Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов включает в себя следующие операции:

1.     Постановка документа на контроль. Назначение контролера по доку- менту и контрольных сроков исполнения документа (рис. 16.6).

Рис. 16.6. Назначение контролера по документу

2.     Задание маршрута обработки документа (маршрута документа): кон- тролер или лицо, наделенное правами редактирования документов (если контролер еще не задан), создает цепочку поручений или согла- сований по обработке документа (рис. 16.4–16.5).

3.     Движение документа по маршруту:

1)   исполнение поручений или согласований;

2)   создание отчетов об исполнении поручений;

3)   снятие поручений или цепочки поручений с контроля (выполняет- ся контролером);

4)   отмена поручения или согласования, а также цепочки поручений или согласований (выполняется контролером или регистратором).

4.     Снятие с контроля всего документа.

Ход исполнения документа отражается в его контрольной карточке, со- держащей список поручений или согласований и текущее состояние каждого поручения или согласования. Вкладка Ход исполнения содержит полную ис- торию операций по исполнению поручения или согласования (рис. 16.7).

Рис. 16.7. Ход исполнения документа

Исполнителям поручений (согласований) и контролерам исполнения документа системой автоматически рассылаются уведомления о том, что они назначены выполнять эти функции, а также напоминания о сроках исполне- ния поручений (согласований) (рис. 16.8).

Рис. 16.8. Список уведомлений

Контролер следит за ходом исполнения поручений или согласований по документу верхнего уровня, а также за исполнением документа в целом. Он проверяет сроки и качество исполнения работ по документу.

Контролер может выполнять следующие операции:

1.     создавать новые поручения или согласования;

2.     прерывать исполнение поручений или согласований;

3.     снимать поручения с контроля (как после выполнения, так и досроч- но);

4.     возвращать поручения исполнителю на доработку;

5.     изменять сроки поручений или согласований, уточнять или изменять содержание поручений, а также вносить изменения в списки испол- нителей по поручениям.

После полного исполнения документ снимается с контроля и помещает- ся в раздел Завершенные (рис. 16.9), где он хранится до передачи в архив или удаления за ненадобностью.

Рис. 16.9. Завершенные документы