблицы Факультет, значения которых будет содержать поле подстановки в таблице Студент.

Рис. 8. Окно с запросом на выбор столбцов подстановки

- в разделе Доступные поля задать поле Наименование_факультета и щёлкнуть ЛКМ по кнопке, обозначенной стрелочкой на рис. 8.Заданное поле будет перемещено в раздел Выбранные поля;

- в следующих, четвёртом и пятом окнах Создание подстановки (рис. 9 и 10) нужно выбрать порядок сортировки элементов списка и задать нужную ширину столбца списка. В окне на рис. 10 рекомендуется активизировать опцию Скрыть ключевой столбец;

Рис. 9. Окно с запросом порядка сортировки записей

Рис. 10. Окно с запросом ширины поля

- в шестом окне Создание подстановки (рис. 11) задать подпись поля подстановки (заголовок столбца) и щёлкнуть ЛКМ по кнопке Готово. В качестве названия в данном примере логично задать Наименование_факультета.

Рис. 11. Окно с запросом заголовка поля подстановки

На этом создание поля подстановки закончено.

Теперь для заполнения данными ячеек поля Наименование_факультета пользователь должен щёлкнуть ЛКМ по заполняемой ячейке, раскрыть список и выбрать нужное название факультета, как показано на рис. 12.

Рис. 12. Заполнение ячейки поля Наименование_факультета данными

Литература

Шандриков, А.С. Информационные технологии в лесном хозяйстве / А.С. Шандриков – Минск : РИПО, 2018 – 390 с.

Скачано с www.znanio.ru