Документальне оформлення руху товарів у підприємствах оптової та роздрібної торгівлі

Документальне оформлення руху товарів у підприємствах оптової та роздрібної торгівлі

Товари в підприємствах оптової та роздрібної торгівлі надходять від постачальників на основі договорів поставки й купівлі-продажу. Договір поставки (купівлі-продажу) є основним правовим; документом, що визначає права та обов'язки постачальників і покупців, Основними його реквізитами є найменування сторін, найменування та кількість товарів, сума, строки поставки, умови приймання, порядок розрахунку, відповідальність сторож; за порушення договірних зобов'язань.

Рух товарів від постачальника (продавця) до покупця оформляється супровідними документами, які виписуються як постачальниками, так і покупцями. Постачальники контролюють товарно-матеріальні цінності на шляху їхнього руху до покупця, а покупці - з моменту їхнього приймання до стадії реалізації:

Порядок документального оформлення відпустки товарно- матеріальних цінностей залежить від способу перевезення вантажів - автомобільним транспортом, залізничним транспортом або іншим способом.

Перевезення вантажів може здійснюватися власним транспортом продавця або покупця, а також автотранспортом; підприємством. Все залежить від того, як складений договір купівлі-продажу, у якому; вказується хто і як доставляє вантаж.

Автотранспортне підприємство підчас перевезення вантажу автомобільним транспортом виступає як грузоперевозчик.

Взаємовідносини грузоперевозчика та вантажоодержувача або відправника вантажу регламентується ув'язненим між ними договором.

Договір повинен бути складений відповідно до Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затвердженими наказом Міністерства транспорту України від 14,10.97р. N 363, зі змінами, внесеними наказом Мінтрансу від 23.03.98р. №90.

Договори про перевезення вантажів автомобільним транспортом укладаються між юридичними та фізичними особами, що здійснюють автомобільні перевезення на комерційній основі, тобто між перевізником і відправником вантажу або: вантажоодержувачем; (замовником автопослуг), Не укладається договір перевезення вантажу у випадку, якщо доставка здійснюється від відправника вантажу до вантажоодержувача транспортом одного з них.

У договорі визначаються термін дії договору, права й обов'язки, відповідальність сторін, умови, строки та періодичність поставки, вартість перевезень, порядок розрахунків, а також відповідальність сторін за порушення договірних зобов'язань.

Міжнародними правилами «Інкотермс» визначені умови поставки, які визначають основні права та обов'язки сторін при транспортуванні, упакуванні та маркуванні товару, по страхуванню вантажів і оформленню комерційної документації.

Найпоширенішими умовами поставок на території України є

«франко-завод», «франко-склад покупця».

При оформленні договору на умовах поставки «франко-склад покупця» всі видатки, пов'язані із транспортуванням товару, і відповідальність за його доставку несе відправник вантажу (постачальник).

Термін «франко-завод» визначає умови поставки, при яких всі видатки по транспортуванню та відповідальність за перевезений вантаж покладає на покупця, тому що навантаження, розвантаження та транспортування вантажу включається в ціну товару.

Особлива увага при доставці вантажів автомобільним транспортом повинне бути приділене оформленню первинної транспортної документації, до якої ставляться:

-  шляхові аркуші типової форми №1 (міжнародні) і типової форми

№ 2 (у межах України);

-   талон замовника типової форми № 1-T3;

-     товарно-транспортні накладні типової форми № 1-ТН (у межах України);

-  при міжнародних перевезеннях використовується типова форма

№ CMR.

Перевезення вантажів автомобільним транспортом як на комерційній основі, так, і для власних потреб здійснюється тільки при наявності належних образом оформлених товаро - транспортних накладних форми № 1-TН, прикладених до шляхового аркуша. Ця вимога поширюється на всі види перевезень вантажу автомобільним транспортом, незалежно від умов оплати його роботи та видів перевезень, ТТН типової форми № 1-ТН - це єдиний первинний документ, що є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей у відправника вантажу та оприбуткування їх у вантажоодержувача під час перевезення вантажів у межах України, а також їх складського оперативного й бухгалтерського обліку; вона оформляється відправником вантажу на кожну ходку автомобіля та для кожного вантажоодержувача окремо.

Відправник вантажу виписує ТТН у чотирьох екземплярах:

Перший екземпляр залишається у відправника вантажу і є підставою для списання товаро-матеріальних цінностей;

Другий екземпляр водій здає вантажоодержувачеві, він є підставою при оприбуткуванні ТМЦ;

Третій і четвертий екземпляри, завірені підписами та печатками вантажоодержувача, водій передає перевозчику вантажу. Автотранспортне підприємство направляє третій екземпляр замовникові автотранспорту для розрахунку та оплати за виконання транспортних послуг.

Четвертий екземпляр додається до шляхового аркуша і є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування зарплати водієві.

