Лекционное занятие 7.docx

Лекционное занятие 7

Связывание данных

Если БД имеет более 1 таблицы, то таблицы должны быть связаны (хотя бы некоторые из них).

Связь (или отношение) представляет собой соединение между двумя или более таблицами.

Типы связей:

1.            «один-к-одному» (1:1)

2.            «один-ко-многим» (1:∞)

3.            «много-ко-многим» (∞:∞)

Установить связь между базами данных (таблицами) – это означает добиться согласованного перемещения указателей записей связанных БД.

При установлении связи различают главную (ведущую, родительскую) и связанную или подчиненную (ведомую, дочернюю) таблицы или БД.

Связь «один-к-одному»  имеет место, когда  для каждой записи главной таблицы устанавливается связь только с одной записью подчиненной таблицы. Чаще всего связываются ключевые поля разных таблиц. В этом случае в главной таблице, как правило,  записей не меньше, чем в подчиненной.

Связь «один-ко-многим»  используется, когда  для каждой записи главной таблицы устанавливается связь с несколькими записями подчиненной таблицы. В этом случае в главной таблице  обычно  записей  меньше, чем в подчиненной.

Связь «много-ко-многим»  используется, когда  для нескольких записей главной таблицы устанавливается связь с несколькими записями подчиненной таблицы.

Установление связей между таблицами

!!!  Приступая к связыванию таблиц, убедитесь, что все таблицы и другие объекты БД закрыты. Затем переключитесь в окно БД, нажав клавишу F11.

1.   Открыть окно Схема данных щелчком на одноименной кнопке панели инструментов или командой Сервис → Схема данных.

2.   В открывшемся окне Добавление таблицы, выбрать нужные таблицы; для включения в структуру межтабличных связей нажать кнопку Добавить; закрыть окно Добавление таблицы.

3.   Связь между полями установить перетаскиванием имени поля  из одной таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле (поле «Страна» из таблицы «Атлас мира» на соответствующие поля  других таблиц). Поле связанной таблицы называется полем внешнего ключа

4.   В открывшемся диалоговом окне Связи, задать свойства образующейся связи:

·     включить флажок Обеспечение условия целостности данных;
Это позволит избежать ошибок при создании и работе с БД

·     включить флажок Каскадное обновление связанных полей;

·     включить флажок  Каскадное удаление  связанных записей

5.   Нажать кнопку Создать.

6.   Закрыть «Схему данных», ответив положительно на вопрос о сохранении.

7.   Проверить условие целостности данных, обновление связанных полей, удаление  связанных записей. Для этого, в таблице «Атлас мира» исправить название одной из стран, сохранить. Открыть связанные с ней таблицы, убедиться  в обновлении записей.

Сортировка

Сортировка – упорядочение данных по определенным признакам.

Сортировка различается по убыванию и по возрастанию.

Осуществляется сортировка:

1.   Открыть таблицу

2.   В меню Записи ® Сортировка

Фильтрация записей таблицы. Типы фильтров.

В среде MS Access во время работы с таблицами существует четыре способа отбора записей с помощью фильтров:

1.   фильтр по выделенному;

2.   обычный фильтр;

3.   поле Фильтр для;

4.   расширенный фильтр.

1) Фильтр по выделенному

Особенности Фильтра  по выделенному и составляют правило его использования:

-      В конкретной таблице базы данных в режиме таблицы необходимо, найти в конкретном поле значения, которое должно содержаться в искомых записях.

-      Выделить это значение и нажать кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов или выбрать команду  Записи®Фильтр®Фильтр по выделенному  в основном меню или аналогичную услугу в контекстном меню.

-      Повторять последовательно шаг 2, пока не будут заданы все условия отбора записей.

2) Обычный фильтр

Рисунок 2.14 – Обычный фильтр

Правило использования обычного фильтра. Оно может иметь вид:

-      Открыть нужную таблицу.

-      Нажать кнопку  Изменить фильтр на панели инструментов для перехода  к окну обычного фильтра или воспользоваться услугой Записи®Фильтр®Изменить фильтр.

-      Выбрать в бланке обычного фильтра поле для задания условия отбора, которому должны удовлетворять искомые записи.

-      Нажать кнопку Применить фильтр на панели инструментов.

3) Фильтр для

Правила его использования:

-      Открыть нужную таблицу базы данных.

-      Вызывать контекстное меню поля, для которого указывается условие отбора, а затем с клавиатуры в поле Фильтр для ввести значение для условий отбора.

4)                

Рисунок 2.15 – Расширенный  фильтр с простыми условиями отбора данных

Рисунок 2.16 – Расширенный  фильтр со сложными условиями отбора данных

Запросы

Запрос - средство отбора данных из одной или нескольких таблиц

Отбор нужных сведений производится на основе формулируемых критериев. Фактически с помощью запросов создаются новые таблицы, в которых используются данные уже из существующих таблиц.

