ЛЕКЦИЯ НА ТЕМУ: Формирование дел

ЛЕКЦИЯ НА ТЕМУ:

Формирование дел.

  При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел.

  Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).

   При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание (н-р: “Документы по вопросам повышения качества продукции”).

  Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора.

  Для группировки переписки  используется корреспондентский признак.  При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.

  Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку (н-р: “Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции”).

  Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку (н-р: “Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия  и квартальных вложениях”).

  Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

  Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела.

  При формировании дел необходимо учитывать следующие требования :

документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

подлинники оделять от копий;

годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;

утвержденные документы - от их проектов;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

  Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями гос. стандартов и других нормативных актов.

  В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года.

  Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

  Документы, помещенные в дело должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись, отметку “В дело”.

  Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы.

  Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, , положения, инструкции, утвержденные  распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

  Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основой деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты.

  Приказы по личному составу группируются в соответствии со сроками их хранения.

  Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо  от времени их составления или даты поступления.

  Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

  Протоколы заседаний Совета трудового коллектива группируются по хронологии и порядку номеров.

  Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом запросом.

  Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.