Лекция на тему: Організація робіт зі складання річної звітності

Лекция на тему:

Організація робіт зі складання річної звітності

У річній звітності підсумовуються результати фінансово-гос­подарської діяльності підприємства за звітний рік, тому до орга­нізації її складання слід ставитись особливо відповідально та ви­важено. Крім того, терміни її подання користувачам суворо регла­ментуються, тому процес її складання необхідно ретельно органі­зувати.

Порядок виконання робіт зі складання та подання річної звіт­ності оформлюється наказом (розпорядженням) по підприємству, який затверджується у вересні. Проект наказу (розпорядження) розробляє головний бухгалтер разом із головними спеціалістами підприємства (головним економістом, фінансистом, начальником ' відділу кадрів, тощо).

У наказі встановлюють терміни виконання кожного виду ро­біт зі складання та подання звітності; призначають осіб, відпові­дальних за той чи інший комплекс робіт; ступінь участі кожного з економічних підрозділів підприємства (планового відділу, бух­галтерії, головного економіста, тощо) у складанні річного звіту. Крім того, в наказі зазначаються особи, відповідальні за створен­ня нормальних умов роботи апарату, зайнятому складанням річ­ного звіту. Наказ є підставою для складання списку підготовчих робіт, визначення комплексу робіт зі складання річної звітності й плану-графіку облікових робіт.

Перед початком робіт зі складання форм звітності доцільно на підприємстві оформити робочий альбом річної звітності. Він скла­дається з переліку форм звітності, їх правильно заповнених зраз­ків, вказівок з їх складання, які є робочими інструкціями з методи­ки і техніки заповнення звітів. Такі робочі альбоми формуються на підставі нормативних документів зі складання звітності.

Для планування робіт зі складання та подання річної звітнос­ті на початку вересня розробляють план-графік облікових робіт (табл. 11.7).

Таблиця 11.7

План-графік робіт зі складання річного звіту

Його доцільно розробляти за стрічковою формою, як найбільш простою у складанні та наочною порівняно з іншими формами графіків. У графіку вказують етапи і види робіт зі складання та по­дання звітності; осіб, відповідальних за їх виконання та терміни виконання, а також відмічають хід фактичного виконання робіт.

Комплекси робіт, представлені у графіку (організаційна підго­товка; проведення повної інвентаризації; уточнення показників поточного обліку за одинадцять місяців; складання форм звітнос­ті; затвердження звітності та її подання користувачам) поділяють на підкомплекси, у складі яких виділяють окремі види робіт. Де­талізація комплексів облікових робіт потрібна для застосування оптимальних методів і прийомів їх виконання. Наприклад, інвен­таризація кожного об'єкта господарювання (необоротних активів; запасів; розрахунків, тощо) проводиться із застосуванням специ­фічних методів і прийомів, тому у її складі виділяють відповідні підкомплекси та розробляють порядок організації робіт.

Склад комплексів, підкомплексів та видів робіт, які необхідно виконати та зазначити у графіку, визначає головний бухгалтер підприємства виходячи із певних умов, обсягів роботи, чисельнос­ті виконавців, відповідальних за їх виконання та організаційно-технічного оснащення бухгалтерії.

Відповідальними за виконання комплексу робіт або їх частини призначають працівників, які згідно посадової інструкції викону­ють цю роботу.

Терміни виконання робіт встановлюються виходячи із вимог нормативних документів щодо строку подання звітності. При вста­новленні термінів виконання кожного виду робіт необхідно виходи із їх обсягів; часу, що щоденно виділяється виконавцю для їх здій­снення, за умови одночасного виконання ним поточних функцій.

Обсяги кожного виду робіт визначають на підставі досвіду попе­редніх років, «Пам'ятки про складання річної звітності» і враховують можливі зміни у строках їх виконання, зумовлені комп'ютеризацією облікових робіт, тощо. Для своєчасного виконання робіт необхідно розробити найбільш оптимальну послідовність їх виконання. Ро­боти у графіку слід розташовувати у хронологічній послідовності їх здійснення для рівномірного розподілу навантаження серед вико­навців на весь період складання звітності.

Розглянувши та порівнявши обсяги робіт, головний бухгалтер перевіряє, чи рівномірно розподілено навантаження між окре­мими виконавцями, чи не перевантажені окремі працівники, чи немає небезпеки зриву строків виконання окремих робіт. При по­требі перерозподілу навантаження строки виконання робіт, вклю­чених у графік, залишаються незмінними, а змінюються лише ви­конавці. Навантаження розподіляється відповідно до кваліфіка­ції та практичних навичок, індивідуальних цільових здібностей і схильностей кожного виконавця. При такому підході ділові якості працівників використовуються найефективніше.

