Формы регистрации

Формы регистрации

Формы регистрации документов могут быть трех видов.

Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, она предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образова- нии, трудовых книжек, пропусков.

Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Например, форма регистрационного журнала для обычных входящих документов может иметь следующие графы:

Карточная система регистрации более удобна и имеет ряд преимуществ перед журнальной. Форма карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопро- изводству.

Пример карточки РКК (регистрационно-контрольная карточка):

Оборотная сторона

Сегодня ручная карточная система регистрации заменяется наиболее рациональной регистрацией на компьютере. В этом случае на экран выводит- ся регистрационная форма:

При автоматизированной регистрации формируется база регистрируе- мых данных и организуется эффективное ее использование при учете доку- ментов и их поиске.

Заполняемые на экране регистрационные формы для входящих, исхо- дящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.

Форма регистрационной карточки, как правило, содержит:

1.     Поля, заполняемые вручную (номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции).

2.     Поля, сведения в которые вносятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер).

3.     Поля, сведения в которые вносятся путем выбора информации  из раскрывающихся списков.

В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:

·        Вид документа

·        Автор резолюции

·        Структурное подразделение

·        Исполнители

·        Номер дела

·        Связанные документы

Заполнение карточки на экране компьютера во многом аналогично за- полнению традиционной бумажной карточки.

Дальнейшие действия зависят от принятой в организации схемы обра- ботки документов.

Пример практического использования

Месяц спустя после окончания школы вы встретили своего товарища. Он расстроен – потерял аттестат. Родители об этом не знают, а он боится им об этом рассказать. Он придумал, как из этого положения выйти: «Пойду в школу и скажу, что не получал аттестат, что мне его забыли выписать». Вы ему объясняете, что этот номер не пройдет. Что в школе есть специальный журнал регистрации, в котором фиксируется номер аттестата, на кого он вы- писан, когда выдан и кто его получил. «Ты забыл, что расписался за получение аттестата?».