ЛЕКЦИЯ НА ТЕМУ: Форми бухгалтерського обліку

 ЛЕКЦИЯ НА ТЕМУ:

 Форми бухгалтерського обліку

Облікова процедура матеріалізується у формі обліку, що запро­ваджується підприємством. Форми обліку постійно розвиваються із удосконаленням управління виробництвом, зростанням рівня наукової організації інформаційних систем.

Чисельні тлумачення сутності форми обліку свідчать, що вона є складним теоретичним поняттям. Найбільш змістовним та ін­тегральним є визначення Я.В. Соколова: «Формою рахівництва (ред. на рівні практичного використання - бухгалтерського обліку) слід називати сукупність алгоритмів для обробки первинних показників і одержання результативної облікової інформації за допо­могою заданих технічних засобів». З цього визначення витікають певні висновки:

1) певну послідовність облікових дій забезпечує саме алго­ритм, тому, незалежно від техніки обліку, він є основним поняттям форми рахівництва. Алгоритми можуть виступа­ти у вигляді системи взаємопов'язаних облікових регістрів, які саме і визначають послідовність і способи реєстрації у них первинних показників. Алгоритми можуть створювати основу для програмування обробки первинних показників і одержання результативної облікової інформації;

2) порядок оцінки та групування об'єктів обліку, що є складо­вими обробки облікової інформації, визначають методоло­гія і методика бухгалтерського обліку, тому вони є первин­ними відносно форми обліку, яка є лише їх зовнішнім вті­ленням, «оболонкою». Відповідно, зміни теоретичних засад бухгалтерського обліку зумовлюють адекватну еволюцію форм обліку;

3) первинні документи є входом до системи обліку, а звіт­ність - її виходом, тому перебувають поза обліковою проце­дурою і до складу форми обліку не включаються;

4) порядок групування та реєстрації показників первинних документів визначає система облікових регістрів, тому вони становлять форму обліку;

5) форма обліку - це інформаційно-пошукова система, при­значена для зберігання інформації, а облікові регістри є способом організації та зберігання інформаційних масивів, тому співвідношення облікових регістрів різної структури визначає ефективність обліку (його спроможність забезпечувати формування інформації, необхідної для управління) та безпосередньо впливає на продуктивність праці бухгал­терів. На вибір форми обліку впливають певні фактори: тип підпри­ємства та обсяги його господарської діяльності; технічне забез­печення облікового процесу та план рахунків, що застосовується підприємством.

Раціонально організована форма обліку має забезпечувати:

-  одержання своєчасної, повної та достовірної інформації щодо господарських операцій, яка необхідна для управління;

-  групування та реєстрацію показників первинних докумен­тів, що надійшли до бухгалтерії;

-  зростання продуктивності праці апарату бухгалтерії у про­цесі підготовки первинної інформації, її обробки та запису до облікових регістрів;

-  зменшення числа помилок у процесі реєстрації та узагаль­нення показників;

-  зберігання інформації, що забезпечує прийняття управлін­ських рішень.

Будь-яка форма обліку включає компоненти, які утворюють її інваріант:

1) тип запису (простий або подвійний);

2) послідовність запису (хронологічний та/або систематич­ний);

3) логисмографічність рівнів узагальнення облікової інформа­ції;

4) повноту записів (реєструються господарські операції, які вже відбулися, або здійснюються, або мають відбутися).

Відповідно до чинного законодавства форму обліку підпри­ємство обирає самостійно, зазначаючи її у наказі про облікову політику. Підприємствам надається право самостійно виби­рати форми облікових регістрів, виходячи при цьому не лише з рекомендованих зразків, але й з власних розробок, зумовле­них технологією обробки облікової інформації та конфігурацією комп'ютерної програми.

У наш час застосовуються такі форми обліку: меморіально-ор­дерна, Журнал-Головна, журнально-ордерна, журнальна, спроще­на, проста, комп'ютерна.

Перевагами меморіально-ордерної форми обліку є вдале по­єднання індивідуальних, конкретних особливостей кожного підприємства із загальними вимогами форми. На підприємстві від­кривають лише ті накопичувальні відомості, які потрібні для ре­єстрації господарських операцій. Цілісність цієї форми обліку за­безпечує застосування меморіальних ордерів (рис.4.8).

Меморіальні ордери складають у кінці місяця за підсумками на­копичувальних відомостей та реєструють у спеціальному журналі. Але, громіздкість побудови, що призводить до дублювання записів господарських операцій та невиправданому зростанню трудоміст­кості облікових робіт, витіснили цю форму обліку з числа найбільш вживаних та розповсюджених. Спрощеним варіантом меморіаль­но-ордерної форми обліку є форма Журнал-Головна (рис.4.9).

У цій формі обліку хронологічна реєстрація господарських опе­рацій у меморіальних ордерах поєднується з їх записами на рахун­ках обліку в одній книзі - Журнал-Головна. її перевагами є її на­очність, простота контролю облікових записів. Але, вона обмеж­ує кількість рахунків і не пристосована до поділу облікової роботи між бухгалтерами, тому не може використовуватись підприємства із значними оборотами та різними видами діяльності.

