Базы данных MS Access

Выход

Microsoft

Access

БАЗА ДАННЫХ

Создание новой БД

Выход

Создание БД
на основе шаблона

Переименование БД

Классификация

Открытие БД из файла

Общие сведения

1

Общие сведения

- это упорядоченная совокупность данных о конкретном объекте, хранящаяся во внешней памяти и организованная определенным способом. СУБД входит в понятие базы данных как элемент сложной иерархической системы.

С базой данных можно проводить ряд операций над содержащейся в ней информацией:

добавление новой информации;
поиск информации;
изменение информации;
удаление информации.

2

Все действия, выполняемые над информацией, в частности размещение ее в таблицах и манипуляции с ней проводят специализированные программы - СУБД, которые отвечают за:

управление данными в базе данных - хранение данных и управление служебной информацией, обеспечивающей работу СУБД;
управление памятью компьютера - использование буферизации данных в оперативной памяти компьютера;
управление транзакциями - поддержание логической целостности базы данных в многопользовательских системах. При успешном выполнении транзакции (окончании одной операции по изменению данных) СУБД вносит соответствующие изменения в базу данных. Если при проведении операции над данными происходит сбой или отмена действия, то выполняемые изменения не будут занесены в базу данных и ее состояние (логическая целостность) не изменится;
управление изменениями в базе данных - обеспечение надежности хранения данных, возможности восстановления базы данных в аварийных ситуациях. Для этого ведутся протокол изменений базы данных и архивная копия базы, которые СУБД использует при сбое для восстановления данных.

3

Для более полного представления механизма работы и принципов организации СУБД рассмотрим ее архитектуру. Различают три уровня архитектуры СУБД:

внутренний уровень - описывает, каким образом размещаются данные на устройствах хранения информации. Он, как правило, недоступен пользователям базы данных для выполнения просмотра и модификации;

внешний уровень – задает способ представления данных непосредственно для пользователей. На этом уровне имеется возможность манипуляции данными в СУБД с помощью специального языка;

концептуальный уровень – является как бы переходным уровнем от внутреннего к внешнему и представляет собой обобщенное представление данных в базе.

1

1) По характеру хранимой информации:
фактографические;
документальные;

2) По способу хранения данных:
централизованные;
распределенные;

3) По структуре организации данных:
реляционные (табличные БД);
иерархические;
сетевые БД.

Классификация баз данных

2

В фактографических БД содержатся краткие сведения об описываемых объектах, представленные в строго определенном формате.
Документальная БД содержит обширную информацию самого разного типа: текстовую, графическую, звуковую, мультимедийную.

Если различные части одной базы данных хранятся на множестве компьютеров, объединенных между собой сетью, то такая БД называется распределенной базой данных.
Информационная система - это совокупность базы данных и всего комплекса аппаратно-программных средств для ее хранения, изменения и поиска информации, для взаимодействия с пользователем. Примерами информационных систем являются системы продажи билетов на пассажирские поезда и самолеты. WWW — это тоже пример глобальной информационной системы.
Базы данных с табличной формой организации называются реляционными базами данных.

1

Создание новой базы данных

1. Щелкните на кнопке Office в левом верхнем углу окна и выберите команду Создать.

Также можно щелкнуть на значке Новая база данных, расположенном в области Новая пустая база данных.
По умолчанию база данных будет сохранена в папке Документы.

2

2. В поле Имя файла введите имя базы данных.
3. Щелкните на кнопке Создать.

И на экране появится основное рабочее окно Access.

База данных будет сохранена в папке Документы.

1

Создание базы данныхна основе шаблона

В Access 2007 есть немало шаблонов, используемых с целью ускорить создание базы данных. Шаблон - это готовая база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Например, существуют шаблоны, используемые для отслеживания проблем, управления контактами или записи расходов. В некоторые шаблоны включено несколько образцов записей, чтобы продемонстрировать их использование. Шаблоны баз данных можно использовать в готовом виде либо настроить их для своих нужд.

2

Запустите программу Access 2007.
На странице Начало работы с Microsoft Office Access в области Шаблоны в Интернете представлено несколько шаблонов.

Создать базу данных на основе шаблона можно таким образом.

3. Также можно выбрать одну из категорий шаблонов на панели Категории шаблонов, расположенной в левой части окна.
4. Щелкните левой кнопкой мыши на нужном шаблоне.

3

5. Щелкните левой кнопкой мыши на нужном шаблоне.

6. В правой области окна Microsoft Access в поле Имя файла отобразится предварительное имя базы данных. Можно изменить имя файла или указать другую папку.

7. Щелкните на кнопке Создать или на кнопке Загрузить, чтобы загрузить шаблон с Web-узла Microsoft Office.

7

5

6

1

Переименование базы данных

Для переименования базы данных, которым программа Access автоматически присвоила имена, следует выполнить такие действия.

Предварительно щелкните на кнопках Office и Открыть.
Найти имя требуемого файла в списке Имя и щелкните на нем правой кнопкой мыши.
Выберите из контекстного подменю команду Переименовать.
В режиме редактирования название файла будет выделено особым цветом. Введите новое имя.
Нажмите клавишу , чтобы сохранить новое имя. Если попытаться изменить имя открытого файла базы данных, то на экране появится сообщение об ошибке.

2

В этом окне можно переименовать файл базы данных

Открытие базы данныхиз файла

1

Для того чтобы открыть базу данных, необходимо выполнить следующие действия.

Щелкните на кнопке Office и затем на значке Открыть, после чего на экране появится диалоговое окно Открытие файла базы данных.
Укажите необходимую папку и щелкните на имени файла базы данных.
Щелкните на значке, расположенном справа от кнопки Открыть для вывода на экран раскрывающегося списка. Выберите в списке один из параметров, а затем щелкните на кнопке Открыть.

2

Существует 4 режима открытия базы данных

3