Ергономічне забезпечення обліку, контролю та аналізу

Ергономічне забезпечення обліку, контролю та аналізу

У зв'язку з застосуванням персональних комп'ютерів, ство­ренням АРМБ формується система «людина (бухгалтер) — ма­шина (ПК) — середовище (ЛМС)», що потребує вирішення комп­лексу проблем різних аспектів: психологічних, фізіологічних, технічних і т. ін. Реалізуються вони за допомогою ергономічного забезпечення, яке являє собою сукупність методів, методик, інструкцій, стандартів, нормативних і довідкових документів щодо виконання вимог ергономіки в бухгалтерії.

Насамперед АРМ мають бути так розподілені між підрозділа­ми, де здійснюється облік, щоб охопити автоматизацією весь об­ліковий процес і, крім того, максимально врахувати особливості виконуваних робіт, психологічних і фізичних можливостей пра­цівника. З огляду на це ПК слід розраховувати не на одного пра­цівника, а на кількох, наприклад одну ПК на сектор (з обліку ма­теріалів, заробітної плати тощо). При цьому ПК обслуговуватиме не один працівник, а кілька по черзі за встановленим графіком. Це важливо не тільки з позиції продуктивності праці, економіч­ності використання ПК, а й здоров'я бухгалтера. Це дає змогу та­кож ураховувати вимоги антропометрії і біомеханіки в процесі визначення робочих зон бухгалтера, розташування елементів ро­бочого місця, конструкції робочого сидіння.

Для того, щоб обліковий виконавець ефективно працював на ПК в умовах значного підвищення рівня технічної і творчої діяль­ності, високої відповідальності за виконувані роботи, велику ува­гу слід приділяти навичкам швидкості руху рук, роботи наосліп, умінню працювати на ПК (добре знати «меню», файлову систему, спеціальні програмні засоби для управління файлами).

У свою чергу, ефективність праці на ПК значною мірою зале­жить від якісного рівня комп'ютера, засобів і систем відобра­ження інформації. Звичайно, що такі технічні дані в ПК різного класу неоднакові. Вихідну облікову інформацію (відеограми, машинограми) слід формувати так, аби вона, по-перше, була оп­тимальною за складом, по-друге, відповідала не лише вимогам власне обліку, а й планування, контролю та аналізу.

Відображувана вихідна інформація має бути такою, щоб її легко можна було читати. Це не завжди вдається, коли формують складні таблиці, особливо якщо їх механічно переносять на ручні реєстри журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку.

Слід ширше практикувати видачу інформації за запитом, і тим самим менше завантажувати ПК.

За умов використання ПК ергономічне забезпечення висуває такі додаткові вимоги:

•  розподіл функцій між бухгалтером і ПК;

•  оптимальний розподіл функцій між бухгалтером та колективом;

•   розроблення послідовності дій роботи бухгалтера, оптимальної за показниками, надійної та якісної діяльності;

•   раціональне розміщення технічних засобів на робочому місці бухгалтера.

У разі використання ПК слід мати на увазі, що:

>   інформація на екрані відеотермінала має бути в зручному для сприйняття вигляді;

>   діалог із системою будують так, аби для відповіді користувача треба було натискувати менше клавіш;

^ повідомлення системи мають супроводитися короткими звуковими сигналами, а особливо важливі — довгими.

У розподілі функцій між бухгалтерами необхідно розробити режими праці і відпочинку, чергування видів діяльності, оптималь­ні психологічні показники праці.

Під час розроблення послідовності дій (алгоритму) діяльності бухгалтера враховують, що «середній» працівник за визначений час виконує функції, необхідні для його діяльності. При цьому слід звернути увагу на те, як змінюватиметься ймовірність вико­нання функцій в разі збільшення часу, відведеного на її реаліза­цію. Для вирішення питання реального розташування технічних засобів на робочих місцях бухгалтера слід дотримуватися таких принципів:

•   відповідності робочого місця можливостям бухгалтера (технічні засоби слід розміщувати в зонах, оптимальних за показниками досяжності працівника);

•   значущості, що передбачає розміщення важливих технічних засобів поблизу бухгалтера;

•   обліку частоти використання технічних засобів (розташовувати засоби, які найчастіше використовуються, у зоні досяжності працівника);

•   функціонального групування, що базується на необхідності розташування (зберігання) робочих матеріалів за функціональними характеристиками.

