Лекция на тему: Організація обліку кредиторської заборгованості за това¬ри, роботи, послуги

Лекция на тему:

Організація обліку кредиторської заборгованості за това­ри, роботи, послуги

Здійснюючи фінансово-господарську діяльність, суб'єкти господарювання вступають у тісну взаємодію між собою. При цьому вони змушені суворого дотримуватись умов договірних зобов'язань. Постачальники повинні вчасно згідно із договором поставляти товарно-матеріальні цінності в певних обсягах та пев­ного асортименту, підрядники - виконувати роботи та надавати послуги, а покупці і замовники - своєчасно оплачувати їх рахунки. Дотримання усіма сторонами взятих договірних зобов'язань за­безпечує кругообіг фінансових ресурсів та продовження фінансо­во-господарської діяльності, тому організація обліку розрахунків із постачальниками і підрядниками є однією з найважливіших ді­лянок облікової роботи.

Основними завданнями та одночасно і об'єктами організації обліку кредиторської заборгованості за товари, роботи, послуги є:

-  облік товарно-матеріальних цінностей, що надходять від постачальників;

- облік виконаних робіт та наданих послуг;

-  облік коштів, сплачених за зобов'язаннями;

-  облік заборгованості перед постачальниками і підрядни­ками.

Організація обліку кредиторської заборгованості за товари, роботи, послуги включає: вибір форми розрахунків, які найбільш відповідають укладеним договорам даного підприємства з по­стачальниками або підрядниками; розробку картотек відвантажувальних, розрахункових, адресних та інших реквізитів поста­чальників та підрядників; установлення порядку документування розрахункових операцій та оперативного контролю за станом роз­рахунків; вибір методики та техніки ведення синтетичного та ана­літичного обліку кредиторської заборгованості за товари, роботи, послуги.

Форма розрахунків визначається у договорах, які укладають­ся між контрагентами, за згодою сторін, орієнтуючись на більш прогресивні (клієнт-банк-клієнт; акредитиви або договірні роз­рахунки). У договорах доцільно приймати додаткові умови, що гарантують своєчасність розрахунків, прискорення оберненості оборотних коштів (передоплата), а також визначати фінансові санкції при недотриманні термінів розрахунків або поставок. При розрахунках акредитивами необхідно встановлювати терміни по­ставок, що дозволить точніше визначати терміни відкриття акре­дитиву та уникнути уповільнення швидкості оберненості коштів та їх заморожування на рахунках акредитиву. При передоплаті вказуються терміни сплати ..коштів, її величина та оговорюються умови, за яких вони можуть змінюватись. Величина передопла­ти при поставках товарно-матеріальних цінностей, як правило, встановлюється у відсотках від обсягів поставок (наприклад, 40% їх вартості), а при виконанні робіт та наданні послуг враховується вартість будівельних матеріалів та конструкцій, що необхідні для проведення робіт.

Картотека адресних, розрахункових, відвантажувальних реквізитів постачальників та підрядників забезпечує правильне складання документів та прискорює облікові роботи, тому є необ­хідною складовою організації обліку кредиторської заборгованості за товари, роботи, послуги. Якщо картотеки ведуться на підпри­ємстві децентралізовано, тоді по постачальникам та підрядникам їх ведуть у відділі постачання, а за іншими розрахунками - у бух­галтерії. Більш доцільно сформувати єдину картотеку у бухгалтерії (фінансовому відділі), але забезпечити доступ до неї усіх зацікавле­них служб.

В договорах потрібно зазначити перелік документів, якими оформлюються поставки матеріальних цінностей та розрахунки за них, терміни й способи їх представлення, кількість екземпля­рів. Важливе значення має вибір вихідної оперативної та норма­тивно-довідкової інформації, а також визначення складу і змісту вихідної інформації. Оперативною інформацією є первинні доку­менти, якими оформляються поставки (акт здачі продукції; товар­но-транспортна накладна; рахунок-фактура; податкова накладна, технічний паспорт, специфікації, сертифікати) або сплата коштів (платіжні доручення, платіжні вимоги (при договірних розрахун­ках), платіжні вимоги-доручення), а також накопичувальні доку­менти (відомості обліку невідфактурованих поставок на початок та кінець місяця, відомості обліку несплачених поставок на початок та кінець місяця). Нормативно-довідковою інформацією є «Класифікатор постачальників і підрядників», договори поставок, тощо.

