Документооборот: понятие и основные характеристики

Документооборот: понятие и основные характеристики

Документооборот – сложный технологический процесс, который включает все операции по приему, передаче, составлению, согласова- нию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или получения) до подшивки в дело, и время, затрачи- ваемое на прохождение документов по этому маршруту.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К количественным характеристикам относится объем документооборо-

та.

В объеме документооборота следует учитывать все входящие, исходя- щие и внутренние документы, а также все копии. Объем документооборота подсчитывается на основе данных учета документов. Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывается количество подлинников, а в знаменателе – количество копий. Например, если имеет место 40 документов и 54 копий, до- кументооборот составит:

V = 40 .

54