Бланк документа: понятие, виды

Бланк документа: понятие, виды

Необходимость повторения в каждом документе опре- деленной части информации позволяет заранее нанести эту информацию на лист бумаги, предназначенный для созда-

ния будущего документа. Такие заготовки называются бланками.

Официальные документы организаций, как правило, оформляются на стандартных бланках предприятия и имеют установленный комплекс обяза- тельных реквизитов и порядок их расположения.

Существуют следующие виды бланков:

·        Общий бланк (для подготовки любого документа, кроме письма);

·        Бланк конкретного документа (приказ, справка и т.д.);

·        Бланк письма.

Рис. 3.1. Виды бланков

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм).

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифициро- ванные системы документации. Унифицированная система организаци- онно-распорядительной документации. Требования к оформлению доку- ментов».

Состав видов бланков, применяемых в организации, утверждается ру- ководителем предприятия.

Бланки документов подлежат учету. Бланки документов должны ис- пользоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

1.   Реквизиты разных видов бланков

При разработке бланков организации используется два варианта располо- жения реквизитов на бланках: продольный и угловой.

Каждый вид бланков имеет определенный набор реквизитов.

Общий бланк

Реквизиты общего бланка документа включают:

·        герб (для организаций, имеющих на это право) (01);

·        эмблему организации (03);

·        наименование вышестоящей организации (если имеется);

·        наименование организации (08);

·        трафаретные части реквизитов «дата» и «номер документа» (11, 12).

На бланке могут проставляться ограничительные уголки для реквизитов

«гриф утверждения» (16), «заголовок к тексту» (18), «отметка о контро- ле» (19).

Бланки с угловым расположением реквизитов применяются, как прави- ло, при оформлении документов, содержащих следующие реквизиты: «адре- сат», «гриф утверждения», «резолюция». Это письма, протоколы, акты и т.д.

Пример общего бланка с угловым фланговым расположением реквизи- тов приведен на рисунке 3.2. При фланговом расположении используется метод выравнивания текста реквизитов по левому краю.

Рис. 3.2. Общий бланк с угловым фланговым расположением реквизитов

При продольном расположении реквизиты на бланке документа распо- лагаются по центру вдоль верхней части листа. Это придает бланку большую солидность, позволяет использовать более широкий диапазон шрифтов и гра- фики.

Продольные бланки вошли в обиход более 200 лет назад для оформле- ния распорядительных документов. Широко применяются продольные блан- ки для оформления протоколов советов директоров, собраний акционеров, не требующих утверждения.

Пример общего бланка организации с продольным расположением рекви- зитов приведен на рисунке 3.3.

Рис. 3.3. Образец общего бланка организации с продольным расположением реквизитов

Бланк письма

Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия.

Бланк письма содержит следующие обязательные реквизиты:

·        герб (для организаций, имеющих на это право) (01);

·        эмблему организации (03);

·        наименование вышестоящей организации (если имеется);

·        наименование организации (структурного подразделения) (08);

·        справочные данные об организации;

·        трафаретные части реквизитов «дата» (11), «номер документа» (12) и ссылки на них (13).

Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера фак- сов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Справочные данные об организации

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Тел./факс (095) 718-78-74 E-mail: mail@vniidad.ru http:/www.wniidad.ru

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату

На №                                от                                         

Пример оформления бланка письма с угловым центрированным распо- ложением реквизитов приведен на рисунке 3.4. При угловом центрированном расположении выравнивание текста реквизитов производится по центру са- мой длинной строки.

Рис. 3.4. Образец углового бланка письма организации с центрированным расположением реквизитов

На бланке могут проставляться ограничительные уголки для реквизитов

«адресат» (15), «заголовок к тексту» (18), «отметка о контроле» (19). Образец продольного бланка письма приведен на рисунке 3.5.

Рис. 3.5. Образец продольного бланка письма

Титульный лист многостраничного документа также должен оформ- ляться в соответствии с установленным образцом. Основными отличитель- ными особенностями титульных листов являются:

·        использование всегда продольного расположения реквизитов;

·        вверху документа располагают официальное наименование организа- ции;

·        в качестве даты используется только год создания документа.

Пример расположения реквизитов на титульном листе приведен на ри- сунке 3.6.

10 мм

Рис. 3.6. Расположение реквизитов на титульном листе

Пример практического использования

Вы идете сдавать реферат по философии и встречаете своего товари- ща. Он радостно сообщает вам, что зачет по философии ему обеспечен, так как он подготовил очень интересную тему, и показывает свой реферат. И вдруг вы замечаете, что он неправильно оформил титульный лист. Вы вме- сте срочно исправляете ошибки и успешно защищаете рефераты.

Скачано с www.znanio.ru