Запросы различают по типам.

1)  Запросы на выборку – не изменяют БД

2)  Перекрестные запросы – не изменяют БД

3)  Запросы с параметрами

4)  Запросы с групповыми операциями

5)  Запросы на изменение данных: на создание таблиц, на добавление, на удаление, на обновление.

Простые запросы на выборку практически ничем не отличаются от фильтров, а фильтры можно сохранять как запросы.

Основное отличие между запросами на выборку и фильтрами состоит в том, фильтры не позволяют отбирать нужные поля. При создании запроса  пользователь указывает поля, из которых будет состоять новая таблица.

Общим между запросами на выборку и фильтрами можно считать отбор записей из таблицы или запроса.  Фильтр, как правило, используется во время работы в режиме формы или  в режиме таблицы для просмотра или изменения набора записей.

Создание запроса начинается с открытия вкладки Запросы и щелчка по кнопке Создать.

Алгоритм создания простого запроса:

1)  Запросы/Создать/Простой запрос

2)  С помощью Мастера простого запроса выбираем поля из таблиц или запросов с помощью кнопок >, >>,<,<<

3)  В следующем окне выбираем Подробный (отображаются все записи) или Итоговый (с выполнением арифметических операций с числовыми полями таблицы)

4)  Далее задаем имя запросу и выбираем дальнейшие действия: Открыть запрос для просмотра данных или Изменить макет запроса

5)  Нажимаем на кнопку Готово.

Алгоритм создания запроса на выборку:

1)  Запросы/Создать/Конструктор

2)  Добавляем нужные таблицы с помощью окна Добавление таблицы или Запрос/Отобразить таблицу

3)  В бланк запроса переносятся необходимые поля, по которым будут задаваться условия отбора, и те поля, информация из которых необходима.

4)  При необходимости выбирается Сортировка

5)  Устанавливается вывод тех или иных полей на экран

6)  В строке Условие отбора задаются условия запроса для  одного   или нескольких полей в одной строке (логическое И), а также можно задавать дополнительные условия  в строках или

7)  Запрос/Запуск или соответствующая кнопка на панели инструментов Конструктор запросов.

Запрос с параметрами

Запрос с параметрами – это запрос на выборку, при выполнении которого в специальном диалоговом окне Введите значение параметра пользователю необходимо ввести с клавиатуры параметр, в качестве которого выступает значение определенного поля.

1)  В бланке запроса на выборку в соответствующем поле в строке Условие отбора в квадратных скобках набрать текст, который предлагает  ввести условие отбора.

2)  Например: [Введите должность],  Between[Начальная дата]and[Конечная дата].

3)  Сохраняем запрос  (можно предварительно  запустить  на выполнение).

Запросы с групповыми операциями

Групповая операция может применяться для полей, значения которых повторяются, и позволяет выполнять обработку группы данных с помощью различных функций. Эта операция выполняется с помощью кнопки Σ или Вид/Групповые операции:

1)      Запросы/Создать/Конструктор

2)      Добавляем таблицы

3)      Выбираем поля

4)      Применяем Σ – в бланке запроса добавляется строка Групповая операция.

В тех полях, по которым следует провести итоговое вычисление, в этой строке раскрываем список и выбираем одну из нескольких итоговых функций: список опций поля Групповая операция включает 9 итоговых функций и три элемента: Группировка, Выражение и Условие.                                                            

1)        Группировка. Элемент Группировка указывает на поле, по которому результат выполнения запроса будут организованы в группы для дальнейших итоговых вычислений.

2)        Sum. Суммируются все значения, содержащиеся в поле запроса.

3)        Avg. Вычисляется среднее арифметическое значение для всех чисел, содержащихся в выбранном поле.

4)        Min. Отображается минимальное значение изо всех значений, содержащихся в
поле запроса.

5)        Мах. Отображается максимальное значение изо всех значений, содержащихся в поле запроса.

6)        Count. Вычисляется количество непустых значений в поле запроса.

7)        StDev. Вычисляется среднеквадратичное отклонение для значений в поле.

8)        Var. Вычисляется дисперсия распределения значений, содержащихся в указан­ном поле.

9)        First. Отображается значение поля из первой записи результирующего набора.

10)    Last. Отображается значение поля из последней записи результирующего набора.

11)    Выражение. Элемент Выражение, указанный в поле, сообщает программе Ac­cess, что следует создать поле, значение которого будет вычисляться.

12)    Условие. Элемент Условие указывает программе Access, что данное поле не участвует в группировке; условие отбора, вводимое в это поле, определяет, какие записи буду участвовать в вычислениях.

