Функции документов. Понятие системы документации

 Функции документов. Понятие системы документации

Понятие документа имеет несколько аспектов. Он может быть носите- лем информации, источником фактов, средством фиксации и передачи каких- либо решений в управленческой деятельности, способом доказательства в юриспруденции. Все эти аспекты определяют функции документов.

Функции документов делятся на общие и специальные (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Функции документов

Различные документы состоят из различного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, тре- бованиями к содержанию и форме данного документа. Для ряда документов число и состав реквизитов определено государственными и нормативными актами.

Для управленческой деятельности важна юридическая сила документа, это означает, что документы могут служить подлинным доказательством за- ключенной в них информации.

Юридическая сила официального документа предполагает обязатель- ность для тех, кому он адресован, или для круга управленческих органов, ко- торые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов:

·        распорядительная деятельность – изданием различных распоряди- тельных документов;

·        планирование – посредством подготовки различных планов;

·        учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтер- ской, оперативно-технической документации и т.д.

Т.о. все формы управленческой деятельности находят отражение в сово- купности документов, соответствующих их функциям и составляющих систе- мы документации.

В каждом управленческом аппарате функции управления реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам до- кументации. Но, независимо от этого, в любой организации используются до- кументы, отражающие организационную, распорядительную и исполнитель- ную деятельность.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличе- ние объемов информации, в связи с этим возникла необходимость упорядоче- ния потоков информации, установления необходимости достаточного количе- ства видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Основным направлением совершенствования докумен- тации является унификация и стандартизация.

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении до- кументов.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации – министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Общегосударственные формы документов разрабатыва- ются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях неза- висимо от их подчиненности и формы собственности. В результате большой работы по совершенствованию документации было унифицировано свыше 3500 форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

Руководители предприятия несут персональную ответственность за до- кументальный фонд предприятия и обязаны знать основы законодательства.

Общее делопроизводство в России регламентируют следующие норма- тивные акты и инструктивные материалы:

1.     Государственная система документационного обеспечения управ- ления (ГСДОУ). Общие положения. Общие требования к докумен- там и службам документационного обеспечения. – М.: Стандарты, 1991.

2.     ГОСТ – ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документа- ции. Унифицированная система организационно-распорядительной

документации. Требования к оформлению документов». Утвержден постановлением Госстандарта России взамен ГОСТ Р 6.30-97. Введен в действие с 1 июля 2003 г.

3.     Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ.

4.     ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (взамен ГОСТ 16487-83).

5.     ИСО 216:1975. Писчая бумага и виды печатных материалов. Потре- бительские форматы. Серии А и В.

6.     ГОСТ 9327. Форматы бланков документов.