При журнальній формі обліку застосовуються журнали, що заповнюються за кредитом одного або кількох рахунків та нако­пичувальні відомості, що заповнюються за дебетом аналогічних рахунків (рис. 4.10).

Журнали - це вільні аркуші, що спеціально прографлені та при­значені для кредитових записів господарських операцій у корес­понденції з дебетом відповідних рахунків. Вони заповнюються дво­бічним та піковим способом. Аналітичний облік господарських операцій ведеться у спеціальних відомостях, що відкривають до окремих синтетичних рахунків. Так. до журналу № 1 відкривають відомості № 1.1; 1.2 та 1.3, призначені для аналітичного обліку грошових коштів та грошових документів; до журналу № 3 - відо­мості 3.1-3.6 для аналітичного обліку розрахунків та зобов'язань. Інформацію про обороти та сальдо на рахунках обліку, системати­зовану у журналах та відомостях, у кінці місяця переносять до Го­ловної книги. Перевагами цієї форми є поєднання синтетичного і аналітичного обліку; пристосування регістрів обліку до формуван­ня інформації, адаптованої для складання звітності. У класичному варіанті журнально-ордерної форми облі­ку ведуться лише журнали-ордери, тобто регістри систематич­ного запису, призначені для відображення кредитових оборотів (рис. 4.11).

При журнально-ордерній формі регістри та послідовність за­писів такі:

1) первинні показники, що характеризують господарські опе­рації, записують у журнали-ордери;

2) підсумки журналів ордерів переносять до Головної книги, де виводяться залишки по усіх рахунках, необхідних для скла­дання балансу та інших форм звітності.

На практиці журнально-ордерна форма обліку у її чистому ви­гляді не застосовувалась. Облік за найбільш важливими рахунка­ми «Каса», «Рахунки у банках», тощо підприємства ведуть як з кре­дитовою (журнал-ордер), так і дебетовою (відомості) деталізацією інформації, тобто не по журнально-ордерній, а по інтегральній формі обліку. Такий підхід дозволяє вибрати найбільш оптималь­ну систему регістрів для кожного рахунку. У практичній роботі бухгалтерії та чи інша форма обліку у цілому в її класичному ва­ріанті майже не застосовується. При побудові конфігурації форми обліку спостерігається проникнення елементів одних форм в інші, їх пристосування до специфіки певного підприємства.

Суб'єкти малого підприємництва можуть використовувати за власним вибором спрощену форму обліку. Нормативними документами розроблені її варіанти:

-  проста форма бухгалтерського обліку;

-  форма бухгалтерського обліку з використанням (веденням) регістрів обліку майна малого підприємства.

При простій формі бухгалтерського обліку господарські опера­ції відображуються у Книзі-обліку господарських операцій у хронологічному порядку. Поряд з Книгою підприємства використовують Відомість обліку заробітної плати (ф. № В-8) для нарахування заро­бітної плати та утримань з неї. За наявності необоротних активів та матеріальних запасів ведуть Відомість обліку основних засобів, нарахованої амортизації (зносу) за формою В-1 та Відомість обліку виробничих запасів, готової продукції та товарів форми В-2. При простій формі обліку реєстрація всіх господарських операцій і ви­явлення фінансових результатів діяльності проводяться в одному бухгалтерському регістрі - книзі обліку господарських операцій.

При формі обліку з використанням (веденням) регістрів обліку майна малого підприємства крім Книги обліку господарських опе­рацій підприємства ведуть відомості обліку, затверджені наказом Міністерства фінансів України.

Найбільш оптимальною і раціональною є автоматизована форма обліку. Вона базується на використанні ЕОМ при обробці облікової інформації, отриманої з первинних документів. Обробка інформації здійснюється із використанням спеціальних бухгал­терських програм, що, крім обробки облікової інформації, мають нормативно-довідкову інформацію та автоматизовану єдину базу облікових показників. Кожна програма має свої можливості щодо рівня деталізації та систематизації облікової інформації, які мож­на реалізувати у процесі обробки облікової інформації.

Застосування комп'ютерної техніки дозволяє:

1) одержувати підсумкову інформацію для прийняття управ­лінських рішень у будь-який час, а не лише за підсумками звітного періоду, що характерне для класичних форм обліку;

2) збільшити перелік облікових номенклатур та забезпечити максимальну деталізацію інформації за багатьма ознака­ми, що було неможливим з технічних причин;

3) для контролю за роботою підприємства оперативно отри­мувати вибіркову потрібну у певний час інформацію, але не оперувати з усіма її потоками;

4) якісно підвищити рівень управління за рахунок застосу­вання лінійної алгебри та кореляційного аналізу для показу взаємозв'язку між окремими рахунками;

5) забезпечити автоколацію облікової інформації, що на поря­док підвищує її точність та об'єктивність.