Лекция на тему: Організація поточної звітності

Лекция на тему:

Організація поточної звітності

Поточна фінансова звітність формується протягом року за пев­ний період часу (квартал, півріччя, 9 місяців). До неї належать Ба­ланс та Звіт про фінансові результати. Інші форми звітності, крім фінансової, можуть бути добові, тижневі, декадні, місячні, квар­тальні, піврічні, дев'ятимісячні. До такої поточної звітності нале­жать: оперативно-технічна звітність, податкова звітність, статис­тична звітність та звітність до позабюджетних фондів. Для організації робіт зі складання та подання звітності, у першу чергу, необхідно визначити: перелік форм звітності, які підприєм­ству необхідно подавати державним установам та іншим користу­вачам; користувачів звітності (за кожною державною установою); терміни подання кожної форми звітності; взаємозв'язок форм звіт­ності; осіб, відповідальних за виконання робіт зі складання кожної форми звітності; строки виконання робіт; оптимальні способи пе­редавання інформації між їх виконавцями; склад технічних засо­бів, необхідних для виконання облікових робіт.

Склад звітності, зміст кожної статті, порядок складання та по­дання, терміни подання та користувачі регламентуються норма­тивними документами органів державного управління (Міністер­ства фінансів України, Державної податкової адміністрації Укра­їни, Державного комітету статистики України, Пенсійного фонду та інших позабюджетних фондів, тощо). Такі інструкції необхідно систематизувати за тематичною ознакою (за суб'єктами держав­ного управління та видами звітності), постійно оновлювати та зберігати у бухгалтерії, забезпечивши доступ усіх працівників. Для контролю за їх наявністю доцільно вести спеціальний опис. У ньому вказують: назву нормативного документу, рік його затвер­дження, особу, за якої її закріплено; а також дату внесення змін або скасування (табл. 11.2).

Таблиця 11.2

Опис нормативних і методичних документів для складання звітності

Для забезпечення своєчасного складання і подання звітності та контролю за дотриманням термінів облікових робіт розробля­ють табель-календар звітності. Його доцільно розробляти окремо для коленого виду звітності (фінансової, податкової, статистичної

та внутрішньої). Табель-календар звітності є таблицею, у якій за підметом вказують форми звітності, які необхідно подавати у різ­ні органи державного управління (зовнішня звітність) або форми внутрішньої звітності, що надходять до керівництва підприєм­ством з його структурних підрозділів. За присудком таблиці вказу­ють періодичність, строк подання звітності, осіб, відповідальних за її складання і подання, способи подання (табл. 11.3).

Таблиця 11.3

Табель-календар звітності підприємства

Додатково до централізованих інструкцій зі складання поточ­ної звітності необхідно розробляти внутрішні робочі інструкції. У них визначаються сектори (відділи) підприємства і посадові особи, відповідальні за складання звітності та виконання підготовчих ро­біт, що забезпечують її складання; строки підготовки відповідними особами облікової інформації для складання звітності; терміни за­вершення робіт зі складання звітності та строки її подання; тру­домісткість робіт зі складання звітності, а також розробляється технологія складання звітності.

Особливістю організації робіт зі складання звітності є залу­чення працівників інших підрозділів управління підприємством, відповідальних за формування тієї чи іншої інформації. їх участь у підсумкових роботах також зазначають у робочих інструкціях. На­явність інструкції дозволяє оптимізувати методику й техніку скла­дання звітності, підвищує якість і ефективність облікових робіт. У робочих інструкціях можна врахувати особливості підприємства, застосувати раціональні прийоми складання звітності. їх розроб­ка є складовою заходів, що запроваджуються для удосконалення облікового процесу на підприємстві (табл. 11.4).

Таблиця 11.4

Графік розробки робочих інструкцій зі складання звітності

Технологія складання звітності розробляється у робочій ін­струкції шляхом текстового опису або подається у вигляді графіків облікових робіт.

Одним із видів підготовчих робіт зі складання звітності є орга­нізація нагромадження облікової інформації наростаючим підсум­ком із початку звітного року. Це забезпечує якість облікових робіт і своєчасне складання і подання звітності. Для цього до регістрів обліку вводять спеціальні графи або рядки із назвою «Із початку звітного року». Узагальнені з початку року показники використо­вують також для управління та контролю, тому їх формування передбачене формою більшості діючих відомостей та інших регістрів обліку. Це дозволяє одержувати показники для складання звітнос­ті без застосування спеціальних процедур, вибірок або зайвих під­рахунків.

Найбільш розповсюдженим методом організації робіт зі скла­дання звітності є графічний метод. Він дозволяє забезпечити оптимальну послідовність виконання робіт та дотримання термі­нів складання та подання звітності, установлених нормативними документами. Одним з таких графіків є зведений графік підготов­чих робіт зі складання поточної звітності (табл. 11.5).

Таблиця 11.5

Зведений графік робіт зі складання поточної звітності

Продовження таблиці 11.5

Крім зведених графіків зі складання поточної звітності доціль­но розробляти графіки складання форм звітності бухгалтерією підприємства (табл. 11.6).

Таблиця 11.6

Графік складання форм звітності

Продовження таблиці 11.6

Після обговорення графіків облікових робіт усіма особами, які беруть участь у складанні звітності, їх затверджують наказом по підприємству. Для контролю за виконанням робіт у графіках за­значають їх фактичне виконання.