Лекция на тему:

ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ ГРОШОВИХ КОШТІВ

До складання річної фінансової звітності необхідно провести інвентаризацію грошових коштів. Розповімо, як це зробити.

Що треба інвентаризувати

Інвентаризації підлягають:

Грошові кошти на рахунках у національній валюті; (субрахунки 311 «Поточні рахунки в національній валюті»,

313 «Інші рахунки в банку в національній валюті»);

·                     кошти на валютних рахунках підприємства (субрахунки 312 «Поточні рахунки в іноземній валюті», 314

«Інші рахунки в банку в іноземній валюті»);

·                     кошти на спеціальних рахунках підприємств у системі електронного адміністрування ПДВ (субрахунок

315 «Спеціальні рахунки в національній валюті»);

·                     кошти в іноземній валюті, які підлягають розподілу або додатковому попередньому контролю, у тому числі кошти в інвалюті, що підлягають обов'язковому продажу відповідно до законодавства (субрахунок 316

«Спеціальні рахунки в іноземній валюті»);

·                     кошти в дорозі (субрахунки 333 «грошові кошти в дорозі в національній валюті», 334 «Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті»);

·                     готівкові кошти в національній валюті (субрахунок 301 «Готівка в національній валюті»);

·                     готівкові кошти в касі в іноземній валюті (субрахунок 302 «Готівка в іноземній валюті»).

Яка періодичність інвентаризації

Періодичність інвентаризації грошових коштів підприємство встановлює самостійно. Але є випадки обов'язкового її проведення. Вони наведені в п. 7 розд. І Положення № 879 (докладніше див. на с. 4 цього видання).

Важливий момент! Перед складанням річної фінансової звітності інвентаризація коштів повинна проводитися не раніше двох місяців до дати балансу (п. 7 розд. І Положення № 879). Це нове правило, яке треба застосовувати із цього року, починаючи з річної інвентаризації.

Порядок проведення інвентаризації

Грошові кошти на рахунках у банку

У ході інвентаризації звіряється сальдо коштів на рахунку в банку з даними бухгалтерського обліку за банківськими виписками (п. 6.3 розд. ІІІ Положення № 879). У такій виписці вказуються: залишок коштів на рахунку на початок дня, надходження і вибуття грошей протягом дня і залишок грошей на кінець дня.

Результати інвентаризації безготівкових грошових коштів підприємство може оформити документом довільної форми, у якому зазначено: найменування банку, де відкрито рахунок, номер і вид рахунка, валюта рахунка, сальдо на рахунку на дату проведення інвентаризації.

Грошові кошти на спеціальних рахунках

Інвентаризація суми інвалюти, яка підлягає обов'язковому продажу відповідно до законодавства і числиться на субрахунку 316 «Спеціальні рахунки в іноземній валюті», проводиться так само, як і кошти на рахунках у банку (див. вище), на підставі виписок банку.

Інвентаризація коштів на ПДВ-рахунку. Для отримання інформації про наявність коштів на спецрахунку в

СЕА в комп'ютерну систему ДФС потрібно відправити електронний Запит про отримання реквізитів рахунка та відомостей про стан рахунка і суми ПДВ, на яку платник має право зареєструвати податкову накладну та/або розрахунок коригування в ЄРПН.

У відповідь платник податків повинен одержати Витяг із системи електронного адміністрування ПДВ. У ньому наводиться таблиця з 11 рядків, де в тому числі відображається залишок коштів на ПДВ-рахунку (ряд. 1

«Стан рахунка»). У рядку 1 вказуються суми, перераховані з поточного рахунка платника ПДВ на рахунок у СЕА, за винятком сум, списаних у бюджет і заявлених до повернення на поточний рахунок платника. Наприклад, у звітному періоді на рахунок у СЕА було перераховано 20 000 грн., у декларації за звітний період сума ПДВ до сплати – 18 000 грн. Повертати залишок (2 000 грн.) на свій поточний рахунок платник не став. Отже, залишок відображається в рядку 1. Така ж сума (2 000 грн.) повинна числитися за дебетом субрахунка 315.

У випадку виникнення розбіжностей між сальдо субрахунка 315 і даними витягу рекомендуємо:

·                     додати документи (копії), що підтверджують невідповідність даних витягу даним обліку;

·                     скласти реєстр відправлених документів і завірити його печаткою підприємства та підписом керівника;

·                      відправити один пакет документів до ДФС електронною поштою (idd@sfs.gov.ua) або на поштову адресу (04655, м. Київ, Львівська площа, 8), а другий – до органу ДФС за місцем вашої реєстрації рекомендованим листом із повідомленням про вручення.

Готівкові кошти

Інвентаризація готівки в національній валюті. Ця процедура проводиться відповідно до Положення № 637 (п. 6.1 розд. ІІІ Положення № 879).

Каса інвентаризується з метою здійснення контролю над схоронністю готівкових коштів (п. 4.10 Положення № 637). Якщо для розрахунків із покупцями застосовуються РРО або розрахункові квитанції, то інвентаризація проводиться також у місцях проведення готівкових розрахунків.

