Инвентаризация: понятие, порядок и сроки проведения

Инвентаризация:  понятие, порядок и сроки проведения

Записи в бухгалтерском учете выполняются согласно первичных учетных документов. Но при этом могут возникать отклонения между показателями текущего учета и фактическим наличием товарно-материальных ценностей и денежных средств.

Первичная документация не всегда может охватить все хозяйственные операции в момент их совершения (естественная убыль, вызванные усушкой, утряской, использованием при хранении, транспортировке, отпуска , стихийные бедствия, несоответствие фактических данных учета из-за ошибок, хищения, порчи, злоупотребления и т.д.).

Достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности организации обеспечивается инвентаризацией имущества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка. 

Инвентаризация – это способ проверки фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату.

Основным нормативным актом, регулирующим порядок проведения инвентаризаций и оформления ее результатов, является Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, документов и расчетов (Приказ МФУ от 11.08.1994 г.. № 69); Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса (Приказ Главного управления Госказначейства Украины МФУ от 30.l0.1998 г. № 90), О порядке проведения ревизии и проверок органами государственной контрольно-ревизионной службы Украины по заданию правоохранительных органов (утверждена приказом глав КРУ Украины 26.11. 99 г. № 107). Инвентаризация активов и обязательств предприятия регулируется ст.10 ЗУ "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине", согласно которой проверяются и документально подтверждаются их наличие и состояние. 

 Виды инвентаризаций разные и классифицируются следующим образом: 
   1) по характеру воздействия на плановые и внеплановые:

   - плановые инвентаризации проводятся по плану (графику) по указанных сроков; 
          - внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителей предприятий или главных организаций, правоохранительных и других контролирующих органов. Например, в случаях поступления сигналов о нарушении отпуска или приема ценностей, краж и других злоупотреблений; 
      - при передаче материальных ценностей от одного материально ответственного лица к другому после пожаров, стихийных бедствий, краж, увольнении, болезни и т. д.

   2) по полноте охвата объектов: на полные или частичные: 

 - полная инвентаризация предусматривает сплошную проверку всех средств и источников предприятия. Она очень трудоемкая и поэтому, как правило, проводится один раз в год - перед составлением годового бухгалтерского (финансового) отчета; 

 - частичная инвентаризация охватывает определенную часть средств и источников, например, наличие денег в кассе, готовой продукции на складе и т. 

3) В зависимости от повторности проведения на первичные и повторные: 
   - первичные инвентаризации проводятся согласно первичного задачи; 
   - повторные инвентаризации проводятся согласно повторного задания. 
   4) В зависимости от контролирующих органов на ведомственные и вневедомственные: 
   - ведомственные инвентаризации проводятся ведомственными организациями; 
   - вневедомственные проводятся вневедомственной организациями.  Законодатель установил случаи, при которых проведение инвентаризации носит обязательный характер:

  - передача имущества в аренду, выкупе, продаже, преобразования государственного или муниципального унитарного предприятия, 

   - перед составлением годовой бухгалтерской отчетности,

    - изменение материально ответственных лиц, 
           - выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, 

  - стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные чрезвычайными условиями, 

  - реорганизация или ликвидация организации.

На практике различают несколько видов инвентаризации.

Частичная инвентаризация проводится один раз в год для каждого объекта; это надежный способ проверки, не требующий высокого уровня внутренней организации и, как правило, не мешающий процессу производства.

Периодическая инвентаризация осуществляется в конкретные сроки в зависимости от вида и характера имущества.

Полная инвентаризация – это проверка всех видов имущества организации. Она проводится в конце года перед составлением годового отчета, а также при полной документальной ревизии, по требованию финансовых и следственных органов.

Выборочная инвентаризация имеет место на отдельных участках производства или при проверке работы материально ответственных лиц, например проверка наличных денежных средств в кассе, снятие остатков различных материалов и т. д.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается организацией, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проводится инвентаризация путем проверки в натуре наличии имущества (хозяйственных средств) предприятия через описания, пересчета, взвешивания, измерения и оценки их остатков и сравнение полученных результатов с данными бухгалтерского учета. Это позволяет установить расхождение между данными учета и фактическим наличием средств, то есть излишки или недостачи, которые оформляют соответствующими документами и отражают в учете.

   Инвентаризация играет важную роль не только в повышении достоверности данных бухгалтерского учета, но и является очень важным инструментом контроля за сохранностью имущества предприятий, при проведении документальных ревизий и расследовании корыстных преступлений.

   Инвентаризация выполняет следующие основные задачи:

   1) осуществляет контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов;

   2) разоблачает неликвидные, устаревшие материальные ценности;

   3) осуществляет проверку выполнения правил хранения материальных ценностей;

   4) выполняет проверку реальных сумм, отраженных в статьях бухгалтерского баланса;

   5) устанавливает излишки или недостачи ценностей и их регулирования и отражения в бухгалтерском учете.

   Таким образом, инвентаризация всегда выполняет контрольную функцию, то есть всегда проводятся проверки состояния и сохранения закрепленных за материально ответственными лицами товарно-материальных ценностей и денежных средств. Основной целью данной темы является освещение содержания основных элементов и понятий процесса проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей и денежных средств на предприятии, организации или учреждении, а также способов искажения результатов инвентаризации и методов их обнаружения.

Проведение инвентаризации обязательно:

·  при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, приватизации, а также преобразовании государственной или муниципальной унитарной организации;

·  перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

·  при смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел);

·  при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

·  в случае пожара, стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

·  при реорганизации, ликвидации организации в других случаях, предусмотренных законодательством.

Инвентаризации подлежит все имущество и виды финансовых обязательств