Мінімальними плановими відрізками часу при плануванні тер­мінів виконання робіт необхідно обирати у вересні - декаду, у жовтні-грудні - п'ять днів, а у січні-лютому - кожний день. При збіль­шенні планових відрізків часу контрольні можливості графіку знижуються. При визначенні термінів, необхідних для виконання робіт, необхідно враховувати виконання графіку у попередні роки. Для наочності графіка і оперативного контролю за дотриман­ням термінів виконання робіт доцільно розробити різні способи позначення їх планового і фактичного часу. Планові відрізки часу, відведеного для виконання робіт, позначають у графіку суцільни­ми лініями чорного кольору у відповідних графах. Кожна лінія по­казує декаду, п'ятиденну або день. Фактичний час виконання ро­боти наносять лінією іншого кольору. Це дозволяє одразу порівню­вати темпи виконання робіт та їх коригувати на наступний день.

Після оголошення наказу головний бухгалтер проводить із пра­цівниками, залученими до складання звітності, інструктивну на­раду, на якій знайомить із переліком та обсягами облікових робіт та графіком їх виконання. Після обговорення графіка він затвер­джується керівником підприємства, розміщується на дошках ого­лошень та доводиться під розписку до усіх виконавців.

Для удосконалення процесу складання та подання річної звіт­ності, уникнення помилок, допущених при організації роботи у

попередні роки, узагальнення раціональних способів та прийомів виконання тієї чи іншої роботи, головному бухгалтеру слід вести «Пам'ятку про складання річної звітності». У ній необхідно зазна­чати всі невдачі, помилки й напрацювання та використовувати ці записи при організації роботи в наступні роки. Структура пам'ятки повинна відповідати переліку комплексів та підкомплексів робіт зі складання річної звітності, зазначеним у плані їх виконання. Для кожного виду робіт необхідно зазначати фактичний час, витраче­ний на їх виконання. У пам'ятці також доцільно узагальнити ре­зультати обговорення організації робіт зі складання річного звіту на виробничій нараді, що проводиться після здачі річного звіту.

Для конкретизації й уточнення плану-графіку робіт зі складан­ня річного звіту для проведення найбільш важливих та значних комплексів робіт розробляють окремі графіки: графік проведення інвентаризації активів, капіталу та зобов'язань; уточнення показ­ників поточного обліку; закриття рахунків, що необхідне при фор­муванні річного звіту та складанні річного балансу; заповнення форм річної звітності та складання приміток до річної фінансової звітності, тощо.

Найважливішим організаційним елементом при організації робіт зі складання річної звітності є табель-календар звітності (табл. 11.8).

Таблиця 11.8

Табель-календар звітності підприємства

Продовження таблиці 11.8

У табелі-календарі вказують назву форм звітності, номер форми, строки та способи подання, користувачів, адреси, за яки­ми вона подається та виконавців. Табель-календар вихідної звіт­ності, затверджений керівником підприємства, доводиться під розписку до всіх виконавців і осіб, які беруть участь облікових ро­ботах. Він дозволяє контролювати своєчасність виконання робіт та подання звітності користувачам. Крім того, табель-календар безпосередньо визначає черговість заключних робіт з бухгалтер­ського обліку.

Проведення повної інвентаризації є наступним етапом робіт зі складання звітності. Інвентаризація забезпечує збереження об'єктів господарювання, а також вірогідність, обґрунтованість показників звітності, тому у процесі її проведення необхідно до­тримуватись вимог чинного законодавства, не допускати лише формального заповнення інвентаризаційних описів, а вимагати ретельної перевірки наявності і стану об'єктів господарювання шляхом їх безпосереднього переважування, перемірювання, тощо. Інвентаризація є однією із трудомістких ділянок підготовчих ро­біт зі складання річної звітності, тому її проведення необхідно ре­тельно організувати та спланувати. Це дозволить з мінімальними витратами робочого часу, людських, фінансових та матеріальних ресурсів реалізувати мету її проведення.

При її плануванні керуються Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, а та­кож внутрішніми регламентами, зокрема, Порядком проведення інвентаризації, яким регламентують:

-  склад робочих груп, що, залучаються до інвентаризації коле­ного об'єкта господарювання залежно від його специфіки;

-  відповідального за координацію робіт з проведення інвен­таризації та узагальнення її результатів;

-  чітке визначення повноважень членів інвентаризаційних комісій та суб'єктів перевірок (матеріально-відповідальних осіб);

-  повну назву об'єкта інвентаризації (структурного підрозді­лу підприємства];

-  мету інвентаризації щодо кожного об'єкта;

-  періодичність проведення інвентаризації;

-  терміни проведення інвентаризації та підведення підсум­ків.

Планові інвентаризації проводяться членами інвентаризацій­ної комісії, призначеної наказом по підприємству (або ревізійної комісії) згідно з діючим законодавством. Комісія складається що­найменше з трьох осіб на чолі із заступником керівника підпри­ємства. До її складу включають спеціалістів відповідного профілю (матеріалознавців, технологів, інженерів, механіків, тощо), залу­чають працівників апарату бухгалтерії та матеріально-відпові­дальних осіб.