Форми і склад реквізитів первинних документів регламенту­ються нормативними документами і альбомом, сформованим на підприємстві. Інші оперативні і нормативно-довідкові докумен­ти обираються підприємством, виходячи зі змісту операцій, фор­ми бухгалтерського обліку і наявної комп'ютерної техніки. Від них також залежить порядок збирання первинної інформації та техно­логія її обробки.

Касиру або іншій особі доручають щоденно одержувати у бан­ках платіжні вимоги-доручення постачальників, які підлягають оплаті. Рахунки-фактури та товарно-транспортні накладні одер­жує експедитор безпосередньо у постачальника разом із товар­но-матеріальними цінностями. Одержані документи реєструють у спеціальних журналах. Показники реєстрації документів використовують для контролю за надходженням цінностей та дотри­манням умов договорів та поставок. Розрахунковий відділ бухгал­терії після погодження з відділом постачання акцептує рахунки та складає платіжні доручення на їх оплату. Платіжні вимоги-до­ручення постачальників у разі акцепту до оформлюють, їх підпи­сують головний бухгалтер та керівник і через касира передають в банк для оплати. У разі відмови від оплати розрахунковий відділ у встановлені терміни повідомляє постачальників і надає відповід­ні документи (комерційний акт, претензію, акт приймання мате­ріалів), які підтверджують вимоги покупця щодо порушення умов

поставок.

Для забезпечення своєчасності розрахунків розробляється графік, у якому вказують терміни одержання та відправки розра­хункових документів, їх просування між підрозділами підприєм­ства, строки оплати поставок та осіб, відповідальних за складан­ня одержання документів, їх перевірку та обробку.

При організації обліку розрахунків із підрядниками у догово­рах необхідно встановити порядок оплати виконаних робіт або наданих послуг. Порядок оплати послуг залежить від можливості визначити обсяг послуг, наданих на певну дату. Оцінка ступеня завершеності операцій з надання послуг проводиться:

-  вивченням виконаних робіт (коли сторони, вивчивши обсяг наданих послуг, визначили ступінь їх готовності та оцінили

їх конкретну суму);

-  визначенням питомої ваги обсягу послуг, наданих на певну дату, у загальному обсязі послуг, які мають бути надані;

-  визначенням питомої ваги витрат, яких зазнає підприєм­ство при наданні послуг, у загальній очікуваній сумі таких витрат. Сума витрат, здійснених на певну дату, включає тільки ті витрати, які відображають обсяг наданих послуг на цю саму дату.

Як правило, роботи з тривалим циклом оплачуються по завер­шенні їх виконання у цілому або у міру їх готовності (по закінчених етапах або комплексах робіт). За методом поетапної оцінки вико­наних робіт вони визнаються шляхом:

-  огляду виконаних робіт;

-  співвідношення виконаних, робіт на дату балансу до загаль­ного їх обсягу за договором;

-  співвідношення фактично понесених витрат на дату балан­су до їх оціненої загальної суми.

Зведений графік обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками

Виконані роботи або надані послуги оформлюються Довідками виконаних робіт або Актами виконаних робіт. Після їх підписан­ня відповідальними особами як виконавця, так і замовника, вони передаються у розрахунковий відділ бухгалтерії для оплати. Облік розрахунків з постачальниками ведеться матеріальним відділом бухгалтерії при обліку запасів, а з підрядниками - відділом капі­тального будівництва або ремонтно-будівельним відділом.

Склад і зміст вихідної інформації зумовлюється потребами управління і оперативно-економічного контролю, балансового узагальнення та складання звітності. Форма вихідної інформації залежить від форми обліку та рівня його автоматизації.

Організація аналітичного і синтетичного обліку кредиторської заборгованості за товари, роботи, послуги залежить від форми об­ліку на підприємстві та організаційно-технічних засобів обліку. Аналітичний облік розрахунків із постачальниками та підрядниками ведуть у Відомості 3.3, яку заповнюють на підставі докумен­тів про надходження матеріальних цінностей та їх оплату, а синте­тичний - у Журналі 3.