Лабораторная работа №3 Создание связей между таблицами. Изменение таблиц.

Лабораторная работа №3  Создание связей между таблицами. Изменение таблиц. Цель лабораторной работы: научиться создавать связи между таблицами БД и изменять таблицы. Создание связей между таблицами 1 Связи между таблицами БД Почти   все   современные   СУБД   основаны   на  реляционной  модели   данных.   Название "реляционная" связано с тем, что   каждая запись в такой базе данных содержит  информацию, относящуюся (related)  только к одному объекту. Кроме того, с данными о двух объектах можно работать   как   с   единым   целым,   основанным   на   значениях   связанных   между   собой   данных.   Все данные в реляционной БД представлены в виде таблиц. Реляционные   базы   данных   состоят   из   нескольких   таблиц,  связь  между   которыми устанавливается с помощью совпадающих полей. Связи, во­первых, обеспечивают целостность БД, а во­вторых, позволяют автоматизировать задачи обслуживания базы. Каждая запись в таблицах идентифицирует   один   объект.  Отношение  между   объектами   определяет   отношение   между таблицами. Существует 4 типа отношений: 1. Отношение «один­к­одному» означает, что каждая запись в одной таблице соответствует только одной записи в другой таблице.  2. Отношение   «один­ко­многим»  означает,   что   каждой   записи   в   одной   таблице соответствует одна или несколько записей в другой таблице.  3. Отношение «многие­ко­одному» аналогично рассмотренному ранее типу. Тип отношения между объектами зависит от вашей точки зрения.  4. Отношение «многие­ко­многим» возникает между двумя таблицами в тех случаях, когда:   одна запись из первой таблицы может быть связана более чем с одной записью из второй таблицы;  одна запись из второй таблицы может быть связана более чем с одной записью из первой таблицы.  В   большинстве   случаев   любые   две   таблицы   связаны   отношением   «один­ко­многим».  Это означает,   что   любая   запись   в   первой   таблице   может   быть   связана   с   несколькими   записями   во второй, однако любая запись второй таблицы связана только с одной записью в первой.  Иногда   возникает   потребность   разбить   одну   таблицу   на   более   мелкие   –   проблема   может заключаться в том, что некоторые сведения из нее используются не слишком часто, или в том, что какие­то   данные   не   предназначаются   для   всеобщего   доступа.   Например,   часть   информации   о факультетах нужна только для рекламных целей и используется очень редко. С другой стороны, сведения о заработной плате должны быть доступны только определенным сотрудникам. В любом из этих случаев можно создать отдельную таблицу и связать ее с исходной таблицей отношением типа «один­к­одному». Это означает, что любая запись в первой таблице связана только с одной записью во второй.  Если же между таблицами необходимо организовать связь  «многие­ко­многим», то в Access придется  создать дополнительную  таблицу пересечения,  с помощью которой одна связь будет сведена к двум связям типа «один­ко­многим». Определение ключевого поля Для создания связей между таблицами необходимо в каждой таблице определить ключевое поле.  В качестве такового выбирают поле, данные в котором повторяться не могут (например идентификационный код). Если в таблице такого поля нет, то его можно создать искусственно комбинацией полей, например для таблицы где содержится расписание занятий такой комбинацией являются поля «Время занятий» и «Номер аудитории». Если в таблице вообще нет полей, которые 2 могут быть использоваться  в качестве ключевых, то следует  ввести дополнительное  поле типа Счетчик – оно не может содержать повторяющихся данных по определению.  