Интеграция и использование внешних данных

 Интеграция и использование внешних данных

Access продолжает поддерживать технологию OLE (Object Linking and Embedding, связь и внедрение объектов), обеспечивающую возмож- ность интеграции данных различных приложений в составном докумен- те. С помощью OLE пользователь может внедрять объекты другого при- ложения в базу данных или устанавливать с ними связи. Активизация внедренного объекта запускает программу, которая его создала, и поль- зователь может изменить объект. При установлении связи с объектом он по-прежнему сохраняется в файле другого приложения, а не в базе данных. За счет этого он может обновляться независимо, а в базе дан- ных всегда будет представлена последняя версия объекта. Надо иметь в виду, что при изменении местоположения файла, связь с ним должна обновляться пользователем.

Внедряемыми или связываемыми объектами могут быть документы различных приложений Windows – рисунки, графики, электронные таб- лицы, звуковые или видеофайлы. Например, в таблице, наряду с обыч- ными реквизитами, характеризующими информационный объект, может храниться любая графическая информация о нем – схемы, чертежи, диаграммы, рисунки и т.п. Таким образом, в Access расширяется тради- ционное понятие данных, хранимых в базе и представляющих информа- ционные объекты.

В Access 2007/2010 обеспечивается хранение одного или несколь- ких файлов разных типов – документов Word, презентаций PowerPoint, изображений и т.п. – в поле записи базы данных имеющем тип данного Вложение (Attachment). Вложения позволяют хранить данные более ра- ционально.

Access может использовать данные различных внешних источников. Внешними источниками данных могут служить таблицы других баз дан- ных Access, dBase, Paradox, Oracle и Microsoft SQL Server, электронные таблицы Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, таблицы и списки HTML и файлы XML, списки Windows SharePoint Services, текстовые файлы и др., нахо- дящиеся на локальном компьютере или на сервере в локальной, корпо- ративной сети или Интернет.

Для взаимодействия с внешними источниками данных применяется специальное программное обеспечение – интерфейсы. Широко исполь- зуемыми интерфейсами являются ODBC (Open Database Connectivity, открытый интерфейс подключения к базам данных), который служит, прежде всего, для доступа к базам данных, и интерфейсы модели со- ставного объекта (Component Object Model), называемые OLE DB, раз- работанные как средство универсального доступа к данным по сети. OLE DB позволяет подсоединяться к источникам данных многих типов, в том числе реляционным источникам данных, почтовым файлам, нефор- матированным текстовым файлам и электронным таблицам.

К источникам данных ODBC могут отправляться запросы, таблицы таких источников данных могут использоваться в базе данных Access как связанные. Связанные таблицы отображаются в области навигации базы данных, оставаясь в исходном файле вне файла Access. Их можно использовать при создании запросов, форм, отчетов, причем можно объединять их данные с данными из локальных объектов Access. Свя- зывание позволяет использовать данные другой программы, не импор- тируя их. В этом случае можно просматривать и изменять данные, как в исходной программе, так и в базе данных Access.

Данные внешних источников могут импортироваться в базу данных Access.

На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи представлены доступные для этой операции источники данных. Импорт и связывание могут быть выполнены для данных из таких источников, как Access, Excel, база данных ODBC, текстовый файл, XML-файл, список SharePoint, документ HTML, папка Outlook, файл dBase.

Возможен экспорт таблиц, запросов, форм и отчетов, выделенной части объекта в режиме таблицы из базы данных Access в форматы других приложений. Операции экспорта представлены в одноименной группе на вкладке Внешние данные.

Выполнение операций импорта или связывания данных, как и экс- порта данных из базы для большинства форматов, требует лишь указа- ния, где расположены данные, и выбора способа их хранения в базе данных.