Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов

Цель контроля -  обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль.

Содержание контроля исполнения:

-  занесение данных о документах,  исполнителях и  сроках исполнения в учетные формы;

-  установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям;

-  извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения;

-  фиксация промежуточных результатов исполнения документов;

-  информирование руководства о результатах контроля;

-  снятие документов с контроля по указанию руководителя;

-  подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.

Контроль осуществляют:

-  руководители;

-  заместители руководителя;

-  специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);

-  работники службы делопроизводства;

-  секретари-референты.

Сроки исполнения документов делятся на типовые, индивидуальные.

Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа. Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней.

Для контроля используются как специальные контрольные журналы, так и обычные журналы регистрации. Если в регистрационном журнале нет графы о контроле и сроках исполнения, эти данные указывают в графе "Примечание". Персональный компьютер (программа Outlook и др.) предоставляет возможность для проведения контрольных операций. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо).

В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. ПК не только будет давать предварительные напоминания контролирующему работнику, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя. Контролер проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на опе­ративных совещаниях руководства).

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т. п.).