Для определения ключевого поля, необходимо в режиме конструктора, выделить нужное поля  на панели инструментов или отдать команду Ключевое поле  в меню Правка и нажать клавишу  или в контекстном меню. Если необходимо создать ключевое поле на базе нескольких полей, то нужно сначала выделить эти поля (удерживая клавишу Ctrl щелкать на квадратных маркерах слева от имен полей), а затем отдать команду Ключевое поле. Если   необходимо   назначить   ключевым   другое   поле,   то   прежде   нужно   отменить   неверно   или   отдать   команду заданный   ключ   (выделить   соответствующее   поле   и   нажать   кнопку   Ключевое поле), а затем задать новое ключевое поле. Создание связей между таблицами Чтобы определить связи, необходимо использовать команду  Сервис\Схема данных  (или кнопка ).   Если   связь   определяется   впервые   в   базе   данных,   то   Access   откроет   пустое   окно  Схема данных, а затем выведет на экран окно диалога  Добавление таблицы. В этом окне необходимо выделить нужные таблицы и нажать кнопку  Добавить. Окно диалога  Добавление таблицы  дает возможность   добавить   как   таблицы,   так   и   запросы.   Кнопка  Закрыть  закрывает   окно   диалога Добавление таблицы  (данное окно можно вызвать по нажатию кнопки   ). После этого окно Схемы данных  будет  выглядеть примерно так, как показано на рис.1.а. Чтобы установить связь между таблицами, надо выбрать поле, которое есть в обеих таблицах (поле по которому будут связываться таблицы) и перетащить его из одной таблицы в другую. Когда вы отпустите кнопку мыши, Microsoft Access откроет окно диалога Связи, представленное на рис.2.    а) Рис.1 . Окно Схема данных. б) После установки флажка Обеспечение целостности данных, Access делает доступными еще два флажка:  Каскадное обновление связанных полей  и  Каскадное удаление связанных записей. Включение флажка Обеспечение целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.   Чтобы   условие   целостности   могло   существовать,   поле   основной   таблицы   должно обязательно   быть   ключевым   и   оба   поля   должны   иметь   одинаковый   тип.  Флажки  Каскадное обновление   связанных   полей  и  Каскадное   удаление   связанных   записей  обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной   таблице.  Например,   если   вы   решили   удалить   какого­либо   исполнителя   в   таблице Исполнители, то в этом случае следует удалить соответствующие данные в связующей таблице Альбомы.  Access  автоматически  выполнит  эту  операцию,   если  установлен   флажок  Каскадное удаление связанных записей.  3 Рис. 2. Окно диалога Связи После   нажатия   кнопки  Создать  Access   создаст   связь   и   нарисует   линию   между   двумя таблицами, указывающую на наличие связи между ними. Заметьте, когда вы просите обеспечить целостность   данных,   Access   изображает   на   конце   линии   у   таблицы,   находящейся   на   стороне отношения  «один», цифру 1, а на другом конце у таблицы со стороны отношения  «многие» – символ   бесконечности   (см.   рис.1.б).   Чтобы   удалить   связь,   щелкните   по   ее   линии   и   нажмите клавишу  Del.   Если   вы   хотите   отредактировать   или   изменить   существующую   связь,   дважды щелкните по соответствующей линии, чтобы снова открыть окно диалога Связи.  Задание 1. 1. Откройте базу данных, созданную Вами на прошлом занятии. 2. Задайте   ключевые   поля   в   таблицах   БД.   В   таблице  Сотрудники  таким   полем   является Идент Код,   в   таблице    Штатное расписание  –  Должность.  В   таблице  Состав  семьи самостоятельно создайте ключевое поле из комбинации полей.  3. Создайте связь между таблицами  Сотрудники  и  Состав семьи  по полю  Идент Код. При создании связи обеспечьте целостность данных и каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей. 4. Создайте   связь   между   таблицами  Сотрудники  и  Штатное   расписание  по   полю Должность.   