Розглянемо покроково порядок цієї процедури.

Крок 1. Підготовка до інвентаризації. На момент проведення інвентаризації касир у присутності інвентаризаційної комісії:

·                     виводить у касовій книзі залишок коштів у касі. При цьому він вносить у касову книгу всі дані про рух готівки на підставі прибуткових і видаткових документів, які не були внесені на момент інвентаризації, і складає «Звіт касира»;

·                     заповнює розписку в тому, що всі прибуткові та видаткові документи здані в бухгалтерію, усі кошти, що надійшли, оприбутковані, а вибулі – списані на витрати. Розписка є частиною Акта про результати інвентаризації готівкових коштів за формою додатка 7 до Положення № 637 (далі – акт).

Інвентаризаційна комісія записує останні номери заповнених касових ордерів. Після цього пред'явлені касиром документи не беруться до уваги.

Крок 2. Підрахунок фактичної наявності коштів. На цьому етапі проводиться покупюрний підрахунок готівки (п. 4.10 Положення № 637).

Якщо в касі виявлено готівку, що не належить підприємству, то її треба оприбуткувати як надлишок. Заяви касира про те, що ці гроші – його особисте майно, не приймаються, адже в касі заборонено зберігати чужі кошти.

Крок 3. Підбиття результатів інвентаризації. На цьому етапі звіряються:

·                     фактичний залишок коштів;

·                     залишок коштів за касовою книгою та за субрахунком 301 «Готівка в національній валюті».

Якщо фактичний залишок готівки більший від суми, яка числиться в обліку, то в касі є надлишки, а якщо ні, то

–  нестача.

Крок 4. Оформлення результатів інвентаризації. Результати інвентаризації вносяться в акт, який складається у двох примірниках: один здається в бухгалтерію, другий залишається в касира (див. фрагмент у кінці консультації).

Якщо в касі виявлено надлишки або нестачі цінностей, даний факт фіксується в акті. При цьому касир пояснює в акті причини їх виникнення.

Виявлені в касі надлишки необхідно оприбуткувати. Для цього касир заповнює прибутковий касовий ордер типової форми № КО-1 (додаток 2 до Положення № 637). При виявленні в касі нестачі потрібно встановити причину нестачі і винну особу (найчастіше це касир) і в разі необхідності оформити видатковий касовий ордер типової форми № КО-2 (додаток 3 до Положення № 637).

Крім звіряння фактичної наявності цінностей у касі з даними обліку рекомендуємо під час інвентаризації звернути увагу:

·                     на порядок оприбуткування готівки в касі;

·                     установлення ліміту залишку каси та його дотримання.

Такі дії вбережуть вас від штрафів, передбачених ст. 1 Указу № 436:

·                     за неоприбуткування готівки – у п'ятикратному розмірі неоприбуткованої суми;

·                     перевищення ліміту каси – у двократному розмірі суми перевищення за кожний день порушення.

Інвентаризація каси в інвалюті. Готівкова інвалюта інвентаризуєтся в тому ж порядку, що й готівка в національній валюті.

При проведенні інвентаризації врахуйте, що в діючому законодавстві немає нормативного документа, що передбачає порядок ведення касових операцій в інвалюті. Підприємство може фіксувати рух інвалютних коштів у касі, використовуючи форми первинного обліку, аналогічні тим, які застосовуються для обліку готівкових гривень. Такої ж думки дотримується і НБУ (Лист № 12303).

При заповненні касових документів рекомендуємо в графі «Сума» указувати цифрами і прописом суму в інвалюті, а через дріб – її еквівалент у національній валюті (розраховується за курсом НБУ на початок дати здійснення операції). Інші реквізити касових ордерів при оприбуткуванні та видачі інвалюти заповнюються у звичайному порядку.

Якщо підприємство здійснює готівкові розрахунки з використанням декількох іноземних валют, то облік кожної із цих валют ведеться окремо (Лист № 954).

Відомості про готівкову інвалюту вносяться в акт інвентаризації із зазначенням її назви і суми, курсу НБУ на початок робочого дня інвентаризації, суми інвалюти в перерахунку в грошову одиницю України (п. 6.1 розд. ІІІ Положення № 879).

Інвентаризація інших цінностей, що зберігаються в касі. При інвентаризації каси треба перевірити наявність:

·                     цінних паперів (наприклад, векселів) – за окремими емітентами із зазначенням назви, серії, номера, номінальної та балансової вартості, а також строку їх погашення;

·                     платіжних карток і чекових книжок підприємства – за емітентами і номерами.

Грошові кошти в дорозі

При інвентаризації коштів, що знаходяться у дорозі, звіряються суми, які числяться на субрахунках 333 і 334, із даними квитанцій банку, поштового відділення, копій супровідних відомостей на здачу виручки інкасаторам банку.

