Формы и шаблоны документов

1.  Формы и шаблоны документов

Применение   компьютерных  технологий   значительно облегчает создание различных документов. Как правило, в ор-

ганизации создается множество повторяющихся документов: приказы о при- нятии на работу, об увольнении, о поощрении работников, документы, свя- занные с профессиональной направленностью организации и т.п.

Для оформления таких типовых документов создаются специальные формы или шаблоны. Некоторые формы являются общими для всех органи- заций; эти формы разработаны и включены в специализированные офисные программы. Например, большой популярностью пользуется программа

«1С Бухгалтерия», содержащая формы бухгалтерских документов.

Многие организации разрабатывают свои формы документов и успешно используют их в делопроизводстве, значительно уменьшая затраты времени на оформление каждого конкретного документа.

Шаблоны могут включать в себя:

·        текст или форматирование, одинаковые для всех однотипных доку- ментов;

·        стили;

·        меню;

·        панели инструментов.

Создание документа на основе шаблона заключается в заполнении опре- деленной формы, создаваемой шаблоном.

Например, шаблон факса содержит постоянную информацию («кому»,

«от», «факс», «дата» и т.д.), а также поля для ввода переменной информации (рис. 9.1). Эти поля содержат подсказку для составителя документа, куда и какой текст следует вводить. При заполнении поля подсказка стирается и вместо нее вводится нужный текст. Такие формы часто называют трафарет- ными письмами.

Формы могут быть экранными и заполняться в интерактивном режиме, а могут сначала распечатываться, а затем заполняться на бумаге (рис. 9.2).

Рис. 9.1. Форма факсимильного сообщения

Рис. 9.2. Печатная форма