При создании связи  обеспечьте целостность данных и каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей. 5. Сохраните изменения в БД. Изменение таблиц Изменение структуры таблиц  В режиме Конструктора таблицы можно  изменять имена, типы и свойства полей, порядок их следования, удалять и добавлять поля. Для изменения имени поля нужно перейти в строку с именем этого поля в окне Конструктора таблицы и внести изменения в столбце Имя поля. Для   вставки   нового   поля   нужно   установить   курсор   на   поле,   перед   которым   оно   будет вставлено,   и выполнить команду  Вставка\Строки  или нажать клавишу  Insert. На появившейся пустой строке нужно ввести имя нового поля  и выбрать тип данных  для него. Для   удаления   поля   нужно   выделить   строку   с   его   именем   и   выполнить   команду Правка\Удалить или нажать клавишу Delete. 4 Для изменения типа поля или его формата нужно в режиме Конструктора выделить это поле, перейти   в   столбец  Тип   данных,   раскрыть   список   типов   данных   и   выбрать   нужное   значение. Аналогично можно изменять свойства поля, перейдя в бланк Свойства.  Для сохранения всех изменений   достаточно просто закрыть окно Конструктора. Настройка изображения таблиц Команда  Формат\Шрифт…  выводит окно диалога, в котором можно выбрать тип шрифта, размер, начертание, цвет. Выбранный шрифт будет применен  для всей таблицы. Команда Формат\Режим таблицы…    устанавливает параметры оформления ячеек во всей таблице:   наличие   горизонтальных   и   вертикальных   линий   сетки,   их   цвет,   цвет   фона   ячеек, оформление и т.д. Если   нужно   установить   шрифты   и   оформление   ячеек,   которые   будут   использованы     по умолчанию во всех таблицах ( в том числе и во вновь создаваемых ), то следует воспользоваться командой Сервис\Параметры.. . В появившемся окне диалога нужно перейти на вкладку Режим таблицы и здесь задать новые параметры оформления. Высоту   строки   и   ширину   столбца   таблицы   можно   изменить   непосредственно   на   экране, установив указатель мыши в область заголовка столбца или строки. Указатель   примет форму двунаправленной   стрелки.   После   этого   можно   изменить   ширину   столбца   или   высоту   строки, перетаскивая их границы. Команды  Высота строки…, Ширина столбца…  меню  Формат  выводят окна диалога, где предлагается   задать   новую   высоту   или   ширину,   указав   ее   размер   в   пунктах.   Можно   также установить стандартную  высоту строки и ширину столбца, включив соответствующую опцию. Если сразу трудно подобрать ширину столбца, то можно нажать кнопку По ширине данных  и она будет подобрана таким образом, чтобы в новую ширину поместились все данные этого поля.   В   таблице   можно   также   изменить  порядок   следования   столбцов.  По   умолчанию  порядок столбцов в режиме таблицы совпадает с последовательностью расположения полей в структуре таблицы.   Для   изменения   порядка   следования   столбцов   в   режиме   таблицы   следует   полностью выделить нужный столбец, щелкнув на его заголовке и перенести область выделения в новое место. Команды меню Формат дают возможность внести в макет таблицы и другие изменения:  Переименовать столбец   ­ задать новое имя столбца, отличное от имени соответствующего поля в структуре таблицы. В структуре таблиц часто используют сокращения в именах полей. Это делает   их   менее   информативными.   При   просмотре   таблиц   можно   исправить   этот   недостаток, переименовав соответствующий столбец. Скрыть столбцы   ­ скрыть выделенные столбцы при просмотре таблицы. Для выделения столбца достаточно щелкнуть мышью в любом месте столбца. Отобразить столбцы..  ­ вывод диалогового окна, в котором предлагается выбрать столбцы, необходимые для отображения на экране. Закрепить   столбцы  ­   фиксировать   выделенные   столбцы   при   просмотре   таблицы. Зафиксированные  таким образом столбцы при прокрутке таблицы  влево  или  вправо постоянно присутствуют на экране. Это значительно облегчает чтение таблиц, содержащих много полей. Освободить все столбцы  ­ отмена фиксации столбцов.  