На етапі підготовки інвентаризації виконують такі роботи: роз­робляють програму інвентаризації та робочий план її проведення; складають графіки проведення інвентаризації у розрізі об'єктів господарювання. Програма інвентаризації розробляється керів­ником робочої групи на основі порядку її проведення. У ній кон­кретизуються цілі інвентаризації, адаптовані до її завдань та осо­бливостей активів, капіталу та зобов'язань як об'єктів перевірки; період проведення; перелік питань, що підлягають перевірці (умо­ви зберігання, умови експлуатації, тощо).

На основі програми перевірки розробляється робочий план, у якому деталізуються завдання кожного члена комісії та конкре­тизуються терміни виконання кожного виду робіт із урахуванням послідовності їх проведення. Програму і робочий план перевірки необхідно довести до кожного члена комісії не пізніше, ніж за два дні до початку інвентаризації з тим, щоб кожний мав можливість ретельно підготуватись і не витрачати час у процесі виконання контрольних процедур.

Інвентаризація проводиться у такій послідовності:

-  визначення об'єкта інвентаризації, її завдань, складу робо­чих груп;

-  складання робочої програми, конкретизація завдань кож­ного члена групи, їх обговорення з учасниками перевірок, вручення кожному з них конкретного завдання, а також проведення детального інструктажу щодо виконання за­вдань;

-  перевірка наявності та стану об'єктів інвентаризації відпо­відно до робочої програми;

-  складання порівняльних відомостей;

-  узагальнення матеріалів інвентаризації, ознайомлення з її результатами матеріально-відповідальних осіб; оформлен­ня акта інвентаризації, винесення пропозицій та рекомен­дацій.

Терміни проведення інвентаризації обирають так, щоб не пере­вантажувати апарат бухгалтерії у період підготовки й складання річної звітності.

Планові інвентаризації проводяться за графіком, яким регла­ментуються терміни проведення інвентаризації та склад робочих груп щодо кожного об'єкту господарювання. Графіки заздалегідь розробляються головним бухгалтером (його заступником) і затвер­джується наказом по підприємству (табл. 11.9).

У регістрах обліку необхідно забезпечити нагромадження по­казників з початку року. Для одержання показників за рік необ­хідно до підсумків за одинадцять місяців додати інформацію за грудень. Це значно економить час на складання поточної та річної звітності.

У період підготовки до складання річного звіту перевірять і уточнюють показники, накопичені за одинадцять місяців поточ­ного року. Цю роботу доцільно планувати на середину грудня і до­ручати заступнику головного бухгалтера підприємства й особам, відповідальним за ведення відповідних регістрів обліку.

Після виконання підготовчих заходів, апарат бухгалтерії при­ступає безпосередньо до складання форм звітності. Облікові робо­ти виконуються відповідно до зведеного графіку. Він розробляєть­ся головним бухгалтером після оголошення наказу (розпоряджен­ня) про початок складання річної звітності, обговорюється пра­цівниками бухгалтерії на інструктивній нараді і затверджується наказом по підприємству (табл. 11.10).

Таблиця 11.9

План-графік планових інвентаризацій підприємства

Таблиця 11.10

Зведений графік робіт зі складання річної звітності

Додатково до зведених графіків робіт зі складання річної звіт­ності головний бухгалтер розроблює графік складання форм звіт­ності (табл. 11.11).

Графік дозволяє чітко організувати роботу персоналу бухгалте­рії та забезпечити якісне складання та своєчасне подання форм звітності користувачам.

Таблиця 11.11

Графік складання форм звітності

Роботи зі складання річної звітності поділяються на два етапи: 1) складання пробних («попередніх» та «проміжних») форм звітнос­ті на 1.01. наступного за звітним року; 2) складання уточнених за матеріалами інвентаризації форм звітності. Форми звітності спо­чатку заповнюють простим олівцем, а потім, після перевірки узго­дженості показників між формами звітності, заповнюють кулько­вою ручкою.

Для затвердження форм звітності власниками (засновниками) підприємства необхідно забезпечити їх розмноження у кількості екземплярів, необхідних для ознайомлення з їх змістом усіх корис­тувачів.

Організація подання річної звітності включає: копіювання форм звітності у кількості екземплярів, необхідних для подання усім користувачам; формування пакету звітності та його пред­ставлення користувачам. На окремому аркуші складають перелік форм звітності, зазначають номер сторінки, на якій вони розта­шовані. Заповнені, підписані керівником і головним бухгалтером та затверджені власниками (засновниками) підприємства форми звітності брошурують та зшивають у спеціальні папки разом із пе­реліком. У терміни, визначені нормативними документами, звіт­ність подають користувачам.