Документирования: классификация первичных документов, порядок и правила их составления, приемки, проверки и обработки

Документирования: классификация первичных документов, порядок и правила их составления, приемки, проверки и обработки

Особенностью бухгалтерского учета с сплошное и непрерывное наблюдение за всеми хозяйственными операциями, которые осуществляются на предприятии. Для обеспечения такой наблюдения каждую хозяйственную операцию оформляют соответствующим документом. Документ является письменным доказательством фактического осуществления хозяйственной операции или письменным распоряжением на право ее осуществления. При условии соблюдения всех правил составления, документ имеет юридическую силу.

Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксации информации на материальном носителе.

Способ оформления хозяйственных операций документами называется документацией. Документация является важным элементом метода бухгалтерского учета: она служит для первичного наблюдения за хозяйственными операциями и является обязательным условием для отражения их в учете.

Законом ДНР "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности ", предусмотрено, что "Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета", и "Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете», утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995, № 88 (зарегистрировано в Министерстве юстиции Украины 5.06.1995 года № 168/704), определяется порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями (кроме учреждений банков) независимо от формы собственности и специфики учреждений и организаций.

ОБЩАЯ КЛАССИФИКАЦИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

На предприятиях и в организациях осуществляется большое количество хозяйственных операций, для оформления которых применяют различные по форме и содержанию документы. Для лучшего изучения, правильного составления и использования в учете документы классифицируют по определенным признакам.

1. По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными называют документы, в которых содержится указание (распоряжение, приказ, задание) на осуществление хозяйственных операций. Они, в частности, основанием для принятия и выдачи материальных ценностей и денежных средств, выполнения работ. К распорядительным документам относятся приказы, чеки на получение денег в банке, платежные поручения банку на перечисление средств, доверенность на получение материальных ценностей и др. Эти документы обязательно подписываются руководящими лицами. Они имеют большое значение в управлении хозяйством, но не подтверждают факта совершения операций, поэтому не могут быть основанием для учетных записей.

Оправдательными (или исполнительными) называют документы, которыми оформляют выполнены хозяйственные операции и подтверждают факт осуществления этих операций. их составляют в момент совершения операции, поэтому они являются первичной формой отражения и контроля хозяйственной деятельности. К таким документам относятся: акты приема-передачи основных средств, сведения (дневники) поступления продукции растениеводства, надоя молока, акты различного назначения и др. Оправдательные документы имеют важное значение для отражения осуществленных операций в учете.

Документы бухгалтерского оформления составляют работники бухгалтерии для подготовки и облегчения учетных записей. В них отмечают, бухгалтерские записи должны быть сделаны на их основании. К документам бухгалтерского оформления относятся распределительные и группировочные ведомости, расчеты, различные бухгалтерские справки и тому подобное. Например, ведомость распределения общепроизводственных расходов, калькуляции и др. Они составляются по данным текущего учета, подтвержденными соответствующими документами. Бухгалтерские справки составляют при исправлении ошибок в бухгалтерских записях, закрытии счетов и др. Они достаточно распространены в практике бухгалтерского учета. Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют, они используются только вместе с соответствующими оправдательными документами.

Комбинированные документы. В практике предприятий чаще всего применяют документы, которые сочетают в себе признаки вышеперечисленных групп. Такие документы называют комбинированными. К ним относятся накладные, лимитно-заборные карты, приходные и расходные кассовые ордера, учетные листы тракториста-машиниста и т. Д. Применение комбинированных документов способствует полноте и наглядности учитываемой операции, упрощает и улучшает использование документов в процессе их бухгалтерского проработки. Поэтому в современной бухгалтерской практике преобладают комбинированные документы. II. За порядком составления документы делятся на первичные и сводные.

Первичными называют документы, которыми непосредственно оформляют хозяйственные операции. Они являются доказательством того, что данные операции действительно выполнены. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, квитанции и др.

Сводными называют документы, составленные на основании первичных документов методом (способом) группировки и обобщения их показателей. Это отчеты кассира, аналитическая ведомость по расчетам с поставщиками и подрядчиками и др. Сводные документы предназначены для группировки первичных данных о хозяйственных операциях и получения обобщенных показателей. Поэтому они имеют важное значение для сокращения учетной работы.

3. По способу охвата операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы применяют для оформления одной или нескольких хозяйственных операций. К разовых документам относятся первичные документы: накладные, кассовые ордера и др. Характерной особенностью разовых документов одновременное их использование для начальной регистрации хозяйственных операций.

Накопительные документы используют для оформления однородных хозяйственных операций (которые систематически повторяются и накапливаются) по мере их осуществления в течение определенного периода (недели, декады, месяца). К накопительным документам относятся многодневные наряды на сдельные работы, ведомости расхода кормов, ведомости движения молока, лимитно-заборные карты и т. Д. В отличие от разовых, накопительные документы могут быть основанием для отражения в учете только после того, как в них записано последней операции и подсчитано итог всех операций (записей). Использование накопительных документов имеет важное значение для сокращения количества бухгалтерских записей на счетах и ​​является одним из важных средств рационализации учета. Однако применение накопительных документов возможно только тогда, когда не требуется ежедневное отражения хозяйственных операций в учете.

4. По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.

Внутренними называют документы, которые составляют непосредственно в хозяйстве (кассовые ордера, учетный лист тракториста-машиниста и т. Д.).

Внешние - это такие документы, поступающие в данное хозяйство от других предприятий, организаций и учреждений {выписки банка, счета поставщиков и др.).

5. В зависимости от количества отображаемых объектов документы разделяют на однопозиционные и многопозиционные.

-В однопозиционный документ записывают хозяйственную операцию с одним видом материальных ценностей, по счетам с одним лицом, затратами на один объект и т.д. (например, кассовый ордер и др.).

Многопозиционные документы используют для отражения операций с несколькими видами ценностей, по расчетам с разными лицами, расходами на несколько объектов и т.д. (например, лимитно-заборная карта, расчетно-платежная ведомость и др.). Рассмотренная классификация касается документов, которые используют,  в основном, при ручной обработке учетных данных. Применение современных вычислительных машин приводит к замене обычных документов другими носителями экономической информации, приспособленными к машинной обработки.

Поэтому в технике составления и обработки различают документы, составляемые без использования вычислительной техники, с частичным использованием вычислительных машин и полностью механизированным способом.