Дополнительные возможности системы «ЕВФРАТ-Документооборот»

1.  Дополнительные возможности системы

«ЕВФРАТ-Документооборот»

Оповещения и напоминания. Для оповещения пользователей о возник- новении тех или иных событий (например, о появлении у пользователя нового поручения, снятии поручения с контроля, о назначении пользователя контро- лером и т.п.) в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» используется целый ряд служебных сообщений. Эти сообщения значительно повышают эффектив- ность работы сотрудников, не позволяя им забывать о текущих делах, а также обеспечивают возможность качественного контроля за состоянием дел со сто- роны руководства или специальной службы (рис. 15.5).

Рис. 15.5. Система напоминаний и оповещений

Надо отметить, что все служебные сообщения, относящиеся к данному поручению, группируются вместе. Это позволяет пользователю мгновенно ориентироваться в текущем состоянии статуса любого поручения, а также в любой момент просмотреть историю переписки по данному поручению.

Для получения информации о ходе исполнения любого поручения в системе ведется журнал хода исполнения.

Поиск документа. Функция обеспечивает мгновенный поиск докумен- тов по любому виду запроса (рис. 15.6). Результат поиска – это список доку- ментов, удовлетворяющих запросу, с перечнем значений реквизитов найден- ных документов.

Рис. 15.6. Поиск документов в системе

Для документов, имеющих текстовое представление, система обеспечи- вает возможность поиска по словам и фразам, содержащимся в документе – контекстный поиск. Кроме того, если в регистрационной карточке заполнено поле «Краткое содержание», то можно осуществлять контекстный поиск по словам и словосочетаниям, записанным в этом поле. Также возможно органи- зовывать поиск одновременно по реквизитам и по контексту документа.

Отдельный вид поиска – поиск по контрольным документам и поруче- ниям. Данный вид поиска позволяет получить оперативную информацию о состоянии того или иного задания.

Просмотр документа. Для просмотра документа в системе «ЕВФРАТ- Документооборот» необходимо вызывать его РКК. Просмотр присоединен- ных файлов осуществляется в отдельном окне путем вызова из списка этих файлов с помощью встроенной программы просмотра системы «ЕВФРАТ- Документооборот» (рис. 15.7).

В окне просмотра файлов дается возможность экспорта их во внешнее приложение, а также печати.

Рис. 15.7. Просмотр присоединенных файлов

Кроме этого, РКК документа содержит таблицу связанных документов. Работая с текущим документом, пользователь может мгновенно перейти к связанному с ним документу. Например, для перехода к входящему доку- менту, в ответ на который готовится данный исходящий, пользователю доста- точно щелкнуть мышкой в таблице связанных документов на этом входящем

–  и он откроется в соседнем окне.

Работа с системой «ЕВФРАТ-Документооборот» через Интернет. Для обеспечения доступа к информации сотрудникам организации, находя- щимся, например, в командировке, или для структурного подразделения, на- ходящегося в другом городе, в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» возмо- жен удаленный доступ через обычное рабочее место пользователя.

Для безопасной работы через Интернет в систему «ЕВФРАТ- Документооборот» встроен специальный модуль, обеспечивающий идентифи- кацию пользователя при входе в систему, а также средства передачи данных в шифрованном виде.

Журналы и отчеты. Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет формировать различные аналитические отчеты и журналы. В стандартный комплект поставки системы «ЕВФРАТ-Документооборот» входят типовые отчеты и журналы (рис. 15.8).

Формы журналов и отчетов, а также их вид и количество, могут быть

изменены самим пользователем с помощью модуля «Генератор отчетов».

Рис. 15.8. Формирование отчетов

Печать документов. Система предоставляет возможность печатать отче- ты и журналы, РКК документов, а также файлы, присоединенные к документу.

Для печати присоединенных файлов могут быть использованы средства встроенной программы просмотра систем «ЕВФРАТ-Документооборот» или средства внешних приложений.

Пример практического использования.

Ваш папа пришел домой с работы и за ужином поделился впечатлениями о прошедшем дне. Он был по делам своей фирмы в одной большой компании. При просмотре документов он обратил внимание на то, что сотрудники компании работают с программой «ЕВФРАТ-Документооборот». Ему очень понрави- лась программа, но он не успел узнать о всех ее функциональных возможностях. О чем очень сожалеет и собирается завтра навести справки о программе. Вы говорите, что не стоит ждать до завтра, и сообщаете папе о всех функцио- нальных возможностях «ЕВФРАТ-Документооборот». Папа рад, что ваше обучение начало приносить плоды.