ЛЕКЦИЯ НА ТЕМУ: Номенклатура дел, правила разработки и ведения номенклатуры дел. Виды и состав номенклатуры дел

ЛЕКЦИЯ НА ТЕМУ:

Номенклатура дел, правила разработки и ведения номенклатуры дел. Виды и состав номенклатуры дел.

Чтобы документы потом можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется ориентировочный список заголовков дел, который называется номенклатурой дел.

Специалисты по документационному обеспечению управления понимают под номенклатурой дел «оформленную соответствующим образом сводную ведомость (перечень) заглавий дел, ведущихся в организации на протяжении года»^[1].

Номенклатура дел является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел в делопроизводстве организации выполняет одновременно несколько функций:

1)                               она является планом группировки документов в дела, или схемой систематизации дел;

2)                               выполняет функцию учета дел, формируемых в деятельности организации, используется для поиска документов и дел.

3)                               Используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения в ведомственном архиве, а также при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения^[2].

Организации, передающие свои документы на хранение в государственный или ведомственный архив, один раз в 5 лет согласовывают свою номенклатуру дел с соответствующим архивным учреждением. Кроме того, если в организации существенным образом меняется структура или производится реорганизация, в результате которой создаются новые подразделения и, соответственно, новые комплексы документов, номенклатура дел организации составляется заново и согласовывается с архивным учреждением. Организации, не передающие документы на хранение в государственный или ведомственный архив, не проводят согласования номенклатуры дел с архивным учреждением. Свою номенклатуру дел они ежегодно согласовывают с экспертной комиссией организации.

Различают два типа номенклатур дел:

1)      типовую номенклатуру

2)      конкретную номенклатуру дел.

Типовая форма номенклатуры дел и принципы формирования заголовков дел, а также порядок согласования и утверждения данного документа разрабатываются Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Типовые номенклатуры дел составляются также в ведомствах на основе многолетнего анализа документопотоков подведомственных учреждений.   Например, Министерство образования составляет и рассылает в ВУЗы типовую номенклатуру дел для учреждений высшего образования. Типовые номенклатуры дел являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.

Конкретная номенклатура дел  представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой  деятельности одного конкретного учреждения или предприятия.

Составление конкретных номенклатур дел занимаются делопроизводственные службы учреждения или предприятия:

- на основании изучения комплекса документов, которые образуются в процессе его деятельности, и

- на основании разделов, рекомендуемых типовой номенклатурой, существующей в ведомстве, к которому принадлежит учреждение.

Номенклатуру дел рекомендуется составлять в соответствии с правилами, принятыми в единой государственной системе делопроизводства. При составлении конкретных номенклатур дел организаций в качестве основы могут использоваться также примерные номенклатуры дел, разрабатываемые для подведомственных организаций органами власти и управления. Примерные номенклатуры дел являются рекомендательными документами, они устанавливают состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций определенной отрасли или организаций одной системы. Наличие примерной номенклатуры дел существенно облегчает составление индивидуальной номенклатуры дел, т.к. заголовки дел и сроки их хранения из примерной номенклатуры дел могут переноситься в конкретную без изменений. Заголовки примерной номенклатуры дел можно изменять, уточнять в связи со спецификой деятельности организации.

При следовании правилам составления или примерным образцам номенклатуры дел документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены номенклатурой.

Номенклатура дел составляется, как правило, в трех экземплярах, первый из которых хранится в деле, второй  - в месте хранения, третий – в архиве организации.

Форма документа «Номенклатура дел» включает пять граф, которые идут в следующем порядке. В первой графе указывается присвоенный индекс документа передающегося на хранение. Вторая графа включает в себя заголовок дела(тома, части).Третья графа указывает количество дел (томов, частей) всего. Четвертая графа содержит сведения о сроке хранения дела и № статьи по перечню. Пятая графа необходима для пояснения разного рода примечаний: отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категории и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается  количество дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается заместителем руководителя организации по управлению. Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры и функций организации. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

Скачано с www.znanio.ru