Поиск и замена данных Access может искать нужное значение в определенном поле или во всех полях таблицы. Для  этого используется диалоговое окно Поиск, в котором можно выбрать вариант поиска (команда  Правка\Найти).  Аналогичное окно Замена позволяет заменить значения последовательно в нескольких  записях таблицы (команда Правка\Заменить). Не всегда точно известно, что именно следует найти. В этом случае можно использовать символы шаблона: ? ­ замена не точно известного символа в указанной позиции шаблона, * ­ замена  группы символов. Для определения диапазона символов используется дефис, например, любая  буква от А до К обозначается как [A­K]. Для описания альтернативных символов применяют  скобки, например, [OA] означает О или А. Примеры шаблонов:  р?ка рука, река *град Волгоград, Ленинград, Белград К[оа]мпания компания, кампания 5     Сортировка записей  Для изменения порядка записей в таблице, для группировки одинаковых  значений удобно применять   команду   быстрой   сортировки   (Записи\Быстрая   сортировка)   или   соответствующие кнопки на панели инструментов  . Для этого нужно выделить столбцы, по значениям которых будут сортироваться записи, а затем нажать на кнопку на панели инструментов.  Сортировка   таблицы   по   нескольким   полям     выполняется   с   помощью   фильтра.   Для   этого нужно открыть таблицу и выполнить команду Записи\Фильтр\Расширенный фильтр. Появится окно Фильтр (рис.3).   Рис.3. Окно Фильтр. В этом окне  в строке  Поле   из  списка  полей  таблицы нужно выбрать  то, сортировка  по которому должна производиться в первую очередь. В   строке  Сортировка  в этом же столбце бланка   выбрать тип сортировки (по возрастанию или убыванию). В следующем столбце бланка выбирается   поле,   по   которому   будет   проводиться   сортировка   во   вторую   очередь,   и   для   него указывается   тип   сортировки.   И   так   далее     для   всех   полей,     по   которым   будет   проведена сортировка.   После   заполнения   бланка   сортировки   выполнить   команду  Записи\Применить фильтр. Чтобы вернуться к первоначальному порядку записей, выполните команду  Записи\Удалить фильтр. Задание 2. 1. Откройте базу данных «Отдел кадров +Ваша фамилия». Откройте таблицу Сотрудники.  2. После поля Отчество вставьте новое поле Пол (3 символ ­ тип текстовый ). Перед полем Должн  добавьте  новое   поле  Образование.  В  режиме   таблицы  заполните   эти  поля   (пол обозначьте следующим образом м – мужской, ж – женский) . 3. Переименуйте поле Дата рожд в Дата рождения. 4. Удалите поле Дата зачисления. 6 5. В таблице Сотрудники сделайте Тип шрифта – Courier, Начертание – обычное, Размер – 11 пт, Цвет – темно­синий. Сохраните изменения. 6. Откройте таблицу Состав семьи.  7. Измените оформление таблицы таким образом, чтобы Цвет фона был желтым, Цвет линий – черный, Горизонтальная линия сетки – Точечная линия. Сохраните изменения. 8. Откройте таблицу Штатное расписание.  9. Удалите поле ФЗПМ и ФЗПГ.  10. Задайте оформление таблицы – Приподнятое. Сохраните изменения. 11. Откройте таблицу  Сотрудники. С помощью команды  Заменить… замените обозначение в поле    Пол  «м»   на   «муж»   и   «ж»   на   «жен»   (Замечание:   в   списке   Совпадение   выберите параметр Поля целиком). 12. Задайте сортировку записей таким образом, в верху списка были мужчины в алфавитном порядке, а затем женщины в алфавитном порядке. Сохраните изменения в таблице. Контрольные вопросы 1. Какие отношения используются для связи таблиц? 2. Что называется Ключевым полем? Как задать ключевое поле? 3. Поясните назначение опций Обеспечение целостности данных,  Каскадное обновление  связанных полей и Каскадное удаление связанных в окне Изменение связей. 4. Как можно удалить связь между таблицами? 5. Какая команда позволяет установить  параметры оформления ячеек в таблице? 6. Для чего используется команда Закрепить столбцы? 7. Как можно отсортировать данные по нескольким полям?