5)      При необходимости задаем условие отбора

6)      Запускаем на выполнение 

Запросы с вычисляемыми полями

Поле, содержимое которого является результатом расчета по содержимому других полей, называется вычисляемым полем. Для создания запроса, производящего вычисления, служит тот же самый бланк запроса по образцу. Разница только в том, что в одном из столбцов вместо имени поля записывают формулу. В формулу входят заключенные в квадратные скобки названия полей, участвующих в расчете, а также знаки математических операций –  <имя поля>:<выражение>.

Например, так: Стоимость:[Количество]*[Цена]; НДС:[Цена]*0,2; ФИ:[Фамилия]+ « »+[Имя]

Комбинация клавиш Shift+F2 открывает окно Область ввода, в котором можно ввести сколь угодно длинную формулу и затем щелчком на кнопке ОК перенести ее в бланк запроса по образцу.

Работа с построителем выражений.

При создании запросов с вычисляемыми полями используется Построитель выражений, который вызывается командой Построить из контекстного меню Поле  или в строке Условие отбора.

В верхней части окна построителя расположено поле, в котором создается выражение. Ниже находится раздел, предназначенный для создания элементов выражения и их последующей вставки в поле выражения. Допускается непосредственный ввод части выражения в поле выражения.

В средней части окна построителя находятся кнопки с часто используемыми операторами. При нажатии на одну из этих кнопок построитель вставит соответствую­щий оператор в текущую позицию поля выражения.

Нижняя часть окна разделена на три поля. Левое поле отображает иерархию папок, содержащих основные типы компонентов выражений, в среднем поле выводиться список полей таблиц или запросов, перечень категорий функций и т.д., а правом поле отображаются конкретные значения. Построитель включает имена полей с именами таблиц, отделяя их точкой. Если в введенном выражении есть ошибка в синтаксисе, то на экран будет выведено соответствующее сообщение.

Microsoft Access скопирует созданное выражение в ту позицию, из которой был вызван Построитель выражений.

Форматирование вычисляемого поля: в окне Конструктора  на вычисляемом поле в контекстном меню выбираем команду Свойства.

Запросы на изменение данных

Запрос на изменение – это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей и отменить эти изменения невозможно. Помечаются в пиктограммах восклицательным знаком!.

На вкладке Запросы хранятся условия для отбора данных для изменений. Сами изменения происходят в указанных таблицах  на вкладке Таблицы.

Алгоритм запроса на создание таблицы

1)   Запросы/Создать/Конструктор

2)   Добавляем таблицы

3)   Выбираем поля и указываем условия для отбора данных

4)   Запрос/Создание таблицы или кнопка Тип запроса

5)   Задается имя таблицы

6)   Запуск на выполнение

7)   Сохранить.

Имя запроса и имя таблицы не должно совпадать!

Запрос на добавление записей

Копирует данные из одной или нескольких таблиц  в другую существующую. Выполняется аналогично запросу на создание таблицы.

Алгоритм запроса на удаление записей

1)   Запросы/Создать/Конструктор

2)   Добавляем таблицы

3)   Выбираем только те поля, которые будут участвовать в удалении данных

4)   Кнопка Тип запроса – Удаление

5)   Запуск на выполнение

6)   Сохранить.

Алгоритм запроса на обновление данных

1)   Запросы/Создать/Конструктор

2)   Добавляем таблицы

3)   Выбираем только те поля, которые будут участвовать в обновлении данных

4)   При необходимости указываются условия для отбора данных

5)   Кнопка Тип запроса – Обновление

6)   В бланке появится новая строка Обновление, в которой в нужное поле записывается новое значение

7)   Выполняется запрос на выборку для просмотра обновляемых данных

8)                  Сохранить.

Формы

Формы — это средства для ввода данных. Назначение форм — предоставлять пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему нужно заполнять. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки  и т.п.) для автоматизации ввода.

Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка, — это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомляемость и предотвращает появление печатных ошибок. Формы могут содержать графики и диаграммы и иметь специальные поля с функциями. В Access существует несколько режимов создания формы: Автоформа, Мастер форм, Конструктор форм.

Причем самый простой способ создания формы – Автоформа.

Форма позволяет вводить, просматривать, редактировать и печатать данные.

Отчеты

По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство (принтер). В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группировки выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета). Отчеты могут содержать данные из нескольких таблиц или запросов.

Можно создать отчеты следующих видов:

·     простая распечатка из режима Таблицы или Формы, используемая как черновой вариант отчета;

·     детальный отчет — хорошо подготовленный отчет в наглядном удобном виде, включающий ряд дополнительных элементов;

·     специальный отчет, позволяющий подготавливать, к примеру, почтовые наклейки и формы писем.

Контрольные вопросы:

1.        Назовите типы связей между таблицами.

2.        Опишите процесс связывания таблиц в реляционной базе данных?

3.        Какие виды форм существуют в MS Access?

4.        Опишите процесс создания форм.

5.        Какие виды запросов в MS Access вам известны?

6.        Опишите процесс создания отчетов.

Скачано с www.znanio.ru