У разі розташування ПК на робочому столі слід додержувати таких вимог:

—   клавіатура має знаходитися перед відеотерміналом під визначеним кутом (відповідно до індивідуальних звичних даних працівника);

—   архівні й еталонні дискети треба зберігати окремо від дискет, які використовують щодня;

—   забезпечувати дискети супровідними ярликами, де зазначають назву інформації, дату запису тощо.

Важливою ергономічною вимогою, виконання якої забезпечує високий рівень обліку, контролю та аналізу, є оптимізація па­раметрів середовища. Основними такими параметрами є рівень освітлення приміщення бухгалтерії, інтелектуальне і зорове на-

вантаження, естетичний рівень світлокольорової композиції в робочій зоні, рівень дисципліни праці і т. ін.

Бухгалтерію слід розміщувати поблизу основного виробницт­ва і в одній будівлі з іншими службами управління. У разі неве­ликої чисельності облікового апарату (7—8 осіб) всіх працівни­ків краще зосереджувати в одній великій кімнаті на першому поверсі. Розміщувати працівників бухгалтерії в окремих кімнатах не слід, оскільки це порушує поточність роботи, зв'язок між під­розділами і виконавцями, знижує контроль за ходом праці та трудовою дисципліною. В окремих кімнатах розміщують осіб, які приймають відвідувачів (головний бухгалтер, касир). Оскіль­ки в розумовій праці важлива роль належить зору, робочі місця освітлюють з урахуванням контрастності об'єкта і фону. Освіт­лення може бути природним та штучним.

На продуктивність розумової праці впливає і кольорове оформ­лення інтер'єру — стін, меблів, панелей. У приміщеннях з вікна­ми на північ стіни фарбують у теплий жовтий колір, оскільки він створює ілюзію освітлення сонячними променями. Голубий і світ­ло-зелений кольори, навпаки, уважають холодними, тому їх ви­користовують у приміщеннях з вікнами на південь.

Одним з факторів, які впливають на підвищення продуктив­ності розумової праці, є тиша. Щоб створити нормальні робочі умови в службових приміщеннях, необхідно вжити комплекс ад­міністративних, будівельних і організаційно-технічних заходів.

Важливими факторами умов праці є температура і вологість повітря. Температуру в приміщенні для розумової праці слід під­тримувати нарівні 18...20 °С.

Негативно впливають на продуктивність праці підвищена во­логість повітря (більш як 60 %), а також його забрудненість. З підвищенням температури і вологості повітря в літні місяці ефективність праці різко знижується. У цьому разі виправдовує себе система кондиціонування повітря.

Нормальні умови повітряного середовища можна забезпечити лише тоді, коли на одного працівника припадатиме не менш як 20 м³ об'єму приміщення. Інтенсивність вентиляції визначають з розрахунку на кожного працюючого близько 30 м свіжого повіт­ря за годину, а в приміщеннях, де на одну людину припадає 20...40 м³, — не менш як 20 м³/год. У приміщенні допускається не більш як 20 мг/л складу окису вуглецю і 2—4 мг/м пилу.

Важливим фактором, який поліпшує склад повітря, знижує нервово-психологічну і зорову втому, є озеленення приміщення з урахуванням географічних умов. У невеликих приміщеннях рослини розміщують на стінах, у великих (за достатньої освітленос­ті) — на підлозі.

Архітектурно-планувальне вирішення інтер'єру приміщень має забезпечувати об'ємно-просторову єдність виробничого се­редовища. Мета естетизації — підвищити змістовність, культуру обліково-аналітичної праці. Естетизація робочих місць має свої особливості, які відрізняються новим підходом до формування виробничого середовища. При цьому слід ураховувати естетичні потреби обліковців. Для виконання роботи з естетизації запро­шують спеціалістів вищої кваліфікації — художників-конструк-торів, ергономіків і психологів.

Реалізація ергономічних вимог дасть змогу забезпечити оптимізацію створення і функціонування системи автоматизованого обліку. Упровадження ергономічних вимог, норм та показників для створення і функціонування системи обліку здійснюється за допомогою розглянутих раніше методів, методик, інструкцій та інших нормативно-технічних документів. Такими документами є як загальні, так і галузеві стандарти з ергономіки, нормативно-довідкові документи з питань роботи з комп'ютером (наприклад робочі інструкції).

За умов масового використання ПК питання ергономічного забезпечення набувають великого значення, оскільки від вирі­шення їх значною мірою залежать не тільки продуктивність пра­ці, якість обліку, контролю та аналізу, а й здоров'я обліковців.