Сальдо за цими субрахунками може виникнути, наприклад, коли при здачі готівки в банк протягом

операційного дня дата їх внесення, зазначена в документі, який свідчить про таку здачу (зокрема, у заяві на переказ готівки за формою додатка 8 до Інструкції № 174), і дата зарахування грошей на поточний рахунок збігаються. Однак ці дати можуть відрізнятися, якщо виручку внесено після закінчення операційного дня. Справа в тому, що банк зобов'язаний зарахувати кошти на поточний рахунок клієнта в день їх надходження, якщо інший строк не передбачено договором банківського обслуговування клієнта (ст. 1068 ЦК). У цьому договорі банк може обмежити час проведення розрахункових операцій, і тоді кошти, прийняті після встановленого обмеження, будуть зараховані на дату наступного операційного дня.

Відображення результатів інвентаризації в обліку

Надлишки коштів можуть виникнути у зв'язку з їх невідображенням в обліку через відсутність документів, що підтверджують факт їх одержання, або у випадку облікових помилок (документи, що підтверджують надходження коштів, є). Причинами виникнення нестач також можуть бути звичайні облікові помилки.

Якщо надлишки й нестачі з'явилися внаслідок облікових помилок, тоді в бухгалтерському та податковому обліку результати інвентаризації відображаються як виправлення таких помилок. Якщо причина виникнення розбіжностей інша і документів, що підтверджують надходження або списання коштів, немає, тоді облік ведеться так:

1.  При виявленні надлишків:

·                     у бухгалтерському обліку робиться проведення: Дт 30, 31, 33 – Кт 719 «Інші доходи від операційної діяльності»;

·                      у податковому обліку такі суми вважаються безповоротною фінансовою допомогою (пп. 14.1.257 ПК). Облік за податком на прибуток ведеться за правилами бухгалтерського обліку, а податкові зобов'язання з ПДВ не нараховуються (безповоротна фіндопомога не є об'єктом обкладення ПДВ).

2.  При виявленні нестач:

·                        у бухгалтерському обліку здійснюються такі записи: Дт 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» – Кт 30, 31, 33 з одночасним відображенням на позабалансовому субрахунку 072

«Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей»; Дт 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» – Кт 716 «Відшкодування раніше списаних активів» (при віднесенні на винну особу суми нестачі); Дт 301 (661) – Кт 375 (при відшкодуванні нестачі винною особою) з одночасним списанням із позабалансового субрахунка 072;

·                          у податковому обліку фінансовий результат такої операції визначається за правилами бухгалтерського обліку, а податкові зобов'язання з ПДВ не нараховуються (дана операція не є об'єктом обкладення ПДВ).

ВИСНОВКИ

Перед проведенням інвентаризації грошових коштів рекомендуємо підготувати до перевірки кошти (покупюрно) і касові документи, виписки за рахунками в банках

ФРАГМЕНТ

ТОВ «Факт»

Додаток 7 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні

(найменування підприємства)

Акт № 7 про результати інвентаризації наявних коштів «31» грудня 2015 року, що зберігаються в касі підприємства

Розписка

Цим актом засвідчую, що до початку проведення інвентаризації всі видаткові і прибуткові документи на кошти, які здані до бухгалтерії, і всі кошти, що надійшли під мою відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані за видатками.

Матеріально відповідальна особа

Касир                             Миронюк                      Миронюк Л. С.

(посада)                                          (підпис)                        (прізвище, ім’я, по батькові)

На підставі наказу (розпорядження) від «8» листопада 2015 року № 15 проведена інвентаризація коштів за станом на «31» грудня 2015 року.

Під час інвентаризації встановлено такий обсяг коштів:

1.  Наявних коштів: 1 грн. х 1 000 шт. = 1 000 грн. 00 коп. 2 грн. х 250 шт. = 500 грн. 00 коп.

5 грн. х 300 шт. = 1 500 грн. 00 коп.

10 грн. х 500 шт. = 5 000 грн. 00 коп.

2.  Чекова книжка АКБ «ХХХ», номера чеків від АК № 351350 до АК № 201400, поточний рахунок № 12345699912. Останній використаний чек АК № 351382. Залишок ліміту становить 50 300 грн. 00 коп.

Підсумок фактичної наявності 8 000 грн. 00 коп.

Вісім тисяч грн. 00 коп.

(словами)

За обліковими даними П’ять тисяч дев’ятсот п’ятдесят грн. 00 коп. Підсумки інвентаризації: надлишок 2 050 грн., нестача немає.

Голова комісії

Підтверджую, що кошти, зазначені в акті, є на зберіганні під мою відповідальність. Усі наявні кошти комісією перевірено в моїй присутності. Претензій до інвентаризаційної комісії не маю.

Матеріально відповідальна особа Миронюк

(підпис)

«31» грудня 2015 року

Пояснення причин, унаслідок яких виникли надлишки або нестачі:

Розбіжності між фактичними та обліковими даними виникли, тому що не був проведений ПКО від 02.10.15 р. № 37

Матеріально відповідальна особа Миронюк Л. С.

Рішення керівника підприємства Виявлені кошти оприбуткувати.

«31» грудня 2015 року

Примітка. Акт складається з метою відображення результатів інвентаризації наявних коштів (готівки, цінних паперів тощо), що зберігаються в касі