ЛЕКЦИЯ НА ТЕМУ: Акт

ЛЕКЦИЯ НА ТЕМУ:

Акт

            Это документ, составленный несколькими лицами и под­тверждающий конкретные факты или действия. Акты составляются в различных ситуациях и поэтому имеют много видов:

-   акт приема работ по договору;

-   акт приема-передачи документов;

-   акт списания материалов;

-   коммерческий акт;

-   акт проверки и т. д.

            Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей. Акты могут не только устанавливать какие-либо факты, нару­шения, но и содержать предложения по устранению недостат­ков (акт о нарушении правил пожарной безопасности, техники безопасности и т. п.).

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливаю­щие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных на­рушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и ис­правления в акте должны быть оговорены и заверены подпи­сями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, от­ветственного за перевозку груза).

      Если акт является внутренним документом предприятия, он оформляется на общем бланке.

Если акт является внешним документом, то он должен содер­жать справочные данные об организации. Акт должен иметь:

-    наименование организации (структурного подразделения);

-    наименование вида документа;

-    дату;

-    номер;

-    заголовок к тексту;

-    текст;

-    подписи;

-    печать (для важных и внешних актов);

-    приложения (при наличии копий подтверждающих документов).

      Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: фамилии, инициалы предсе­дателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходи­мости указываются должности и фамилии присутствующих. Акт может иметь заголовок, например "Акт о недостаче ТИП" или "Акт приема-передачи документов с грифом "Конфиден­циально". В основной части акта излагаются:

-    цели и задачи;

-    сроки проведенной комиссией работы;

-    результаты (выводы, заключения, предложения).

     После текста и отметки о приложении при необходимости ука­зываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и другими важ­ным вопросам) необходимо утверждение руководителем и за­верение печатью предприятия.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей со­ставителей ставится отметка "С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты".

Образец оформления акта

Наименование организации                                                                УТВЕРЖДАЮ

(Справочные данные об организации)                                               Руководитель организации

А  К  Т   №_____                                                                                   ________    И.О.Фамилия

                                                                                                                00.00.0000

00.00.0000                                

г. Тольятти

Заголовок к тексту

Основание: номер и дата распорядительного документа

Состав комиссии:

Председатель:                          Наименование должности                          И.О.Фамилия

Члены комиссии:                    Наименование должности                          И.О.Фамилия

Располагаются в алфавитном порядке.

Присутствовали: наименование должности, И.О.Фамилия лиц, присутствующих при составлении акта, располагаются в алфавитном порядке.

            В констатирующей части текста акта  описывается проведенная работа, фиксируются установленные факты. Выводы и заключения комиссии, конкретные предложения комиссии.

Констатирующая часть акта может быть разделена на пункты.

            Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акт составлен в 2 экземплярах:

1-      Кому (куда);

2-      Кому (куда);

Приложение:     если оно есть.

Председатель                                            Личная подпись                            И.О.Фамилия

Члены комиссии                                      Личная подпись                             И.О.Фамилия

Присутствовали при

составлении акта                                     Личная подпись                             И.О.Фамилия