Якщо в ТТН не вписуються всі найменування перевезених вантажів, то відправникові вантажу необхідно додатково оформити накладну на відпустку товарно-матеріальних цінностей.

Законодавчою основою для врегулювання взаємин між підприємствами, що користуються послугами залізничного транспорту й залізниці, є Устав залізниць України, затверджений постановою КМУ від 06.04.98 р. №457, і Правила перевезень вантажів (зі змінами та доп.)

Особливість договору перевезення вантажів залізницею укладається в тім, що вантажоодержувач, не беручи участь в укладанні договору, здобуває право вимоги до залізниці про видачу вантажу в пункті призначення. Вантажоодержувач вправі пред'явити до залізниці претензію у випадку втрати вантажу або недостачі (ушкодження) вантажу, а також у випадку недотримання строків доставки.

При доставці товарів залізницею: оформляється комплект перевізних документів, до складу якого входять: накладна; квитанція про прийом вантажів; дорожня відомість; корінець дорожньої відомості.

Накладна є основним супровідним документом, що видається вантажоодержувачеві на станції призначення. Вся відповідальність за неправильні, неточні або неповні відомості, зазначені в накладній, покладають на відправника вантажу» На вимогу залізної дороги відправник також зобов'язаний пред'явити стандарт або технічні умови навантаження та закріплення вантажів, сертифікат і рахунок на відвантажену продукцію, та інші документи.

Від станції відправлення відправник вантажу одержує квитанцію в підтвердженні прийому залізницею вантажу до перевезення.

Дорожня відомість разом з накладною здається з вантажем на станції призначення, де є розпискою вантажоодержувача та зберігається в товарній конторі залізниці. Корінець дорожньої відомості залишається на станції відправлення. При надходженні товарів станція призначення повідомляє покупця про прибуття вантажу.

Уклавши договір на перевезення із залізної дорогою відправник вантажу зобов'язаний сплатити плату за перевезення яка включає:

тариф за перевезення (провізна плата), додаткові збори при виконанні операцій, пов'язаних з перевезенням, але не складової необхідної умови договору. Розрахунок сум платежів за перевезення проводиться станціями залізничної дороги.

Крім того, стягується плата за користування загонами на підставі відомості.

Прийом товару, що надійшов у неушкодженій тарі, по вазі нетто і кількості товарних одиниць у кожному місці здійснюється, як правило, на складі кінцевого покупця.

Якщо при прийманні товарів встановлені недостача або невідповідність кількості, покупець (одержувач) зобов'язаний призупинити подальше приймання, забезпечити схоронність товарів, не змішуючи з іншими однорідними товарами, скласти акт первинного приймання товарів.

У випадку, коли в процесі приймання товару встановлена невідповідність ваги брутто окремих місць ваги, зазначеній у транспортних або супровідних документах або на трафареті, одержувач не повинен порушувати цілісності тари та пакування.

Одночасно із припиненням приймання одержувач повинен викликати для участі в продовженні приймання товару та складання двостороннього акту представника відправить для (постачальника - якщо товар отриманий в оригінальному впакуванні або неушкодженій чарі виготовлювача, що не є відправником), якщо він перебуває в цьому ж населеному пункті. Представник іногороднього відправника (виготовлювача) викликається тільки у випадках, передбачених в особливих умовах поставки або в договорі.

Іногородній відправник зобов'язаний не пізніше наступного дня після одержання виклику одержувача, повідомити телеграмою, телефоном або іншим способом (але не поштою) про своє рішення: посилає він чи ні представника. Неотримання відповіді на виклик у зазначений період надає право одержувача здійснювати приймання товару самостійно, комісією до закінчення строку, установленого для прибуття представника відправника.

Представник відправника, що перебуває в одному населеному пункті з одержувачем, зобов'язаний прибути не пізніше наступного дня після одержання виклику, а при прийомі швидкопсувних товарів - протягом чотирьох годин після одержання виклику. Представник іногороднього відправника (постачальника) повинен прибути протягом

3 днів (без обліку часу проїзду). Якщо у встановлений термін представник не прибуде, то прийом товару здійснюється за участю представника незацікавленої сторони або самостійно, якщо відправник (постачальник) дав згоду на однобічне приймання товару.

При невідповідності якості та комплектності товару приймання здійснюється за участю експертизного бюро товарних експертиз або представника інспекції по якості товарів. Напувай відсутності в місцях знаходження одержувача інспекції по якості або Бюро товарних експертиз для участі в комісії запрошується представник громадськості або іншої незаінтересованої організації.

Представником не зацікавленої організації або громадськості може бути тільки особа, компетентна в питаннях визначення кількості і якості товару, що підлягає прийманню, категорично забороняється виступати представником громадськості підприємства-одержувача керівникові цього підприємства або його заступників, пов'язаним з обліком, зберіганням, відпусткою, оформленням товарно-матеріальних цінностей.

За результатами приймання складається відповідний акт у п'яти екземплярах.