Авансовый отчет - документ об отчете подотчетного лица о расходовании полученных средств

Авансовый отчет - документ об отчете подотчетного лица о расходовании полученных средств

Авансовый отчет - комбинированный документ бухгалтерского учета, выполняющий функции распорядительного, исполнительного и накопительного документа, в котором фиксируются полученные подотчетным лицом от предприятия наличные денежные средства для выполнения определенного задания предприятия (на командировку, на закупку сельскохозяйственной продукции и на прочие производственные потребности), на основании представления подтверждающих документов показывается сумма израсходованных средств.

После выполнения задания и по возвращении на предприятие подотчетное лицо заполняет авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. По форме авансовый отчет имеет две стороны: лицевую, на которой указаны сведения об организации, номер и дата отчета, сведения о подотчетном лице, информация о проведении расчетов и т. д., и обратную сторону, содержащую итоговые данные о величине израсходованных подотчетным лицом средств. В этом учетном регистре фиксируется признанная предприятием величина расходов подотчетного лица по выполнению задания направившего его предприятия (приобретение ценностей, осуществление расчетов, оплата услуг, служебная командировка и т. д.). Расходы могут осуществляться за счет наличных денежных средств, выданных предприятием подотчетному лицу авансом, и за счет использования собственных денежных средств подотчетного лица.

По авансовому отчету может быть как полное совпадение - подтверждение документами всей полученной суммы денежного аванса, так и осуществление расчетов - погашение предприятием превышения затрат подотчетному лицу или внесение подотчетным лицом остатка неиспользованных полученных средств в кассу предприятия.