Деловой этикет

Воспитатель Мулгачева Р.В

Искусство ведения телефонных разговоров состоит в том, чтобы кратко сообщить все, что следует, и получить ответ.
Основа успешного проведения делового телефонного разговора — компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приемами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в ее решении. Важно, чтобы служебный, деловой телефонный разговор велся еще в спокойном вежливом тоне и вызывал положительные эмоции. Эффективность делового телефонного общения зависит от эмоционального состояния человека, от его настроения.

Культура общения по телефону

10 рекомендаций телефонного этикета

Вести переговоры быстро и энергично. Четко и внятно излагая аргументы, отвечая на вопросы без продолжительных пауз и неопределенных фраз.
Пауза может длиться в виде исключения не более одной минуты, если специалист занимается поиском документа. Когда собеседник ждет дольше, он имеет полное право положить трубку.
Вежливость обязательна для звонков. Ругань и крики в любом случае относятся к нарушению этики общения по телефону.

При телефонных переговорах не рекомендуется употреблять жаргон, разговорную и ненормативную лексику. Не желательно использовать и терминологию, которая может быть непонятна собеседнику.
Нельзя прикрывать трубку или микрофон рукой, общаясь с коллегами, так как собеседник, вероятно, услышит этот разговор.
Заставлять ждать гостя, посетителя, когда вы говорите по телефону – это нарушение делового этикета. В таком случае надо извиниться, озвучить причину и назначить время нового звонка.
При сбое связи, когда оборвался разговор, заново набирает номер тот, кто звонил. При переговорах представителя компании с клиентом, заказчиком или партнером, представитель перезванивает заново.
Завершая переговоры, стоит еще раз озвучить совместные соглашения и договоренности.
Заканчивает беседу и прощается первым, тот, кто позвонил, или старший по должности, по возрасту.
Искренние слова благодарности незаменимы при завершении разговора. На прощание можно сориентировать собеседника на сотрудничество: «Увидимся завтра» или «Созвонимся»

7 секретов успешных звонков
Правила разговора по телефону с клиентами предполагают, что результативные переговоры укладываются в 3-4 минуты.
Поза и интонация так же важны, как и информация, переданная во время беседы.
Как говорит собеседник? Быстро или медленно. Успешные менеджеры умеют подстраиваться под темп речи клиента.

Односложные «да», «нет» предпочтительнее поменять на развернутые ответы. Например, клиент интересуется, будете ли вы в пятницу, стоит не только ответить «да», но и сообщить режим работы.
Если разговор затянулся, то вместо извинений лучше поблагодарить собеседника. Извиняющийся тон правила разговора по телефону с клиентами не допускают.
Пометки и записи во время телефонных переговоров в блокноте помогут восстановить ход важного разговора. Деловой человек не будет использовать для этого клочки бумаги или листки календаря.
Особенностью телефона, является то, что он усиливает речевые недостатки. За своей дикцией и произношением нужно внимательно следить. Совершенствовать технику переговоров поможет запись на диктофон и прослушивание своих разговоров с клиентами.

Китай
В Китае официальная политика рассматривает подарки как подкуп, поэтому, встретив категорический отказ, вежливо проявите понимание.
Подносите подарок от лица своей компании, помня, что следует оказать честь самому высокопоставленному лицу компании. Никогда не делайте одинаковых подарков служащим разных рангов или статусов. Чем выше должность, тем дороже должен быть подарок. Дорогой подарок может соответствовать случаю и обстоятельствам, но экстравагантность может вызвать нежелательные осложнения отношений. В китайской культуре важную роль играет символизм. Цвета и числа имеют особое значение. Например, в китайский Новый год деньги дарят в красном конверте; сумма должна быть целой с четным количеством банкнотов. Красный цвет приносит удачу, розовый и желтый – счастье. Число 8 – самое счастливое. Черный, белый и синий цвета, а также четыре одинаковых предмета вызывают ассоциации со смертью и похоронами. То же самое относится к часам, носовым платкам и соломенным сандалиям.

Япония
В японской культуре дарение является видом искусства, которое выражает чувства дружбы, уважения и благодарности. Огромное значение имеет церемония подношения подарка: он должен находиться в подарочной коробке или завернут в бумагу высокого качества. Вручать подарок следует с величайшим уважением. Так как для японцев важен символизм, сам подарок может быть весьма скромным. Следует прийти на первую деловую встречу с красиво упакованным подарком высокого качества, но не экстравагантным. Подношение подарка – это проявление надежды на долгосрочные отношения, о чем надо сообщить, вручая подарок обеими руками и кланяясь. Японцы вежливо откажутся от подарка один или два раза, и, приняв его, не станут рассматривать в присутствии дарителя. Не следует объявлять в конце встречи о желании преподнести подарок. Предупредите об этом в удобный момент во время встречи. Нужно помнить, что у японцев существует два времени года (середина лета и конец года), когда они традиционно получают подарки. Хорошими подарками являются дорогие конфеты, фрукты и кондитерские изделия, привезенные из страны дарителя. Однако следует избегать продукции с логотипом вашей компании. В Японии верят, что подарок, состоящий из двух предметов, но не из четырех или девяти, приносит удачу. Число 4 означает смерть; красный цвет ассоциируется с похоронами, поэтому, например, не следует дарить ручку с красными чернилами. В категорию нежелательных подарков входят книги, ножи, ножницы и другие острые предметы. 

А.Ю.Панасюк в книге сформулировал правила, в которых раскрывается психологический механизм влияния комплимента :
«Один смысл». Комплимент должен отражать только положительные качества человека. В комплименте следует избегать двойного смысла, когда, например, данное качество у человека можно считать и позитивным, и негативным. Например, в такой фразе, как «Я удивляюсь Вашей способности так тонко и остроумно уходить от ответа», явно нарушено правило «один смысл».
«Без гипербол». Отражаемое в комплименте положительное качество должно иметь небольшое преувеличение. Излишнее преувеличение достоинств человека вызывает у него недоверие и воспринимается как лесть.

«Высокое мнение». Важным фактором в результативности этого приема является собственное мнение человека об уровне развития отраженных в комплименте качеств. Если человек знает, что уровень указанного в комплименте качества у него выше, последствия будут носить отрицательный характер, т.к. нарушено правило «высокое мнение».

«Без претензий». Человек совершенно не стремится к совершенствованию данного своего качества. Более того, считает, что было бы плохо, если бы оно было выражено у него сильнее, чем есть. Если делается комплимент по поводу не имеющего для него значения качества, нарушается правило «без претензий».
«Без дидактики». Это правило заключается в том, что комплимент должен констатировать, т.е. утверждать наличие данной характеристики, а не содержать рекомендации по ее улучшению. Такие комплименты, как «Твердость убеждений украшает мужчину», «Умейте отстаивать свои позиции» явно нарушают правило «без дидактики».

«Без приправ». Правило касается не самого содержания комплимента, а тех добавок, которые нередко следуют за ним. Например: «Выглядите Вы прекрасно, но сдали, конечно, в последнее время», «Руки у Вас золотые, но язык -- враг Ваш». Такие «приправы» являются «ложкой дегтя» и снижают или вообще сводят на нет даже самый хороший комплимент.

Основными правилами комплимента в деловом общении являются:


1. Сосредоточение внимания на внутренних, душевных качествах собеседника

5. Комплимент без эмпатии — несовершенен