Электронный документооборот

Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.Электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью.

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может использоваться, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его использование.Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и счета-фактуры могут быть электронными документами.

Неформализованные документы - письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция – свободны от жесткого регулирования со стороны государства. Для формализованных документов в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи. Формализованные документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов.

Основные функции системы электронного документооборота-регистрация документов;-контроль исполнения документов;-контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;-электронное распространение документов;-уменьшение затрат на доступ к информации и обработку документов.

Преимущества электронного документооборота-централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;-сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур;-сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов;-быстроту подписания документов;

Чтобы вести в действие систему электронного документооборота, необходимо:-разработать и утвердить порядок электронного документооборота;-назначить ответственных за его ведение;-организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;-прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Организовать систему электронного документооборота можно двумя способами. Во-первых, можно заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте.Во-вторых, можно организовать ЭДО через специального оператора. В этом случае нужно присоединится к регламенту обмена электронными документами.